Comprador, você é um bom comunicador?

Comprador, você é um bom comunicador?

Sejamos honestos, quero começar o meu bate papo com você assim …

Não tem como negar que a área de Compras é burocrática, concorda? E tem que ser …. (com seus limites, é claro);

Quantas vezes já escutamos que não entendemos a área do requisitante pois é muito complexa, levanta a mão!!!

Que nós demoramos muito, temos muitas regras, palavras em inglês e páginas e mais páginas de políticas? …. Ops, eu!…

Cumprir com todos os processos, cronograma, planejamento e avaliação de fornecedores demanda tempo e são coisas que o seu requisitante não tem, correto? Relaxa, nunca ninguém tem!

Agora, você entende que não é fácil para o seu requisitante te envolver? Eu acredito que, muitas vezes ele não te envolve pelo simples fato que, você não se faz lembrar … Que na correria do dia a dia, ele não se atentou e te envolveu muito tarde. Daí, você fica possuído e manda um e-mail chamando a atenção dele pois, não cumpriu com o Compliance.

Não estou aqui defendendo ninguém … o requisitante errou, concordo! Mas te convido para refletir ….

Não me leve à mal mas, muitas vezes o comprador está tão atarefado que executa a demanda da forma que veio e não desafia o requisitante com ideias inovadoras, processos mais simples e claros.

Tampouco adianta falar que temos uma política linda, super completa, com onze páginas cheia de palavras difíceis (senão, não seria uma política ahahah) pois, quem na loucura do dia a dia vai parar o que está fazendo e pensar “nossa, não estou fazendo nada, vou ler essa política super interessante”

Imagina para novos funcionários, que começam na companhia sem um handover apropriado e com tantas informações para processar … você realmente acredita que ele vai pegar tudo de primeira?

Vamos melhorar e experiência de compras do seu requisitante?

Vou aqui te dar aqui 10 dicas para melhorar o seu approach e a experiência do requisitante com Compras. Vamos lá:

1 – Crie um treinamento da sua política

Um resumo em PowerPoint super simples e fácil de entender com as principais regras do seu documento;

  • Nada de textos corrido, ninguém tem paciência de ler e para de prestar atenção no segundo slide;
  • Dê exemplos simples, práticos e do dia a dia;
  • Explique a importância desta política e do envolvimento da área de Compras;
  • As consequências do não envolvimento da nossa área;
  • Como e quando o requisitante precisa te envolver; e
  • Deixe claro as responsabilidades de cada: eu faço isso, você faz aquilo …

2 – Após a criação da política e do treinamento, chame seus requisitantes para um treinamento.

  • Nada mais do que 1 ½  hora;
  • Se tiver muitos requisitantes e não dê para fazer presencialmente (principalmente em tempos de pandemia), chame uma reunião por vídeos para não ficar tão impessoal;
  • Sempre com um sorriso no rosto, mostre orgulho da área, seja firme e confiante! Se estiver nervoso demais, use um apoio como roteiro da sua apresentação e os pontos primordiais que não podem faltar;
  • Para não virar bagunça, deixe as perguntas para o final e deixe o seu requisitante à vontade para tirar dúvidas, fazer comentários ou dar feedbacks.
  • Se der para gravar a apresentação, melhor!;
  • E por último, deixe a política + apresentação + vídeo em um lugar de fácil acesso e comunique à todos o endereço.

Mas não paramos por aí ….

3 – Sempre temos novos funcionários e/ou novos requisitantes então, monte um Welcome on Board ou Manual de Procurement.

Ao receber o e-mail do RH com a apresentação do novo recurso, mande um email super gentil com o treinamento da sua política, um organograma da sua área e peça um 1:1 com esta pessoa. Vamos começar bem!

4 – Será que o novo funcionário sabe mexer no sistema? Abrir requisição? Aprovar? Fazer MIGO ….

  • Faça um passo a passo do sistema, estilo: clique aqui, anexe lá, confirme acolá ….
  • Peça para alguém (neutro) que nunca abriu uma requisição, fazer o teste pra você e veja se, com este documento o seu requisitante consegue abrir uma requisição apenas seguindo o seu passo a passo e;
  • Quer ser inovador? Grave o passo a passo. Mil vezes melhor do que ler um documento.

5 – Faça comunicados pontuais aos seus requisitantes informando temas importantes, exemplos:

  • Você sabia que a área de Compras tem 7 dias para executar a sua ordem de Compra?
  • Requisitante, você sabe extrair um relatório de Compras?
  • Como fazer MIGO?
  • Fornecedor, como faturar para a sua empresa?

Com comunicados rápidos e simples, você mantém o seu requisitante engajado e sempre atualizado.

6 – Crie templates para TUDO. Sério, isso ajuda muito.

Toda vez que o seu requisitante ver tal template, ele logo saberá a ação que ele precisa tomar ou onde buscar a informação. Exemplos;

    • Template para aprovação de requisição contendo os principais pontos da negociação;
      • Não seja prolixo, nada de texto corrido ou e-mails gigantes;
      • Bullet point com 1 parágrafo esta ótimo!
      • Caso queira mais informações, coloque em anexo.
    • Template para Scorecard com a recomendação técnica e comercial e
    • Comunicado aos fornecedores

E assim vai …. template é excelente para otimizar o seu dia, passar a informação ao requisitante, demonstrar que a área de Compras é organizada e que segue padrões.

7 – Crie um Sharepoint:

É super simples e você concentra todas as informações de Compras (que são muitas) em um único lugar. Inclua os principais documentos:

    • Todas políticas
    • Treinamentos/vídeos
    • Organograma
    • Resultados
    • Passo a Passo do sistema
    • Links importantes
    • Todos os comunicados

Eu também incluiria algumas políticas/processos de terceiros que tem interação com Compras, tais como: Financeiro, Jurídico, regras de Segurança, Cadastro de Material e Controladoria.

8 – Tenha empatia e simpatia.

Isso não quer dizer, falar como um lorde, cheio de palavras bonitas, impor regras e falar firme. Frases abaixo gera empatia e aquece o coração de qualquer um:

  • Estamos Juntos,
  • Eu te ajudo,
  • Deixa Comigo e
  • Vai dar tudo certo

Evite certas frases que não agrega e apenas afasta o seu requisitante:

  • Não tenho tempo
  • Isso não é minha prioridade
  • De novo?
  • Não é comigo;

9 – Comunicado com fornecedores também são super importantes. Nãos e esqueça!

  • Deixe claro a sua solicitação (para te ajudar, use o 5W2H – e se não conhece recomendo jogar no Google )
  • SEMPRE seja extremamente claro e honesto com o seu fornecedor;
  • Quando finalizar a negociação, sempre reforce as condições acordadas, inclua a proposta negociada e coloque os próximos passos dos responsáveis e datas à cumprir.

10 – Mesmo com treinamentos, comunicados, Sharepoint e templates o seu requisitante ainda fez errado? Calma …. muita calma nessa hora …

  • Chame ele e o gestor para conversar e entender as maiores dificuldades dele. Saiba que por mais que doa, um feedback é sempre bom! Te dá chances de melhorar o seu processo e sua forma de conduzir;
  • É importante documentar quando o requisitante fez um processo fora da política porém, instrua ele com um e-mail:
    • Diga o que ele erro
    • O ponto da política que menciona o processo correto e
    • Se coloque disponível para suportá-lo na próxima solicitação
  • Crie KPI’s para monitorar os espertinhos que gostam de processos fora de Compras.

Reforço! O Requisitante tem SIM que cumprir com o Compliance e você esta cansado de avisá-lo … eu sei … também sei que você não engoliu muito bem o que eu disse acima “você não se faz lembrar” (sei que serei cancelada na internet por esta frase) mas, a ideia aqui não é ser uma área cheia de regras, punitiva e que impõe dificuldades em tudo. Vamos virar esta página!

Reflita: Você é realmente um parceiro acessível? Presente? Tem uma comunicação clara? É pacificador?

Eu tive um grande chefe que falava assim pra mim “Paty, o seu requisitante tem que querer te procurar, ter uma foto sua na mesa dele” (ok, essa última parte é demais, concordo ahahahah) mas, vamos gerar mais empatia e conduzir o requisitante ao seu processo. A ideia é sempre melhorar a experiência dele, tornando-a mais leve e bem feita. Gerando valor para a empresa.

Pode ter certeza que aos poucos, quando você menos espera, vocês fizeram tantos outros processos juntos, com planejamento, tempo de sobra, com Scorecard, um savings arrasador e deixou não somente o requisitante mas toda a liderança feliz. E pode ter certeza que o seu requisitante voltará.

Next!

 

Patricia Palazzo
I am a Procurement professional focuses on Strategic Sourcing with over 15 years’ experience on several segments of the market. I have a strategic profile focused on Risk Management, Policies & Compliance, Sourcing KPI’s management, Leadership and delivery the results that cover all requirements from my stakeholders (agility and result). Built alliance with several organization levels, part of Global Committee and focused on overcoming the targets dictated by the organization.  

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