Comprador, você é um bom comunicador?

Comprador, você é um bom comunicador?

Sejamos honestos, quero começar o meu bate papo com você assim …

Não tem como negar que a área de Compras é burocrática, concorda? E tem que ser …. (com seus limites, é claro);

Quantas vezes já escutamos que não entendemos a área do requisitante pois é muito complexa, levanta a mão!!!

Que nós demoramos muito, temos muitas regras, palavras em inglês e páginas e mais páginas de políticas? …. Ops, eu!…

Cumprir com todos os processos, cronograma, planejamento e avaliação de fornecedores demanda tempo e são coisas que o seu requisitante não tem, correto? Relaxa, nunca ninguém tem!

Agora, você entende que não é fácil para o seu requisitante te envolver? Eu acredito que, muitas vezes ele não te envolve pelo simples fato que, você não se faz lembrar … Que na correria do dia a dia, ele não se atentou e te envolveu muito tarde. Daí, você fica possuído e manda um e-mail chamando a atenção dele pois, não cumpriu com o Compliance.

Não estou aqui defendendo ninguém … o requisitante errou, concordo! Mas te convido para refletir ….

Não me leve à mal mas, muitas vezes o comprador está tão atarefado que executa a demanda da forma que veio e não desafia o requisitante com ideias inovadoras, processos mais simples e claros.

Tampouco adianta falar que temos uma política linda, super completa, com onze páginas cheia de palavras difíceis (senão, não seria uma política ahahah) pois, quem na loucura do dia a dia vai parar o que está fazendo e pensar “nossa, não estou fazendo nada, vou ler essa política super interessante”

Imagina para novos funcionários, que começam na companhia sem um handover apropriado e com tantas informações para processar … você realmente acredita que ele vai pegar tudo de primeira?

Vamos melhorar e experiência de compras do seu requisitante?

Vou aqui te dar aqui 10 dicas para melhorar o seu approach e a experiência do requisitante com Compras. Vamos lá:

1 – Crie um treinamento da sua política

Um resumo em PowerPoint super simples e fácil de entender com as principais regras do seu documento;

• Nada de textos corrido, ninguém tem paciência de ler e para de prestar atenção no segundo slide;
• Dê exemplos simples, práticos e do dia a dia;
• Explique a importância desta política e do envolvimento da área de Compras;
• As consequências do não envolvimento da nossa área;
• Como e quando o requisitante precisa te envolver; e
• Deixe claro as responsabilidades de cada: eu faço isso, você faz aquilo …

2 – Após a criação da política e do treinamento, chame seus requisitantes para um treinamento.

• Nada mais do que 1 ½  hora;
• Se tiver muitos requisitantes e não dê para fazer presencialmente (principalmente em tempos de pandemia), chame uma reunião por vídeos para não ficar tão impessoal;
• Sempre com um sorriso no rosto, mostre orgulho da área, seja firme e confiante! Se estiver nervoso demais, use um apoio como roteiro da sua apresentação e os pontos primordiais que não podem faltar;
• Para não virar bagunça, deixe as perguntas para o final e deixe o seu requisitante à vontade para tirar dúvidas, fazer comentários ou dar feedbacks.
• Se der para gravar a apresentação, melhor!;
• E por último, deixe a política + apresentação + vídeo em um lugar de fácil acesso e comunique à todos o endereço.

Mas não paramos por aí ….

3 – Sempre temos novos funcionários e/ou novos requisitantes então, monte um Welcome on Board ou Manual de Procurement.

Ao receber o e-mail do RH com a apresentação do novo recurso, mande um email super gentil com o treinamento da sua política, um organograma da sua área e peça um 1:1 com esta pessoa. Vamos começar bem!

4 – Será que o novo funcionário sabe mexer no sistema? Abrir requisição? Aprovar? Fazer MIGO ….

• Faça um passo a passo do sistema, estilo: clique aqui, anexe lá, confirme acolá ….
• Peça para alguém (neutro) que nunca abriu uma requisição, fazer o teste pra você e veja se, com este documento o seu requisitante consegue abrir uma requisição apenas seguindo o seu passo a passo e;
• Quer ser inovador? Grave o passo a passo. Mil vezes melhor do que ler um documento.

5 – Faça comunicados pontuais aos seus requisitantes informando temas importantes, exemplos:

• Você sabia que a área de Compras tem 7 dias para executar a sua ordem de Compra?
• Requisitante, você sabe extrair um relatório de Compras?
• Como fazer MIGO?
• Fornecedor, como faturar para a sua empresa?

Com comunicados rápidos e simples, você mantém o seu requisitante engajado e sempre atualizado.

6 – Crie templates para TUDO. Sério, isso ajuda muito.

Toda vez que o seu requisitante ver tal template, ele logo saberá a ação que ele precisa tomar ou onde buscar a informação. Exemplos;

1. • Template para aprovação de requisição contendo os principais pontos da negociação;
     • Não seja prolixo, nada de texto corrido ou e-mails gigantes;
     • Bullet point com 1 parágrafo esta ótimo!
     • Caso queira mais informações, coloque em anexo.
   • Template para Scorecard com a recomendação técnica e comercial e
   • Comunicado aos fornecedores

E assim vai …. template é excelente para otimizar o seu dia, passar a informação ao requisitante, demonstrar que a área de Compras é organizada e que segue padrões.

7 – Crie um Sharepoint:

É super simples e você concentra todas as informações de Compras (que são muitas) em um único lugar. Inclua os principais documentos:

1. • Todas políticas
   • Treinamentos/vídeos
   • Organograma
   • Resultados
   • Passo a Passo do sistema
   • Links importantes
   • Todos os comunicados

Eu também incluiria algumas políticas/processos de terceiros que tem interação com Compras, tais como: Financeiro, Jurídico, regras de Segurança, Cadastro de Material e Controladoria.

8 – Tenha empatia e simpatia.

Isso não quer dizer, falar como um lorde, cheio de palavras bonitas, impor regras e falar firme. Frases abaixo gera empatia e aquece o coração de qualquer um:

• Estamos Juntos,
• Eu te ajudo,
• Deixa Comigo e
• Vai dar tudo certo

Evite certas frases que não agrega e apenas afasta o seu requisitante:

• Não tenho tempo
• Isso não é minha prioridade
• De novo?
• Não é comigo;

9 – Comunicado com fornecedores também são super importantes. Nãos e esqueça!

• Deixe claro a sua solicitação (para te ajudar, use o 5W2H – e se não conhece recomendo jogar no Google )
• SEMPRE seja extremamente claro e honesto com o seu fornecedor;
• Quando finalizar a negociação, sempre reforce as condições acordadas, inclua a proposta negociada e coloque os próximos passos dos responsáveis e datas à cumprir.

10 – Mesmo com treinamentos, comunicados, Sharepoint e templates o seu requisitante ainda fez errado? Calma …. muita calma nessa hora …

• Chame ele e o gestor para conversar e entender as maiores dificuldades dele. Saiba que por mais que doa, um feedback é sempre bom! Te dá chances de melhorar o seu processo e sua forma de conduzir;
• É importante documentar quando o requisitante fez um processo fora da política porém, instrua ele com um e-mail:
  • Diga o que ele erro
  • O ponto da política que menciona o processo correto e
  • Se coloque disponível para suportá-lo na próxima solicitação
• Crie KPI’s para monitorar os espertinhos que gostam de processos fora de Compras.

Reforço! O Requisitante tem SIM que cumprir com o Compliance e você esta cansado de avisá-lo … eu sei … também sei que você não engoliu muito bem o que eu disse acima “você não se faz lembrar” (sei que serei cancelada na internet por esta frase) mas, a ideia aqui não é ser uma área cheia de regras, punitiva e que impõe dificuldades em tudo. Vamos virar esta página!

Reflita: Você é realmente um parceiro acessível? Presente? Tem uma comunicação clara? É pacificador?

Eu tive um grande chefe que falava assim pra mim “Paty, o seu requisitante tem que querer te procurar, ter uma foto sua na mesa dele” (ok, essa última parte é demais, concordo ahahahah) mas, vamos gerar mais empatia e conduzir o requisitante ao seu processo. A ideia é sempre melhorar a experiência dele, tornando-a mais leve e bem feita. Gerando valor para a empresa.

Pode ter certeza que aos poucos, quando você menos espera, vocês fizeram tantos outros processos juntos, com planejamento, tempo de sobra, com Scorecard, um savings arrasador e deixou não somente o requisitante mas toda a liderança feliz. E pode ter certeza que o seu requisitante voltará.

Next!