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Guia Detalhado: Como Montar um Mapa Comparativo de Propostas em Procurement (Após Receber as RFPs dos Fornecedores)
Um mapa comparativo de propostas, também chamado de “Bid Tabulation”, “Comparative Chart” ou simplesmente “comparativo de propostas”, é fundamental para garantir transparência, rastreabilidade e tomada de decisão técnica e financeiramente embasada em processos de procurement, compras ou contratação.
Abaixo, listo um passo a passo detalhado, com todas as melhores práticas e pontos de atenção.
1. Preparação Inicial
a) Organização das Propostas Recebidas
- Check-list: Certifique-se que todas as propostas foram recebidas no prazo.
- Catalogação: Numere, identifique e armazene de modo organizado cada proposta (digital e fisicamente, se necessário).
- Confidencialidade: Garanta acesso restrito, evitando vazamentos ou favorecimentos.
b) Validação/Conferência dos Documentos
- Checklist documental: Confirme se cada anexo e declaração solicitada na RFP está presente.
- Validação técnica: Assegure-se que as propostas estão aderentes aos requisitos técnicos do edital/RFP.
- Contatar fornecedores: Caso falte informação crítica, formalize o pedido de esclarecimento.
2. Estruturação do Mapa Comparativo
a) Escolha do Formato
- Planilha eletrônica (Excel, Google Sheets): Maior flexibilidade, facilidade de análise e atualização.
- Ferramenta dedicada: ERPs ou sistemas de procurement corporativos facilitam automação e rastreabilidade.
- Template estruturado: Adote um padrão para todo o processo.
b) Definição dos Critérios de Comparação
- Critérios mandatórios: (ex. preço, prazo de entrega, condições de pagamento).
- Critérios técnicos: (ex. especificação do produto, garantias, conformidade legal).
- Critérios subjetivos (quando aplicável): (ex. experiência do fornecedor, qualidade de suporte).
3. Montagem da Estrutura da Planilha/Tabela
a) Colunas Principais
- Nome do fornecedor.
- Referência da proposta.
- Especificação do item ou serviço.
- Preço unitário e preço total.
- Prazo de entrega.
- Condições de pagamento.
- Validade da proposta.
- Observações/restrições.
- Pontuação técnica (se houver).
- Avaliação de conformidade.
b) Colunas Secundárias
- Penalidades aplicáveis.
- Custo logístico.
- Garantias.
- Outras exigências contratuais/requisitos legais.
Dica: Mantenha uma linha de “descrição solicitada” para garantir aderência.
4. Lançamento dos Dados nas Colunas
- Registro Fiel: Insira os dados exatamente como constam nas propostas, inclusive observando eventuais exceções, ressalvas ou alternativas sugeridas pelo fornecedor.
- Conversão de unidades: Padronize unidades (ex: Kg, m³, R$, dólar), evitando distorções na análise.
- Preço Total: some impostos e taxas, se aplicável, ou destaque-os em colunas separadas.
5. Análise da Conformidade (Go / No Go)
a) Check de Aderência Técnica
- Indique se o fornecedor atende completamente, parcialmente, ou não atende cada requisito.
- Pontue na tabela (ex: Sim/Não ou nota 0-10 para critérios objetivos).
b) Documentação Legal
- Verifique se possui as certidões, licenças, alvarás, ISO etc. exigidos.
6. Comparação Quantitativa e Qualitativa
- Destaque visual: Use cores para indicar atendimento pleno (verde), parcial (amarelo) e não atendimento (vermelho).
- Critérios financeiros: Apresente o menor preço destacado, mas com ênfase nas demais variáveis (preço nem sempre é o único fator).
- Critérios subjetivos: (quando permitidos) justificam anotações e critérios ponderados.
7. Aplicação de Pesos/Pontuação (quando aplicável)
- Modelo de decisão ponderada: Alguns processos utilizam matriz de decisão, com pesos atribuídos a cada critério (ex: 60% preço, 30% técnico, 10% prazos).
- Calcule as notas ponderadas.
- Documente a fórmula de cálculo utilizada, garantindo rastreabilidade.
8. Geração do Relatório Final
- Sumário executivo: Explique brevemente os métodos usados e eventuais ressalvas.
- Justificativa técnica/comercial: Em caso de desclassificações ou restrições.
- Anexação do comparativo: Anexe a tabela, com todos os critérios visíveis e justificativas documentadas.
- Recomendações: Indique o(s) fornecedor(es) recomendados, justificando a escolha.
9. Homologação e Aprovação
- Apresente o mapa comparativo à área requisitante, comitê de compras ou diretoria, conforme a política da organização.
- Documente via ata, assinatura, e envio formal do parecer.
10. Arquivamento e Rastreabilidade
- Salve a versão final aprovada do mapa comparativo.
- Armazene todos os e-mails, planilhas, propostas, pareceres e registros do processo.
- Garanta acesso fácil para auditoria futura.
Resumo Visual
| Etapa | O que fazer? | Ferramenta Recomendada |
|---|---|---|
| Recepção e conferência | Check das RFPs, catalogação, validação | Email, Excel, sistemas de gestão |
| Estruturação da planilha/tabela | Definir critérios e colunas | Excel, Google Sheets |
| Lançamento de dados | Preencher fielmente os dados | Excel, Google Sheets |
| Análise de conformidade | Checar aderência técnica/jurídica | Excel |
| Comparação detalhada | Aplicação de cores, fórmulas e filtros | Excel |
| Geração do relatório | Sumário executivo, justificativas | Word, PDF, Excel |
| Aprovação | Envio para aprovação formal | Email, plataforma de workflow |
| Arquivamento | Guarda para auditoria futura | Drive, Sharepoint, sistema interno |
Dicas Finais
- Evite interpretar dados subjetivamente; documente sempre as razões das decisões.
- Mantenha todo o processo rastreável para auditoria (SOX, ISO, Lei 14.133/21 – Nova Lei de Licitações, etc.).
- Sempre siga as políticas internas e os normativos legais do seu setor.
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Mais de 30 anos de experiência sendo Head de Suprimentos na AmBev/AB-InBev, P&G (Consumer Goods), B. Braun (Farma) e LATAM Head of Supply Chain Planning & Performance na BP (British Petroleum).
Graduado em comércio exterior, extensão pela Columbia University e MIT ACE Program.
