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Qual a diferença entre RFI, RFP e RFQ?
Qual o objetivo de cada uma dessas requisições?
Quando e como usar?
Essas perguntas são muito comuns no universo de Compras.
A grande maioria dos Compradores aprende essas técnicas através das atividades do dia-a-dia, mas não se atenta para as aplicações específicas.
Request for Information (Solicitação de Informações) é um processo formal de coleta de informações junto a fornecedores potenciais ou estratégicos.
A RFI é utilizada como a primeira ação para montar uma lista de fornecedores visando um futura concorrência de Produtos, Bens ou Serviços.
As RFIs também são muito úteis quando a organização tem pouco conhecimento sobre o mercado fornecedor e deseja reduzir o tempo e o custo da avaliação de cadeia de suprimentos.
Mas também, quando o requisitante não conhece tecnicamente um determinado produto/serviço, mas tem-se o interesse de adquirir/contratar futuramente.
Antes de iniciar o processo de RFI, é fundamental estar claro das informações que se deseja extrair dos fornecedores.
É necessário ser específico quanto ao que será solicitado, evitando detalhes desnecessários. Preço, por exemplo, não é uma informação dessa fase.
Em alguns casos, será necessário envolver as áreas de SMS, Qualidade e Jurídica; então permita que os fornecedores tenham tempo para responder à RFI.
É importante deixar claro que RFIs não devem geram qualquer vínculo entre a sua empresa e o fornecedor, e dependendo do teor das perguntas, será necessária a emissão de um Termo de Confidencialidade.
RFP, “Solicitação de proposta”, é um documento que submete aos fornecedores um pedido para solução de um determinado “problema” ou necessidade específica.
Normalmente, a RFP segue uma RFI, ou seja, as empresas passam de uma RFI para uma RFQ.
Uma RFP deve conter o máximo de detalhamentos sobre as necessidades da empresa, identificando os requisitos específicos que são imprescindíveis para o Produto/Serviço que está sendo solicitado.
A RFP precisa ter detalhes suficientes para que os fornecedores proponham uma solução válida, e também permitir margem de manobra para que sejam criativos.
RFQ, “solicitação de cotação”, é um documento ainda mais detalhado que delineia as especificações exigidas pela empresa, ou seja, o requisitante conhece claramente a sua necessidade, bem como as quantidades, prazo e local de entrega do produto/execução do serviço.
A área de Compras também deverá estar certa quanto à Condição de Pagamento, Prazo de Pagamento, Incoterms, Prazo de Validade da Proposta, etc.
Ao contrário da RFP, a RFQ não permite variações daquilo que está sendo solicitado.
Quando do recebimento da RFQ, caberá ao fornecedor avaliar os requisitos, confirmar sua participação e enviar sua cotação de acordo com a exigências da empresa.
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Executivo de Supply Chain com especialização em projetos de Petróleo e Gás, projeto em MBA de Gestão de Suprimentos, Logística e Supply Chain e Mentor de Carreira para Profissionais de Compras.
Parabéns pelo artigo e comparação sobre os processos de compras.
Será de grande relevância para minha compreenção sobre o tema!
Abs,
Vinicius