A importância do Compliance em Compras
Antes de iniciar esta jornada importante saber o que significa COMPLIANCE
Compliance é um termo em inglês que pode ser interpretado como estar em conformidade.
Após a aprovação da Lei 12.846/13, conhecida como Lei Anticorrupção, onde obriga as instituições a propor políticas internas de controle bastante rígidas sobre quaisquer possibilidades de fraudes, desvios ou atos de corrupção.
Trazendo o COMPLIANCE para a área de Compras?
Significa agir de acordo com leis, normas, políticas, procedimentos internos, código de conduta e ética, realizando as atividade de forma transparente e com segurança em todo o processo de aquisição de bens e serviços.
QUAL A SUA IMPORTÂNCIA
- Evita fraudes e corrupção: Protege a empresa contra desvios de recursos, propina e outros crimes, preservando sua reputação e a confiança dos stakeholders.
- Gerencia riscos: Identifica e previne problemas como fornecedores não confiáveis, produtos adulterados ou serviços de má qualidade.
- Otimiza custos: Assegura o uso eficiente dos recursos, evitando compras desnecessárias e otimizando os investimentos.
- Melhora a governança corporativa: Promove a boa gestão e a tomada de decisões responsáveis, alinhando as compras com os objetivos estratégicos da empresa.
- Aumenta a competitividade: Demonstra compromisso com a ética e a responsabilidade social, atraindo parceiros e clientes que valorizam essas práticas.
COMO IMPLEMENTAR O COMPLIANCE EM COMPRAS?
- Comece com o básico: Defina todo o processo E2E, definindo políticas e procedimentos básicos de Compliance em Compras, de fora clara onde seja possível detalhar todo o processo a ser seguido para aquisições.
- Defina políticas e procedimentos: Crie um manual, procedimentos, normas.
- Treinamento contínuo: Realize treinamento de forma continua, capacite a equipe de compras, requisitantes e todos os envolvidos em processo de aquisição sobre os princípios do Compliance, as leis e normas aplicáveis e os procedimentos internos da empresa.
- Implemente sistemas e workflow: A utilização de sistemas de gestão de compras para automatizar tarefas, controlar fluxos de aprovação e gerar relatórios e indicadores em pontos frágeis e fundamental.
- Ter um canal de denúncia: Estabelecer canais de forma segura para que clientes, transportadoras, funcionários e fornecedores, enfim todos que possam denunciar alguma irregularidades no processo.
- Auditorias: Ter um processo de auditorias periódicas para verificar o cumprimento das normas de forma a garantir que todo o E2E seja avaliado, aplicando o processo de PDCA.
EXEMPLOS DE GARANTIR O COMPLIANCE EM COMPRAS:
Conformidade de Contrato: Garante que as compras sigam os termos acordados em contratos, como preços, condições de pagamentos, etc.
Exemplo: Uma empresa assina um contrato com um fornecedor de equipamentos para garantir o fornecimento de peças de reposição a preços pré-definidos (o famoso LGPU).
Área de compras da empresa implementa um workflow avaliando e todos os pedidos estão de acordo com os termos do contrato, antes de aprová-los.
Conformidade do Produto: Verifica se os produtos atendem às especificações técnicas e aos requisitos regulatórios de segurança.
Exemplo: Uma empresa de brinquedos precisa importar bonecas.
A área técnica em conjunto com o Compras avalia se as bonecas atendem às normas de segurança brasileiras antes de importá-las.
Conformidade do Fornecedor: Verifica se os fornecedores possuem as certificações, seguros, licenças e autorizações necessárias, além de cumprirem os contratos e regras da empresa.
Exemplo: Uma empresa de construção civil contrata uma empresa para realizar a reforma de um prédio
A setor de compras avalia se a empresa contratada possui todas as licenças e certificações necessárias para realizar a obra, além de verificar se a empresa tem um histórico de cumprimento de contratos.
CONSIDERAÇÕES
A implementação exige mudança de cultura, investimento em treinamento e recursos, e constante aprimoramento das práticas, pois o compliance e um processo contínuo que exige comprometimento da alta liderança da empresa, pois promove um processo de transparência e da tranquilidade ao comprador para atuar de forma padronizada, deixando claro aos clientes internos as regras de negócios estabelecidas
José Herculano Santos
Responsável pela CLM (Contract Lifecycle Management) e SRM ( Supplier Relationship Management), onde lidero a equipe com o objetivo de garantir a saúde financeira dos contratos por meio de uma gestão integrada e eficiente em todo o ciclo de vida dos contratos, avaliação de riscos de fornecedores.
