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Implementação do FRAME AGREEMENT – Conceitos Fundamentais Parte 2
No primeiro artigo FRAME AGREEMENT, você conheceu os conceitos fundamentais sobre esse modelo de contratação, suas vantagens e riscos para a empresa compradora e para o fornecedor.
Agora vamos explorar os desafios na implementação do FRAME AGREEMENT.
O estabelecimento do FRAME AGREEMENT pode apresentar alguns obstáculos, e é importante o comprador estar ciente deles para garantir o sucesso do acordo com a outra parte.
Alguns dos principais desafios incluem:
1 – Negociação Inicial
A negociação do FRAME AGREEMENT pode ser complexa, especialmente ao definir os termos gerais que se aplicarão a todos os contratos ou pedidos futuros. Alcançar um consenso entre as partes pode ser demorado.
Cabe ao comprador dedicar tempo nas discussões contratuais e comerciais em torno do FRAME AGREEMENT para não deixar pontos essenciais passarem despercebidos, e também envolver todas as áreas da empresa ligadas diretamente ao objeto do contrato.
2 – Flexibilidade vs. Rigidez
Encontrar o equilíbrio entre flexibilidade e rigidez nos termos do FRAME AGREEMENT é uma questão-chave. Se for muito rígido, o FRAME AGREEMENT pode não se adaptar às mudanças das necessidades da empresa compradora.
Se for muito flexível, pode levar a ambiguidades e conflitos. O comprador deve ser muito hábil na negociação com o fornecedor e com seus stakeholders na empresa para balancear esses interesses.
3 – Monitoramento e Controle
Garantir que os termos do FRAME AGREEMENT sejam seguidos requer um sistema eficaz de monitoramento e controle. Isso pode ser desafiador para a empresa compradora, seja essa grande, pequena, familiar, não importa.
Entretanto, diligenciar o FRAME AGREEMENT é o que garante o apontamento de riscos e de ações corretivas imediatas para evitar desvios contratuais que possam impactar na qualidade, prazo e custo, e, consequentemente, na relação entre as partes.
4 – Gestão de Mudanças
À medida que o cenário pós FRAME AGREEMENT muda, os termos e condições acordados podem precisar ser ajustados. Gerenciar essas mudanças de maneira eficaz é um desafio constante para o comprador juntamente com a área requisitante e outras envolvidas no contrato.
Para o devido monitoramento, controle e gestão de mudanças, o comprador precisa estabelecer métricas de avaliação do fornecedor.
Para isso, é necessário identificar os principais SLAs (Service Level Agreements) usados em FRAME AGREEMENTS.
Como é sabido, os SLAs são acordos que definem os níveis de serviço esperados entre as partes.
Alguns SLAs relevantes em um FRAME AGREEMENT são:
- Tempo de Resposta: define o período dentro do qual o fornecedor deve responder a uma solicitação da empresa compradora
- Tempo de Resolução: especifica o prazo para resolver problemas ou atender às demandas da empresa compradora
- Disponibilidade: estabelece o tempo de disponibilidade dos produtos ou serviços
- Qualidade: firma os padrões de qualidade a serem atendidos.
Aliado aos SLAs, é importante que o comprador tenha KPIs (Indicadores Chave de Desempenho) para avaliação dos FRAME AGREEMENTs assinados com os fornecedores, como por exemplo:
- Cumprimento de Prazos: mede a capacidade de cumprir os prazos estabelecidos no FRAME AGREEMENT
- Variação de Custo: monitora a redução ou aumento de custos obtida através do FRAME AGREEMENT
- Variação da Quantidade: monitora a quantidade adquirida versus a quantidade estabelecida no FRAME AGREEMENT
- Itens em Desvio: identifica quais e quantos itens foram comprados fora do FRAME AGREEMENT
- Taxa de Renovação: acompanha quantos contratos individuais foram renovados com base no FRAME AGREEMENT
- Satisfação do Cliente: avalia o nível de satisfação da empresa compradora com os produtos ou serviços contratados.
Lembrando que cada organização pode adaptar esses SLAs e KPIs de acordo com suas necessidades específicas, objeto do contrato, situação de mercado e setor de atuação.
Executivo de Supply Chain com especialização em projetos de Petróleo e Gás, projeto em MBA de Gestão de Suprimentos, Logística e Supply Chain e Mentor de Carreira para Profissionais de Compras.
