Índice do artigo
Documentos Normativos de Compras
Durante a condução de projetos de Consultoria, identificamos que muitas empresas confundem os fundamentos de políticas, normas e procedimentos operacionais, e que algumas até entendem que a Política de Compras nada têm a haver com procedimentos, o que é um equívoco.
Nenhum dos três tipos de documentos deveria existir sem os demais e todos são extremamente complementares e fundamentais nas organizações, pois é necessário que elas possuam políticas, normas e procedimentos operacionais bem definidos, aprovados e publicados pelas áreas competentes (normalmente a Gerência de Inteligência de Suprimentos), a fim de balizar e orientar as ações de seus colaboradores, parceiros e terceiros em direção a seus objetivos e metas.
Os três tipos de documentos normativos estão diretamente interligados:
A política descreve a visão e as diretrizes a serem seguidas pelo Departamento de Procurement para atingir o objetivo estabelecido pela organização, e normalmente sua aprovação é de responsabilidade da alta direção da empresa, como o Conselho de Administração ou a Diretoria Executiva ou a Vice Presidência.
A norma estabelece as regras mínimas e aceitáveis a serem cumpridas para se atingir o objetivo proposto pela organização, e por via de regra é aprovada pelo CPO ou Head de Compras.
Os procedimentos operacionais descrevem a forma como se deve executar as atividades necessárias para se atingir o objetivo proposto pela organização, e sua aprovação é feita usualmente pelo gerente da área executora.
Mas afinal, o que é política, norma e procedimento operacional?
A política pode ser compreendida como um documento que estabelece as diretrizes que se aplicam numa organização e que ajudam a direcioná-la para seus objetivos.
São orientações que definem e regulam um caminho a seguir para se estabelecer um plano, uma ação, etc..
A política norteia as ações da organização e serve como referência para o estabelecimento de normas e procedimentos. Normalmente estão relacionadas e alinhadas à missão, visão e valores da organização.
Normas são regras que devem ser respeitadas e que permitem ajustar determinadas condutas ou atividades. A norma é um documento estabelecido por consenso e aprovado por pessoa(s), departamentos ou órgãos com autoridade reconhecida.
As normas asseguram as características desejáveis de produtos, serviços e comportamentos, visando a qualidade, segurança, confiabilidade e eficiência.
Regra é aquilo que regula procedimentos ou atos.
O procedimento operacional é uma descrição detalhada de todas as operações necessárias para a realização de uma tarefa ou atividade.
Tem por objetivo garantir, mediante uma padronização, os resultados esperados por cada tarefa executada.
Como os três se relacionam?
Resumindo, as políticas norteiam as ações como referência para as normas e procedimentos, enquanto as normas permitem ajustar condutas nas políticas e as atividades através dos procedimentos.
Os documentos normativos de Procurement devem seguir uma hierarquia (Política > Norma > Procedimento Operacional), distinguindo-se claramente os tipos de documentos e a aplicação dos mesmos.
Cada um dos três tipos de documentos deve seguir um padrão e contemplar um tópico denominado “Referências”, indicando todos os outros documentos que o documento em questão deve estar em consonância, como por exemplo Manual anticorrupção e Códigos de Conduta.
Profissional com mais de 20 anos de carreira desenvolvida nas áreas de Logística, Compras e Suprimentos de empresas de portes distintos, dos quais 9 anos atuando diretamente em operações de compras e 2 anos atuando em projetos estratégicos, envolvendo o mapeamento e transição de processos de Suprimentos e Compras, elaboração e revisão de documentos normativos (Políticas, Normas e Procedimentos Operacionais), estruturas organizacionais e treinamentos de pessoas.
