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5 Dicas para Priorizar o Atendimento de Backlog de Requisições de Compras
Enfrentar um backlog de requisições de compras pode ser um desafio para qualquer equipe de procurement.
Aqui estão 5 dicas que podem ajudar:
1 – Mapeie e Compreenda
- Obtenha uma visão completa do backlog, incluindo o volume, a data de solicitação, o departamento solicitante, o tipo de material, o valor e se realmente está aprovada e o orçamento para a compra.
- Utilize ferramentas de análise de dados para identificar gargalos e padrões.
- Segmente as requisições por critérios relevantes, como criticidade, valor, categoria de material ou departamento solicitante. Isso facilita a priorização e o direcionamento de recursos.
- Avalie se o seu SLA de atendimento atual é factível ou não
2 – Priorize com Base no Impacto
- Defina critérios de priorização claros e objetivos, alinhados com os objetivos estratégicos da empresa.
- Considere fatores como o impacto na produção, o risco de desabastecimento, os custos envolvidos e os benefícios para o negócio.
- Utilize uma matriz de priorização para avaliar cada requisição com base nos critérios definidos. Isso fornece uma visão estruturada e facilita a tomada de decisões.
3 – Comunique-se com Transparência
- Mantenha os solicitantes clientes internos informados sobre o status de suas requisições.
- Comunique atrasos e explique os motivos de forma clara e concisa.
- Estabeleça um canal de comunicação aberto para que os solicitantes possam tirar dúvidas e acompanhar o andamento das suas solicitações. Isso ajuda a reduzir a frustração e a construir confiança.
4 – Otimize Processos e Automatize
- Identifique os gargalos e analise os processos de compras para identificar o que atrasa o atendimento das requisições. Isso é chave!!!
- Elimine etapas desnecessárias e simplifique os fluxos de trabalho.
- Avalie com a liderança a aquisição de um e-Procurement de 1ª linha
- Automatize tarefas repetitivas com RPAs e Chatbots: Utilize ferramentas de automação para automatizar tarefas repetitivas, como a criação de requisições, o envio de lembretes e a aprovação de compras, follow up dos pedidos de compras com os fornecedores, etc.
Isso libera tempo para que a equipe se concentre em tarefas mais estratégicas.
5 – Colabore e Construa Parcerias
- Colabore com outras áreas da empresa, como produção, engenharia, RH, TI, MKT e finanças, para entender melhor as necessidades e prioridades de cada departamento.
- Negocie prazos de entrega mais curtos com fornecedores estratégicos para itens críticos e estoque de segurança no fornecedor.
- Estabeleça parcerias de longo prazo que beneficiem ambas as partes.
- Aumente sua cobertura contratual e reduza as compras spots.
Priorizar o backlog de requisições de compras é um processo contínuo que requer análise, comunicação e otimização constantes.
Essas dicas podem contribuir para o seu sucesso e o da sua empresa.
Mais de 30 anos de experiência sendo Head de Suprimentos na AmBev/AB-InBev, P&G (Consumer Goods), B. Braun (Farma) e LATAM Head of Supply Chain Planning & Performance na BP (British Petroleum).
Graduado em comércio exterior, extensão pela Columbia University e MIT ACE Program.