Centralização de Compras?

CENTRALIZAÇÃO DE COMPRAS?

As transformações de compras estão se tornando cada vez mais comuns à medida que as empresas buscam diminuir sua estrutura de custos e aumentar a eficiência.

Considerando que esses esforços geralmente são grandes e envolvem várias funções, é importante que as empresas adotem uma abordagem criteriosa para Centralização de Compras.

Recomendamos que as empresas garantam que suas atividades de centralização estejam intimamente ligadas às metas corporativas com um projeto significativo para avançar.

Estamos pensando em centralizar as compras, e agora? 

Comprar é muito mais do que apenas um pedido de compras!

  • Até onde sua organização de compras irá?
  • Incluirá sourcing estratégico – Strategic Sourcing?
  • Seleção de fornecedores, contratação ou gerenciamento de fornecedores?
  • Ou você está apenas procurando centralizar os esforços táticos de compra, como criação e gerenciamento de pedidos de compra?
  • E quanto ao faturamento e pagamentos e gestão de conflitos com fornecedores?

Estas são todas as principais considerações ao decidir sobre seu escopo organizacional.

De qualquer forma, você deve procurar definir os processos de ponta a ponta, decidir o que está no escopo da centralização e, em seguida, certificar-se de que os pontos de interação com outras partes da organização sejam claramente definidos.

Direto, indireto ou ambos?

Onde está a maior oportunidade para sua organização?

Está no gasto de material direto ou no gasto de indiretos?

Sua organização tem uma maneira clara de classificar entre essas duas
categorias? E CAPEX?

Nesse caso, pode ser bom se concentrar em uma área de cada vez. Os gastos diretos e indiretos além do CAPEX, podem ser muito diferentes no tipo de gastos, no tipo de fornecedores e os clientes internos de sua organização que seriam afetados pela mudança.

Existem, no entanto, muitas sinergias e oportunidades para compartilhar as melhores práticas, recursos e ferramentas, de modo que, em última análise, o objetivo de centralizar todos os gastos vale sempre a pena.

Ferramentas importam

  • Sua organização está trabalhando em uma plataforma de compras / um E-Procurement, hoje?
  • Existe um formato padrão de pedido de compras e termos e condições em toda a empresa?
  • Ele é criado, gerenciado e pago no mesmo sistema, não importa em que parte do negócio você esteja?

Se as respostas forem sim, você já está no caminho certo para a centralização de compras.

Não tem ferramentas ou tecnologias?

Não se preocupe, você ainda pode centralizar os processos e a organização primeiro e depois trabalhar nas tecnologias como próxima etapa.

Apenas esteja atento às dores que podem existir no início se o grupo centralizado tiver que sustentar várias ferramentas por muito tempo ou um trabalho extremamente manual pode tornar a área ineficiente e acúmulos de requisições – backlog.

Experiência do fornecedor

Certificar-se de que você entende qual é a experiência do fornecedor hoje é um aspecto muito benéfico e muitas vezes esquecido na centralização de compras.

Se seus fornecedores estão acostumados a receber seus pedidos de uma determinada maneira ou têm flexibilidade nas datas de entrega ou nos contratos, é bom saber com antecedência.

Muitas vezes, esses são aspectos que mudam à medida que você começa a centralizar suas compras e fica mais inteligente sobre a maneira como gerencia sua base de suprimentos. Incluir seus principais fornecedores em seus planos de comunicação e gerenciamento de mudanças será bastante benéfico para a centralização.

Mas não se esqueça dos clientes internos.

Quais são seus objetivos?

Centralizar Compras pode trazer para sua empresa, clientes internos, seus funcionários e seus fornecedores muitos benefícios.

Muitas vezes, há muito desperdício em processos descentralizados e muitas inconsistências em sua organização, além de problemas com compliance e compras Maverick.

Você também pode ter vários contratos com um fornecedor e não saber do volume de negócios que está fazendo com eles. E as vezes comprando do mesmo fornecedor de forma Spot e pagando preços diferentes.

Em nossos Projetos de Consultoria já vimos em uma única empresa 150 pessoas comprando e praticamente de todas as áreas da Organização.

Muitas vezes, grande parte da dor com essas inconsistências pode ser encontrada em seu departamento de contas a pagar e ouvir a voz delas em seu processo de mudança é extremamente importante.

A centralização gera responsabilidade e clareza no processo de gerenciamento geral de fornecedores, incluindo a garantia de que você realmente está pagando pelo que recebeu e com o 3 ou 4 way match.

Quão descentralizado você está hoje? E mais importante, por quê?

  • Por último, e talvez o mais importante, de onde você vem em relação à descentralização hoje?
  • Quão descentralizado você é?
  • O gerenciamento de fornecedores, gerenciamento de pedidos e fatura e pagamento é feito de forma independente em toda a empresa ou algumas dessas áreas já estão centralizadas?
  • E onde há descentralização, você entende por quê?

Às vezes, investigar por que os processos estão espalhados por toda a organização pode dizer muito sobre a necessidade de uma gestão de nudanças que você pode enfrentar ao
reuni-los em um hub de compras!

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Fale com a Procurement Garage!

Vamos ajudar você na sua Centralização de Compras.

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