5 Dicas para Priorizar o Atendimento de Backlog de Requisições de Compras

5 Dicas para Priorizar o Atendimento de Backlog de Requisições de Compras

Enfrentar um backlog de requisições de compras pode ser um desafio para qualquer equipe de procurement.

Aqui estão 5 dicas que podem ajudar:

1 – Mapeie e Compreenda

  • Obtenha uma visão completa do backlog, incluindo o volume, a data de solicitação, o departamento solicitante, o tipo de material, o valor e se realmente está aprovada e o orçamento para a compra.
  • Utilize ferramentas de análise de dados para identificar gargalos e padrões.
  • Segmente as requisições por critérios relevantes, como criticidade, valor, categoria de material ou departamento solicitante. Isso facilita a priorização e o direcionamento de recursos.
  • Avalie se o seu SLA de atendimento atual é factível ou não

2 – Priorize com Base no Impacto

  • Defina critérios de priorização claros e objetivos, alinhados com os objetivos estratégicos da empresa.
  • Considere fatores como o impacto na produção, o risco de desabastecimento, os custos envolvidos e os benefícios para o negócio.
  • Utilize uma matriz de priorização para avaliar cada requisição com base nos critérios definidos. Isso fornece uma visão estruturada e facilita a tomada de decisões.

3 – Comunique-se com Transparência

  • Mantenha os solicitantes clientes internos informados sobre o status de suas requisições.
  • Comunique atrasos e explique os motivos de forma clara e concisa.
  • Estabeleça um canal de comunicação aberto para que os solicitantes possam tirar dúvidas e acompanhar o andamento das suas solicitações. Isso ajuda a reduzir a frustração e a construir confiança.

4 – Otimize Processos e Automatize

  • Identifique os gargalos e analise os processos de compras para identificar o que atrasa o atendimento das requisições. Isso é chave!!!
  • Elimine etapas desnecessárias e simplifique os fluxos de trabalho.
  • Avalie com a liderança a aquisição de um e-Procurement de 1ª linha
  • Automatize tarefas repetitivas com RPAs e Chatbots: Utilize ferramentas de automação para automatizar tarefas repetitivas, como a criação de requisições, o envio de lembretes e a aprovação de compras, follow up dos pedidos de compras com os fornecedores, etc.

Isso libera tempo para que a equipe se concentre em tarefas mais estratégicas.

5 – Colabore e Construa Parcerias

  • Colabore com outras áreas da empresa, como produção, engenharia, RH, TI, MKT e finanças, para entender melhor as necessidades e prioridades de cada departamento.
  • Negocie prazos de entrega mais curtos com fornecedores estratégicos para itens críticos e estoque de segurança no fornecedor.
  • Estabeleça parcerias de longo prazo que beneficiem ambas as partes.
  • Aumente sua cobertura contratual e reduza as compras spots.

Priorizar o backlog de requisições de compras é um processo contínuo que requer análise, comunicação e otimização constantes.

Essas dicas podem contribuir para o seu sucesso e o da sua empresa.

CEO at Procurement Garage | leonardo.alexander@procurementgarage.com | + posts

Mais de 30 anos de experiência sendo Head de Suprimentos na AmBev/AB-InBev, P&G (Consumer Goods), B. Braun (Farma) e LATAM Head of Supply Chain Planning & Performance na BP (British Petroleum).

Graduado em comércio exterior, extensão pela Columbia University e MIT ACE Program.

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Leonardo Alexander
Leonardo Alexander
Mais de 30 anos de experiência sendo Head de Suprimentos na AmBev/AB-InBev, P&G (Consumer Goods), B. Braun (Farma) e LATAM Head of Supply Chain Planning & Performance na BP (British Petroleum). Graduado em comércio exterior, extensão pela Columbia University e MIT ACE Program.

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