A gestão de estoques é um dos elementos mais críticos na operação estratégica de uma empresa, sendo essencial para garantir eficiência operacional e sustentabilidade financeira das organizações.
Segundo o Procurement Book, o gerenciamento eficaz de estoques envolve equilibrar a disponibilidade de materiais com a minimização dos custos de manutenção desses ativos, tornando o estoque um recurso estratégico que deve ser cuidadosamente gerido.
Por que otimizar a gestão de estoques?
Uma gestão de estoques otimizada impacta diretamente nos resultados financeiros e operacionais da empresa. Através do gerenciamento eficaz é possível:
- Reduzir custos operacionais relacionados à armazenagem e manutenção;
- Melhorar o fluxo de caixa através da redução da imobilização de capital;
- Evitar rupturas no fornecimento, que poderiam afetar a satisfação do cliente;
- Incrementar a eficiência geral dos processos internos, reduzindo desperdícios e aumentando a agilidade operacional.
Principais Métodos para a Gestão de Estoques
A gestão de estoques é essencial para garantir a eficiência operacional de uma empresa. O uso de métodos adequados permite que os recursos sejam otimizados, reduzindo custos, evitando desperdícios e melhorando o controle dos produtos armazenados.
Quando aliados a sistemas informatizados de gestão (softwares ERP), esses métodos se tornam ainda mais eficientes. A seguir, apresento uma explicação aprofundada sobre os principais métodos utilizados:
PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair) ou (FIFO – First In, First Out)
O método PEPS (FIFO – First In, First Out) é ideal para garantir que os produtos mais antigos sejam vendidos ou utilizados antes dos mais novos.
É amplamente utilizado em setores que trabalham com produtos perecíveis ou que têm data de validade, como alimentos, medicamentos e produtos químicos.
- Como funciona:
- Os produtos são armazenados de maneira que os primeiros itens comprados ou produzidos sejam os primeiros a sair quando ocorre uma venda ou uso.
- Vantagens:
- Reduz a perda por vencimento ou deterioração.
- Mantém o estoque sempre atualizado com produtos mais recentes.
- Melhora o controle de qualidade.
- Desvantagens:
- Pode ser difícil de implementar em estoques com alta rotatividade de itens.
- Requer uma gestão física eficiente para garantir que o produto mais antigo seja o primeiro a sair.
UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair) ou (LIFO – Last In, First Out)
O método UEPS (LIFO – Last In, First Out) é usado principalmente em setores onde o custo dos produtos muda com frequência, como no setor de tecnologia ou no comércio de metais e commodities.
- Como funciona:
- Os produtos mais recentes adquiridos ou produzidos são os primeiros a sair. Esse método é útil em ambientes onde os preços estão em constante variação.
- Vantagens:
- Melhora o fluxo de caixa em períodos de alta inflação, já que os produtos vendidos têm custo mais próximo ao valor atual de mercado.
- Aumenta o lucro contábil em ambientes com alta valorização de preço.
- Desvantagens:
- Pode gerar distorções no controle de estoque, especialmente em produtos com prazo de validade.
- Difícil de gerenciar em empresas que trabalham com produtos perecíveis.
3 – Custo Médio Ponderado
O método de custo médio ponderado calcula o valor médio do estoque com base nos custos de aquisição ou produção, proporcionando uma visão equilibrada dos preços de venda.
- Como funciona:
- A cada entrada de novos produtos, é feito um novo cálculo de custo médio ponderado (total do valor em estoque dividido pelo total de unidades disponíveis).
- Vantagens:
- Facilita o controle contábil, já que o valor médio suaviza as variações de preço.
- Ideal para empresas que trabalham com produtos com pequenas variações de valor.
- Desvantagens:
- Pode mascarar variações reais nos custos individuais dos produtos.
- Em ambientes com alta flutuação de preços, o valor médio pode ser incompatível com o valor real de mercado.
4 – Just in Time (JIT)
O método Just in Time é inspirado no modelo de produção japonês da Toyota e visa manter o estoque mínimo possível, com reposição de produtos feita apenas sob demanda.
- Como funciona:
- Os produtos são adquiridos ou produzidos apenas quando há demanda real por parte dos clientes ou da linha de produção.
- Vantagens:
- Reduz custos de armazenagem.
- Melhora o fluxo de caixa, já que o capital não fica imobilizado em estoque.
- Menor risco de perda por deterioração ou obsolescência.
- Desvantagens:
- Alto risco de ruptura de estoque em caso de aumento inesperado da demanda.
- Dependência de uma cadeia de suprimentos eficiente e confiável.
5 – Curva ABC
A Curva ABC é um método de classificação baseado no princípio de Pareto (80/20). Ele divide o estoque em três categorias (A, B e C) com base na relevância financeira ou estratégica dos itens.
- Como funciona:
- Classe A: Produtos que representam 80% do valor total do estoque, mas em menor quantidade (20% dos itens).
- Classe B: Produtos intermediários que representam cerca de 15% do valor do estoque (30% dos itens).
- Classe C: Produtos que representam apenas 5% do valor do estoque, mas compõem a maior parte do volume (50% dos itens).
- Vantagens:
- Foco nos produtos de maior valor estratégico.
- Permite uma gestão mais eficiente e direcionada de recursos.
- Reduz o excesso de estoque e melhora a liquidez.
- Desvantagens:
- Classificação pode mudar com o tempo, exigindo reavaliação constante.
- Produtos da classe C podem gerar rupturas em momentos de pico de demanda.
6 – Método do Custo a Preço de Venda no Varejo
Este método é utilizado principalmente no setor varejista e calcula o valor do estoque com base nos preços de venda ao consumidor, deduzindo a margem de lucro para determinar o custo dos produtos.
- Como funciona:
- O valor de cada produto é determinado pelo preço de venda menos a margem de lucro desejada.
- Vantagens:
- Facilita o cálculo de margem e lucro.
- Ajuda a determinar o valor real do estoque com base no mercado consumidor.
- Desvantagens:
- Pode levar a distorções em produtos com margens muito variáveis.
- Difícil de gerenciar em estoques com produtos de valores muito distintos.
7 – Estoque Mínimo
O estoque mínimo é a menor quantidade de um produto que deve ser mantida em estoque para evitar rupturas.
- Como funciona:
- A empresa estabelece um ponto mínimo de segurança para garantir que o produto não fique em falta até que uma nova reposição seja feita.
- Vantagens:
- Evita rupturas de estoque.
- Melhora o fluxo de trabalho na operação.
- Desvantagens:
- Pode resultar em altos custos de manutenção de estoque.
- Exige previsão precisa de demanda.
8 – Estoque Máximo
O estoque máximo é o limite máximo de quantidade de um produto que pode ser armazenado de maneira eficiente, considerando a capacidade física e os custos operacionais.
- Como funciona:
- O estoque máximo é definido com base na demanda projetada, no espaço disponível e nos custos de manutenção.
- Vantagens:
- Evita desperdício por excesso de armazenamento.
- Permite melhor controle sobre o capital investido em estoque.
- Desvantagens:
- Risco de falta de estoque em caso de aumento inesperado da demanda.
- Alto custo de armazenagem se o estoque máximo for excedido.
A escolha do método mais adequado para a gestão de estoque depende das características do produto, do ciclo de vendas, dos custos operacionais e da estratégia de negócios.
Em muitos casos, a combinação de diferentes métodos é a melhor solução para otimizar o processo de controle de estoque, reduzir desperdícios e aumentar a eficiência operacional.
Políticas de Estoque
As políticas de estoque definem as regras e diretrizes para o controle e manutenção dos estoques, orientando as decisões operacionais e estratégicas.
Como bem define o Procurement Book, uma boa política de estoque deve considerar aspectos como níveis mínimos e máximos, ponto de pedido, estoque de segurança e critérios para reposição.
A definição clara dessas políticas permite que a empresa mantenha um equilíbrio saudável entre disponibilidade e custo operacional, evitando excessos ou faltas de materiais.
Aspectos-chave para uma gestão estratégica eficiente
- Nível de Serviço – Definir o nível de serviço é entender as expectativas dos clientes e alinhar à capacidade financeira da empresa. Altos níveis de serviço exigem estoques maiores, aumentando custos. Deve-se avaliar o impacto financeiro e operacional para determinar o equilíbrio ideal.
- Previsão de Vendas – A precisão na previsão de vendas reduz a necessidade de estoques de segurança. Métodos como análise histórica, modelos estatísticos e técnicas avançadas de inteligência artificial podem aprimorar a precisão, otimizando a gestão de estoques.
- Monitoramento do Desempenho dos Fornecedores – A confiabilidade dos fornecedores influencia diretamente a gestão de estoques. Avaliar regularmente o desempenho dos fornecedores em termos de pontualidade, quantidade e qualidade garante menor necessidade de estoques adicionais para cobrir possíveis falhas.
- Decisão sobre Infraestrutura Própria ou Terceirizada – A decisão estratégica entre expandir infraestrutura própria ou terceirizar armazenagem precisa considerar o impacto financeiro (CAPEX vs OPEX) e operacional, além da flexibilidade e escalabilidade exigidas pelo mercado.
- Just-in-Time vs Just-in-Case – Métodos Just-in-Time visam reduzir estoques mantendo apenas o necessário, enquanto o Just-in-Case prioriza disponibilidade, porém aumentando custos com estoques excedentes. Estratégias como VMI e consignação ajudam a encontrar um equilíbrio eficiente entre essas abordagens.
- Redução dos Lead Times – Reduzir os tempos de entrega com fornecedores regionais, compartilhamento de informações e parcerias estratégicas reduz a necessidade de grandes estoques de segurança, aumentando a capacidade de resposta e reduzindo custos.
- Precisão dos Estoques – Inventários cíclicos frequentes e uso de tecnologias como RFID, WMS e sistemas ERP aumentam a precisão dos estoques, diminuindo a necessidade de estoques de segurança adicionais e melhorando a eficiência operacional.
Implementação Prática da Otimização de Estoques
Uma implementação eficaz das estratégias exige uma abordagem estruturada e alinhada às melhores práticas recomendadas pelo Procurement Book:
- Análise e Diagnóstico: Realizar auditorias detalhadas para identificar pontos críticos e oportunidades de otimização no estoque, analisando desempenho histórico e atuais práticas operacionais.
- Planejamento Integrado: Combinar previsões de demanda, capacidades internas e disponibilidade de fornecedores para criar planos consistentes e robustos, evitando excesso ou escassez de estoques.
- Colaboração com Fornecedores: Criar parcerias com fornecedores-chave, promovendo comunicação transparente e planejamento colaborativo, reduzindo lead times e aumentando a confiabilidade do fornecimento.
- Implementação de Sistemas Automatizados: Investir em sistemas tecnológicos avançados para automação dos processos de controle e gestão de estoques, garantindo precisão em tempo real e permitindo respostas rápidas às mudanças de demanda.
- Monitoramento Contínuo: Estabelecer indicadores-chave de desempenho (KPIs) claros e processos contínuos de monitoramento e feedback para ajustar rapidamente a gestão dos estoques, promovendo uma melhoria contínua.
Indicadores essenciais (KPIs) para a gestão de estoques
Encontramos no Procurement Book, alguns dos principais KPIs que ajudam a medir a eficiência e eficácia da gestão de estoques são:
- Giro de Estoque: Avalia a velocidade com que o estoque é vendido ou utilizado em um período determinado.
- Cobertura de Estoque: Mede por quanto tempo o estoque disponível pode atender a demanda sem necessidade de reposição imediata.
- Taxa de Ruptura: Indica a frequência com que produtos estão indisponíveis para o cliente.
- Precisão de Inventário: Avalia a exatidão dos registros físicos em comparação aos registros sistêmicos.
- Custo de Armazenagem: Monitora o custo total relacionado ao armazenamento e manutenção dos estoques.
- Valor em Estoque: Mede o capital total investido nos estoques, essencial para controle financeiro.
Desafios na Gestão de Estoques
Destaca o Procurement Book que os principais desafios enfrentados pelas empresas na gestão de estoques incluem:
Erros na Previsão de Demanda
A previsão de vendas imprecisa leva a estoques excessivos ou rupturas. Implementar modelos estatísticos avançados, análise preditiva e machine learning pode ajudar a aumentar a precisão.
Fornecedores Não Confiáveis
Atrasos, entregas incompletas ou produtos fora de especificação obrigam a empresa a manter estoques de segurança elevados.
Melhorar os contratos de fornecimento, adotar uma base de fornecedores diversificada e estabelecer penalidades contratuais pode reduzir esses riscos.
Falhas de Comunicação
Problemas na troca de informações entre áreas internas e fornecedores geram desalinhamento nos níveis de estoque. Implementar sistemas ERP integrados e automatizados melhora a comunicação e evita erros operacionais.
Resistência à Mudança
Mudanças nos processos de gestão de estoques podem gerar resistência interna por parte das equipes. Promover treinamentos regulares, envolver as equipes nas decisões estratégicas e demonstrar os benefícios das mudanças ajuda a superar essa barreira.
Gestão de SKUs em excesso
Produtos obsoletos ou de baixo giro podem aumentar os custos de armazenagem e ocupar espaço que poderia ser utilizado para itens mais estratégicos.
Revisar periodicamente o portfólio de SKUs, estabelecer critérios claros para descontinuação e adotar políticas de descarte são ações essenciais para mitigar esse problema.
Desafios na Gestão de Estoques de Segurança
Manter estoques de segurança excessivos para evitar rupturas pode aumentar os custos operacionais e de armazenagem.
Realizar revisões periódicas dos níveis de segurança e ajustar conforme a variação na demanda é essencial para equilibrar custo e disponibilidade.
Fontes e Referências
- ALEXANDER, Leonardo, et al. Procurement Book. 1ª edição. São Paulo: Adapt NextGen, 2024. Páginas citadas: 34, 43, 49, 67, 85, 86, 87, 88, 99 a 213.
- https://blognagarage.com.br/melhores-praticas/otimizacao-de-estoques/
- https://blognagarage.com.br/melhores-praticas/como-calcular-estoque-minimo-ponto-de-pedido-e-estoque-maximo-para-estoques-de-mro/
- https://www.oracle.com/br/scm/inventory-management/what-is-inventory-management/
