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Passo a passo de uma Administração de Contratos de qualidade
Em uma das matérias da minha pós-graduação, falamos sobre gerenciamento de cronograma e definir as atividades, assim como: recursos, escopo, tempo, custo e isso me levou a pensar no meu papel como Engenheiro de Produção.
Em um processo seletivo que eu participei, uma das etapas era analisar o processo de contratos da empresa e propor melhorias. Ficou claro que administração de contratos era o maior gargalo do departamento de supply chain/procurement.
E o que fazer? A solução foi no redesenho de todos os processos e padronizar todas as atividades a fim de diminuir esse impacto.
Administração de Contratos
Primeiro vale ressaltar que quando falamos de administração de contratos, estamos falando de um item que implica diretamente na performance financeira e operacional de uma empresa.
Administrar bem seus contratos, é minimizar riscos, identificar e analisar oportunidades ou problemas futuros. Seja você a contratante ou o contratado.
E como fazer essa gestão de forma eficaz?
Abaixo um possível fluxo de processo a ser adotado:
1 – Todos os contratos devem estar registrados no sistema e ter o preenchimento obrigatório de pelo menos as seguintes informações: Empresa Contratada, Gestor ou área gestora do contrato, data de assinatura, data de vencimento, objeto e valor.
2- 90 dias antes do vencimento o sistema gerará um aviso automático. Esse aviso se repetirá por mais duas vezes. Faltando 60 dias e faltando 30 dias.
3- Após o recebimento do aviso de vencimento, o analista responsável pelo contrato comunicará a área gestora e dará uma data limite de retorno com a confirmação se vamos ou não renovar o contrato.
- Em caso positivo para renovação: A área deverá confirmar o escopo do contrato e o budget previsto para a renovação.
- Em caso positivo para renovação com mudança de fornecedor: A área deverá confirmar o escopo do contrato e o motivo de mudança do fornecedor.
- Em caso negativo para renovação: Será feita uma comunicação ao fornecedor e solicitação do distrato ao jurídico.
4- Com o recebimento do escopo e budget o analista inicia o processo de renovação do contrato.
- Em caso positivo para renovação: É feita uma comunicação ao fornecedor do interesse de renovação do contrato, confirmado o escopo e condições para essa renovação e solicitando uma proposta.
- Em caso positivo para renovação com mudança de fornecedor: É feita uma pesquisa no mercado dos possíveis fornecedores. Após a separação, inicia um contato onde é passado o escopo do serviço, condições para contratação e solicita assim uma proposta. Nessa comunicação deve ser um cronograma, com: Data de confirmação de recebimento e interesse, data para envio das dúvidas e data limite para apresentação da proposta.
5- Após o recebimento da proposta é feita uma análise financeira do fornecedor e atualização do cadastro. O fornecedor deve enviar o contrato social, cartão CNPJ e os formulários de privacidade de dados e sustentabilidade.
- Em caso positivo para renovação: Será preenchido pela área gestora o formulário de avaliação do fornecedor.
6- Após análise do cadastro do fornecedor por parte da área jurídica, segue a análise das propostas pela coordenação de compras e área gestora.
7- O analista deverá elaborar o mapa comparativo de preços, mostrando o saving do processo. O mapa comparativo deve ter as informações de: Valor pago atualmente, valor do budget para renovação, valor atualizado com base no IPC e valor da proposta. Além do histórico de negociação
8- Após aprovação por parte da coordenação de compras e área gestora, é solicitada a elaboração de minuta para o jurídico.
9- Após o recebimento da minuta, o documento é submetido a análise do gestor de contrato e fornecedor.
10- Após aprovação por parte das duas áreas envolvidas, o jurídico deve enviar uma cópia do documento vistada e em PDF.
11- A assinatura do contrato deverá ser eletrônica através do docusign e o documento deverá ser arquivado na pasta de rede após finalização.
E quais as possíveis melhorias ou soluções para garantir que esse fluxo seja seguido com qualidade?
- Inovação: Automatizar processos que já tenham ideias estruturadas através de robôs.
- Sistema de Gestão de Contratos: Normalmente todos os ERP ‘s possuem um módulo direcionado à gestão de contratos. O que ajuda na consulta, padronização e rotinas de revisão.
- Renovação automática: Identificando os serviços que são essenciais e contínuos para a operação, pode adotar uma renovação automática dos contratos sendo preciso apenas uma reanálise quanto ao escopo e custos.
- Política de Administração: É importante que a empresa tenha todas as diretrizes sobre contratações bem desenhada e de conhecimento de todos os colaboradores.
- Padronização: Na intenção de diminuir o impacto é padronizar o processo. Podendo inclusive fazer uma padronização por categoria, já que no geral existem diferentes frentes de contratação.
- Revisão: Criar um cronograma de revisão dos termos contratuais, garantindo a elevação do nível de controle. E dos processos, com gestão 4.0.
- Treinamento: Independente do tamanho ou senioridade do funcionário, é importante que ele esteja treinado e tenha qualificação para executar o processo.
- Relatórios: Ter uma rotina de criação e apresentação de relatórios gerenciais, para a alta hierarquia e os colaboradores diretamente envolvidos no processo, garante identificar e avaliar as variáveis, impactos e riscos.
Obs: O formulário de desempenho do fornecedor aplicado nos processos de renovação é importante para conseguir gerar os relatórios e indicadores dessa parceria e são divididos em:
- Impacto: Determinar se o objetivo final do contrato for conquistado;
- Efetividade: Mostram as contribuições dos resultados;
- Desempenho: Revelam se as metas traçadas foram atingidas;
- Operacionais: Identificam as tendências relacionadas à operação.
Jean Durval
Um ator que trabalha com Supply Chain ou um Comprador que faz teatro?
1º TOP Voice da área de Suprimentos & TOP 100 Creator Brasil 2022 - Selecionado pela plataforma e participante da 2º Turma da Academia Itaú de Criadores, que é um projeto entre Itaú Unibanco e a YOUPIX.
Prazer, eu sou Jean Durval. Um Engenheiro de Produção, Pós graduado em Gerenciamento de Projetos e em Cidades Inteligentes e Sustentáveis, com mais de 13 anos de carreira na área Supply Chain e Procurement. Sou certificado em Diversidade e Inclusão nas Organizações pela PUC, onde venho desenvolvendo um trabalho voltado para a Diversidade de Fornecedores dentro das empresas. Expertise em compras, orçamentos, projetos, planejamento estratégico, logística, indicadores, gestão de fornecedores, administração de contratos, compliance, auditoria, importação e exportação, assegurando o cumprimento dos critérios e qualidade requerida.
