Procurement e Purchasing – Quais são as diferenças?

Saiba por que Procurement e Purchasing não são a mesma coisa e como suas diferenças influenciam na operação da sua empresa.

Embora bastante semelhantes, Procurement e Purchasing são dois processos distintos, e entender a diferença entre eles pode ajudar a facilitar o sucesso da sua organização.

Se você abordar esses dois processos separados, poderá prestar muita atenção aos seus aspectos distintos, como seleção e gerenciamento de fornecedores, expedição e mitigação de riscos.

Procurement e Purchasing, em resumo

Procurement e Purchasing

Antes de nos aprofundarmos na comparação de Procurement e Purchasing, vamos descobrir exatamente o que são esses dois processos e quais etapas eles incluem.

O que é Procurement?

Procurement é um termo abrangente para os processos que uma empresa realiza para adquirir bens e serviços de um fornecedor local ou externo.

Esses processos entram em cena quando você precisa comprar materiais para os produtos que vende, material de escritório ou serviços de consultoria, ou seja, qualquer coisa que sua empresa precise para atingir seus objetivos.

Processo Procurement Fluxograma

Procurement inicia a cadeia de suprimentos e termina quando as necessidades internas de uma organização são satisfeitas e um novo relacionamento com o fornecedor é estabelecido.

Dependendo do tamanho da empresa, do setor ou dos requisitos, as etapas específicas de aquisição (também chamadas de ciclo de aquisição até o pagamento) podem variar, mas normalmente incluem:

1 – Identificar as necessidades internas

O primeiro passo é determinar quais bens e serviços a organização precisa para operar plenamente.

Depois disso, os funcionários criam requisições de compra onde cada liderança deverá avaliar de acordo com o seu nível de alçada para aprovação.

Determinar os requisitos técnicos específicos da compra e conectar todas as necessidades a um determinado fornecedor, ajuda a evitar comprar mais ou menos do que você precisa eliminando desperdícios de recursos para sua organização.

2 – Pesquisar o mercado e a seleção de fornecedores

Depois de determinar o que deve ser adquirido, o time de compras deve decidir onde comprar esses produtos.

Chegou a hora de procurar fornecedores relevantes e, em seguida, restringir sua lista para avaliação posterior.

3 – Emitir RFQ ou RFP e selecionar os fornecedores

Para avaliar fornecedores em potencial, um comprador deve enviar a eles uma solicitação de cotação (RFQ) ou uma solicitação de proposta (RFP).

Uma vez que os especialistas em compras recebem cotações de todos os fornecedores, eles iniciam o processo de comparação com base no preço, qualidade dos produtos, reputação e riscos etc., alinhada a política de compliance e em seguida selecionam os fornecedores mais adequados.

Normalmente, são aqueles que oferecem o melhor VALOR AGREGADO do produto pelo menor custo, alinhado aos benefícios logísticos para contratação e tempo de entrega.

(Elabore seu check-list com os requisitos, considerando o que é relevante para a atividade da sua empresa, característica do negócio, segmento de atuação e complexidade da cadeia de suprimentos).

4 – Negociar contratos

Ao selecionar os melhores fornecedores, a empresa começa a negociar os critérios de prazos, preços e qualidade e demais requisitos críticos para contratação baseado na necessidade específica da empresa.

5 – Criar pedido de compras

O pedido de compra é um acordo legal entre uma empresa e um fornecedor contendo informações essenciais do processo de compra, como quantidade, preço, condições de pagamento e entrega, além dos requisitos técnicos para cumprimento da demanda.

6 – Receber e auditar os itens comprados

Após a chegada do pedido, um especialista em compras realiza a verificação de qualidade dos itens entregues e garante a conformidade do fornecedor.

7 – Receber NF e efetuar pagamento

Suponha que o produto recebido atenda aos requisitos especificados no pedido de compra.

Nesse caso, um representante do departamento de compras aprova o recebimento de mercadorias, confirma a NF emitida por um fornecedor e providencia o pagamento das mercadorias entregues.

8 – Manter registros

É essencial manter todos os registros e documentos relevantes de cada compra para obter uma base de dados que possibilite comparar cenários, analisar gastos, desenvolver nova cadeia de fornecedores e antever cenários que possam impactar toda a cadeia de suprimentos.

9 – Estabelecer relacionamento com os fornecedores

Ao pagar pelo pedido, um gerente de compras deve avaliar o desempenho do fornecedor com base em KPI’s específicos da área, margens projetadas e conformidade do contrato e, dessa forma, tomar a melhor decisão sobre a continuidade ou não junto ao fornecedor.

10 – Gerar templates, dashboards e BI’s para análise e comunicação

Para concluir o ciclo de compras o gerente de compras deve, juntamente com seu time, analisar todas as contratações, baseado em dados consolidados nas ferramentas de gestão da empresa, colhendo feedbacks e ouvindo os clientes internos, assim como os fornecedores, para otimizar e atuar nos gargalos do processo e fazer o PDCA girar na gestão. (Consultar sobre a ferramenta PDCA).

Agora vamos entender o que é Purchasing?

Purchasing é um termo associado para as funções de compras de bens e serviços.

Processo Purchasing Fluxograma

Isso geralmente inclui:

1 – Criar ordem de compra

Se a requisição de compra foi aprovada, o analista de compras identifica a requisição e registra o tipo: standard, subcontratação, consignação, transferência de estoque ou serviço externo.

Em seguida, emite o pedido de compra ao fornecedor e concorda com a data e o local de entrega. Aqui dentro de um cenário utilizando o SAP, utilizando o ME51N.

2 – Agilizar e receber os itens comprados

Assim que o fornecedor confirma o pedido, o departamento de compras inicia o processo de diligenciamento.

Os funcionários rastreiam o status da entrega e solicitam a atualização do cronograma de entrega do fornecedor para garantir que o pedido chegue na hora certa, dando visibilidade para os clientes internos.

Depois disso, o gerente de compras junto com o especialista na carteira, audita os itens recebidos para garantir que sua qualidade esteja de acordo com os termos do contrato.

3 – Validar NF e realizar o three-way match (comparar o pedido de compra com a NF de entrada de mercadorias e a fatura do fornecedor)

Ao receber os produtos comprados, o profissional de compras compara a NF de entrada de mercadorias com a fatura emitida pelo fornecedor.

Em seguida, realiza o double check de três vias e comparam o pedido de compras, a entrada de mercadorias e a fatura.

4 – Efetuar o pagamento

Se os dados corresponderem, a empresa deve prosseguir para a última etapa do processo de compras e pagar pelos itens solicitados de acordo com as condições de pagamento acordadas.

Em resumo, quando você analisa o detalhamento dos processos, fica claro que purchasing é um subconjunto de procurement.

Procurement x Purchasing: Diferenças explicadas

Como você pode ver, tanto procurement quanto purchasing estão relacionados à aquisição de bens e serviços que uma empresa precisa ter.

Mas, apesar de serem parecidos no primeiro momento, eles diferem em suas abordagens, objetivos e foco.

Procurement como um todo contribui para criar uma vantagem competitiva para uma empresa.

Visa negociar o melhor valor do pedido pelo menor preço com um fornecedor e, assim, permitir que sua empresa produza mais gastando menos.

A receita de uma empresa depende de sua margem de lucro – a diferença entre quanto ela gasta na aquisição dos materiais necessários e quanto ganha com a venda de bens produzidos. É por isso que o procurement influencia diretamente na receita da empresa.

Além disso, o procurement está diretamente relacionado à estratégia corporativa.

Por outro lado, O purchasing não tem um papel menos importante nos negócios.

Ele garante que você obtenha a quantidade e a qualidade corretas dos itens solicitados, sejam entregues no prazo e os pagamentos não fiquem atrasados.

Por todas essas razões, as empresas devem abordar procurement como um processo estratégico essencial e purchasing como seu componente vital, e buscar constantemente maneiras de melhorá-los.

Sandro Mendes
Profissional com +15 anos de carreira desenvolvida em posições estratégicas nas áreas de FP&A, Supply Chain e Logística em diferentes indústrias no Brasil e Exterior, tais como Mineração, Energia Eólica, Bebidas, Construção Civil e Agronegócios. Mestre em Gestão Estratégica de Negócios pela Fucape Business School, MBA em Logística e Supply Chain, International Business na University of Southern Queensland e Finanças e Auditoria na FGV. Sócio Proprietário da S2 Consultoria e Treinamento.

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