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Saving em Compras: Mais que uma Economia, um Indicador Estratégico
O conceito de saving em compras é um dos principais indicadores para avaliar a eficácia da área de Procurement dentro de uma organização. Mais do que apenas uma métrica de economia, ele reflete o impacto estratégico das decisões de compras e a habilidade da empresa em maximizar valor, minimizar custos e otimizar processos.
Neste artigo, vamos explorar o que é saving em compras, como calculá-lo corretamente e como aplicá-lo dentro de um modelo estratégico baseado nas melhores práticas globais.
Com base no Procurement Book: Melhores Práticas Globais, iremos aprofundar os aspectos táticos, estratégicos e financeiros desse indicador essencial.
O Que é Saving em Compras?
Saving em compras refere-se à redução de custos obtida por meio de negociações, otimizações de processos, consolidação de fornecedores ou aplicação de estratégias avançadas de Procurement. O termo “saving” vem do inglês e significa “economia”, representando o montante que a empresa deixa de gastar ao longo de um período ou projeto específico.
Ele pode ser medido tanto em valor absoluto (R$) quanto em percentual (%), comparando os preços pagos antes e depois de uma negociação, e pode ser dividido em dois grandes grupos:
- Hard Saving (economia real): impacto direto no P&L (perdas e lucros) da empresa, sendo reconhecido financeiramente.
- Soft Saving (custo evitado): redução de custos futuros ou negociações que impedem aumentos de preço, sem um impacto imediato no balanço financeiro.
Para que o saving seja validado, é fundamental contar com um baseline confiável, ou seja, um ponto de referência sólido para comparação, o que será explorado mais adiante.
A Importância do Saving na Estratégia de Procurement
A área de compras não é apenas um centro de controle de custos, mas um setor estratégico para as empresas. Profissionais de Procurement modernos precisam ir além da simples busca por preços menores e entender como suas decisões impactam a lucratividade, competitividade e sustentabilidade da organização.
De acordo com o Procurement Book, as principais funções do Procurement incluem:
- Maximizar valor: buscar fornecedores que entreguem o melhor custo-benefício, levando em conta qualidade, inovação e relacionamento de longo prazo.
- Gerir riscos: garantir fornecimento contínuo, evitar dependência excessiva de um único fornecedor e mitigar oscilações de mercado.
- Otimizar processos: aplicar inteligência de mercado, análise de dados e automação para tornar as compras mais eficientes.
- Garantir compliance: assegurar que todas as aquisições sigam políticas internas e regulamentações externas.
Assim, o saving não pode ser tratado isoladamente, mas como parte de um plano estratégico mais amplo que visa alinhar as compras aos objetivos da organização.
Como Calcular o Saving em Compras?
O cálculo dos savings podem ser feitos por diferentes métodos, dependendo do tipo de compra e da estratégia utilizada. As duas principais formas são:
Saving Absoluto (em valor monetário):
Saving Percentual:
Definição do Baseline
O baseline é o ponto de referência usado para calcular o saving. Ele pode ser determinado por diferentes metodologias:
- Último preço pago: usado quando há histórico de compras recentes.
- Média dos últimos preços: recomendado para itens com alta variação de preço.
- Preço ajustado pela inflação: útil quando há um longo intervalo entre compras.
- Melhor oferta da primeira rodada de cotação: aplicável em concorrências com múltiplos fornecedores.
- Preço orçado: utilizado quando o orçamento foi previamente estabelecido e validado.
A escolha do baseline impacta diretamente na credibilidade dos savings reportados e deve ser validada junto à área financeira da empresa.
Exemplo Prático: Cálculo do Saving em Compras
Imagine que um comprador esteja negociando a compra de 1.000 cadeiras de escritório para sua empresa. A análise inicial revelou os seguintes dados:
Agora, aplicamos as fórmulas:
Saving Absoluto:
Saving Percentual:
Embora R$ 50,00 pareça uma redução pequena por unidade, no total o saving atinge R$ 50.000,00, um impacto significativo para a empresa.
Tipos de Savings: Além da Negociação de Preços
O saving pode ser obtido de diversas formas, não apenas por descontos em negociações diretas. No Procurement Book, algumas das estratégias mais eficazes para gerar economia incluem:
1. Consolidação de Fornecedores
Agrupar compras e negociar volumes maiores pode gerar economia de escala, aumentando o poder de barganha da empresa.
2. Revisão de Especificações
Alterações em materiais, design ou características dos produtos podem resultar em reduções de custo sem comprometer a qualidade.
3. Sourcing Global
Explorar fornecedores internacionais pode trazer economias significativas, desde que os custos logísticos e cambiais sejam controlados.
4. Automação e Digitalização
Adoção de e-Procurement, análise de dados e inteligência de mercado reduzem processos manuais, minimizam erros e melhoram a eficiência.
5. Gestão de Contratos
A negociação de cláusulas contratuais estratégicas pode gerar savings por meio da otimização de prazos de pagamento, reajustes menores e melhores condições comerciais.
6. Gestão de Estoques
A aplicação de modelos como Just in Time (JIT) pode reduzir custos de armazenagem e desperdício, contribuindo para savings indiretos.
Saving e SLA: A Relação Entre Economia e Eficiência
Além do saving financeiro, um aspecto essencial na avaliação da eficiência do Procurement é o SLA (Service Level Agreement), que mede o tempo de resposta e execução das compras.
Por exemplo, se dois compradores conseguem um saving de R$ 50,00, mas um finaliza a negociação em duas semanas e o outro em dois meses, o primeiro traz melhores resultados para a empresa. Tempo também é dinheiro.
Empresas maduras em Procurement equilibram redução de custos com eficiência operacional, maximizando o impacto positivo da área de compras.
Estratégias Avançadas para Maximizar o Saving em Compras
Agora, vamos aprofundar as metodologias avançadas que as empresas de alto desempenho utilizam para potencializar seus savings e otimizar a gestão de compras.
A) Maximizando Valor em Procurement: O Papel das Metodologias Estratégicas
O Procurement Book destaca que economizar dinheiro em compras vai além da simples negociação de preços. Empresas que adotam um modelo de Procurement Estratégico utilizam ferramentas e metodologias específicas para identificar oportunidades de redução de custos, melhorar a eficiência operacional e criar vantagens competitivas.
Entre as metodologias mais eficazes para maximizar savings estão:
- TCO (Total Cost of Ownership)
- Cost Breakdown e Should Cost
- Strategic Sourcing
- VA/VE (Value Analysis / Value Engineering)
- Leilões Eletrônicos e Global Sourcing
- Gestão de Categorias
- Make or Buy Analysis
- Supplier Relationship Management (SRM)
B) Como a Transformação Digital Potencializa o Saving em Compras
A digitalização da área de Procurement pode trazer ganhos ainda mais expressivos, impulsionando eficiência, controle e previsibilidade nos processos de compras.
O Procurement Book destaca que a adoção de tecnologias de Procurement não apenas aumenta a transparência nas negociações, mas também melhora a tomada de decisão e impulsiona economias que, muitas vezes, não seriam possíveis sem automação e análise de dados.
Empresas que adotam tecnologias avançadas em Procurement relatam reduções significativas nos custos operacionais, aumento da conformidade nos processos e maior visibilidade sobre os gastos.
📊 Dados do Procurement Book indicam que:
- Empresas com alto nível de digitalização reduzem de 8% a 15% os custos totais de compras.
- A automação do Procurement pode reduzir o tempo de sourcing em até 50%.
- O uso de análises preditivas permite prever oscilações de preços e garantir melhores negociações.
C) KPIs e Como Medir o Saving com Precisão em Compras
A conquista de savings continua sendo uma das principais prioridades para CPOs, VPs e diretores de compras em empresas ao redor do mundo. No entanto, para garantir que a economia obtida seja real e sustentável, é essencial utilizar métricas claras e validadas pela alta liderança (C-Level).
Existem diferentes formas de calcular savings, e a escolha das métricas corretas deve levar em conta a realidade do seu negócio, garantindo que sejam reconhecidas internamente e validadas pelo CFO e pela área financeira.
Esses KPIs e métricas precisam estar documentados nas políticas e procedimentos de compras e amplamente disseminados dentro da organização.
A falta de métricas claras e critérios bem definidos pode gerar dúvidas sobre a efetividade dos savings, dificultando o reconhecimento da área de compras como um setor estratégico dentro da empresa.
O Procurement Book destaca que, para que um saving seja válido e mensurável, ele precisa atender a três critérios essenciais:
- Ser mensurável – Deve haver um cálculo claro e documentado.
- Ser rastreável – O saving precisa ter uma fonte verificável (contratos, cotações, históricos de compras).
- Ser reconhecido – A área financeira e os stakeholders precisam validar o impacto dos savings.
Considerar os Impactos dos Pênaltis
É importante lembrar que nem todas as negociações resultam em savings, e há um fator crítico que muitas vezes não é considerado: os pênaltis.
Os pênaltis representam os aumentos de preços reais acima da inflação, ou seja, reajustes que não puderam ser evitados por meio de negociação. Muitas empresas utilizam um índice de inflação interna, baseado em custos específicos do seu setor, para medir esses aumentos de forma mais precisa.
Na prática, ao calcular a meta anual de savings, os pênaltis precisam ser considerados e subtraídos dos savings brutos, para que o resultado final reflita a economia realmente capturada pela área de compras.
Fórmula do Cálculo de Saving Final
Exemplo prático:
- Saving Anual Validado: R$ 3.000.000
- Pênalti Anual (aumento de preços reais acima da inflação): R$ 1.000.000
- Saving Final Anual: R$ 2.000.000
O Procurement Book enfatiza a importância de monitorar não apenas os savings capturados, mas também os pênaltis que impactam negativamente os resultados.
Empresas de alta maturidade em Procurement utilizam dashboards e relatórios financeiros estruturados para garantir que esses dados sejam transparente e alinhados à realidade financeira da organização.
Ao adotar essa abordagem, a área de compras fortalece sua credibilidade interna, garantindo que os savings reportados representem ganhos efetivos para o negócio.
Métricas de savings
- Preço orçamento como baseline X preço final negociado
- Preço orçamento base zero – OBZ X preço final negociado
- Preço da última compra (atualizada pela inflação) X preço final negociado
- Preço da última compra recente (menos de 3 meses) X preço final negociado
- Preço médio das últimas compras (últimas 3) X preço final negociado
- Preço médio das cotações X preço final negociado
- Preço menor das cotações X preço final negociado
- A mais utilizada pelas empresas “Best in Class” chamada de ganho na mesa: Preço menor negociado X preço final negociado
Atenção: UTILIZAR apenas o menor preço do comparativo de propostas sem qualquer negociação é uma prática que não mede a atividade de negociação o que é primordial para o conceito de obtenção de savings sobretudo na área privada.
Portanto não se deve considerar como savings, pois não houve negociação. No setor público essa prática é muito comum pela própria regulamentação.
Cálculo do TCO
Lembre-se de utilizar sempre o cálculo do TCO para capturar outras economias! Exemplos:
- Ganho financeiro por aumento de prazo de pagamento sem juros.
- Ganho obtido com redução dos níveis de estoque (Working Capital).
- Ganho de produtividade por melhor qualidade ou performance.
Cost Avoidance
Entra nos cálculos de savings porém é o custo evitado e por isso deve ser destacado como tal. Exemplo clássico:
- Fornecedor tem direito a um reajuste pelo IPCA mas você negocia e evita esse reajuste, esse aumento evitado é o custo evitado.
Fontes e Referências
- ALEXANDER, Leonardo, et al. Procurement Book. 1ª edição. São Paulo: Adapt NextGen, 2024. Páginas citadas: 34, 43, 49, 67, 85, 86, 87, 88, 99 a 213.
- https://blognagarage.com.br/melhores-praticas/metricas-para-calcular-os-savings/
- https://www.linkedin.com/posts/procurement-garage_savings-hardsaving-softsaving-activity-7135401988720050176-ZLPT/
