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Como Contratar Serviços ou Comprar Materiais de Forma Eficiente
Quando se trata de contratar serviços ou adquirir materiais, o processo pode ser complexo e cheio de detalhes, e caso não sejam gerenciados, com certeza haverá impactos negativos e perdas nas entregas
Do momento da necessidades de um serviço ou material até a assinatura do contrato, cada etapa exige cuidado e atenção para garantir que todas as partes envolvidas estejam alinhadas e que o resultado final atenda às expectativas.
Seguindo as etapas com planejamento, a sua empresa estará mais preparado para realizar contratações seguras e bem-sucedidas, minimizando riscos e maximizando os benefícios.
1 – IDENTIFIQUE A SUA NECESSIDADE, O QUE VOCÊ PRECISA DE FORMA PLANEJADA
Antes de qualquer coisa, é essencial entender o que você realmente precisa. Qual é o serviço ou material que você busca? Tenha clareza sobre isso e, em seguida, elabore um memorial descritivo detalhado, pois esse documento será a base para todas as próximas etapas, garantindo que todas as partes envolvidas entendam exatamente o que você deseja adquirir ou contratar.
2 – ELABORE OS TERMOS QUE VOCÊ NÃO ABRE MÃO DE JEITO NENHUM
Depois de definir suas necessidades, é hora de pensar nas condições do contrato e deixar claro
- Quais são os termos mais importantes para você?
- Quais obrigações e responsabilidades você considera essenciais?
Defina isso claramente para evitar problemas no futuro. Esses termos servirão como um guia durante toda a negociação.
3 – FAÇA UM ALINHAMENTO COM SEU DEPTO JURÍDICO
Com os termos e condições bem alinhados e definidos, é fundamental revisar tudo com o departamento jurídico, onde eles irão garantir que todas as cláusulas estejam corretas e dentro da lei e qualquer ajuste necessário será feito nesta etapa, antes de seguir para as negociações finais.
4 – DEIXE CLARO OS INDICADORES QUE SERÃO GERNCIADOS
Uma ponto importante para estabelecer um contrato e como ele será medido, independente se é serviço ou material é a definição dos Indicadores de Performance (KPIs) e os Acordos de Nível de Serviço (SLAs) são fundamentais, pois eles servem como parâmetros para medir a qualidade do serviço prestado e garantir que as expectativas acordadas sejam atendidas.
5 – DEIXE O TIME DE COMPRA FAZER O QUE ELES SABEM MELHOR “NEGOCIAR”
Agora que tudo está definido e alinhado com as áreas, deixe o time de compras trabalhar, onde baseado nos termos que você não abre mão, eles negociarão os outros pontos com flexibilidade, buscando sempre o melhor acordo, onde o objetivo é alcançar um resultado onde todos saiam ganhando, tanto em preço, qualidade e buscando as melhores condições.
6 – ASSINE O CONTRATO E INICIE A O SERVIÇO OU COMPRA DO MATERIAL E GERENCIE
Depois que todas as negociações forem concluídas e o contrato estiver pronto, é hora de assinar e começar o trabalho. Com o compromisso firmado entre todas as partes, agende uma reunião de kick-off para alinhar expectativas e garantir que tudo esteja claro.
Também é importante definir métricas para avaliar o progresso e a qualidade do serviço ou do material adquirido.
José Herculano Santos
Responsável pela CLM (Contract Lifecycle Management) e SRM ( Supplier Relationship Management), onde lidero a equipe com o objetivo de garantir a saúde financeira dos contratos por meio de uma gestão integrada e eficiente em todo o ciclo de vida dos contratos, avaliação de riscos de fornecedores.
