e-Procurement, esse nosso velho conhecido (mas não tão praticado quanto deveria)

e-Procurement, esse nosso velho conhecido (mas não tão praticado quanto deveria)

Tenho uma longa história profissional relacionada a este tema.

Lembro-me muito bem de um trabalho que fiz para uma empresa a qual trabalhei onde o projeto era desenvolver um business plan para entrada no mercado americano, através de um programa de uma universidade renomada da Califórnia.

Esse tal projeto seria conduzido em conjunto com um grupo de Mestrandos da escola de negócios dessa universidade.

O que me marcou, e isso já faz 9 anos, foi a reação do grupo de Mestrandos e Professores quando apresentei a empresa de software e o seu principal produto: “e-Procurement?! Esse tema ainda está em pauta?”.

Pois é, as empresas renomadas e bem estabelecidas desse mercado, seja no Brasil ou em nível mundial datam de 94, 96. Realmente já faz um bom tempo.

Portanto, a provocação deste artigo é a seguinte:

– Por que ainda hoje, 2021, ainda existem tantas grandes empresas (médias e pequenas também) com seus processos de compra tão pouco digitalizados?

Acreditem, essa percepção vem de quem diariamente tem contato com empresas dos mais variados setores e portes, consultorias grandes, consultorias boutiques, fornecedores, etc.

Observa-se que muitas dessas empresas com lacunas importantes em seus processos, até possuem ferramentas, às vezes mais de uma, e não conseguem ter o seu processo totalmente digitalizado, com uma visão única do gasto total (Spend), com o devido compliance e com nível de colaboração adequado com seus parceiros de negócios (fornecedores acima de tudo) e também com as áreas de apoio dentro de sua organização como o jurídico, o contas a pagar e a área de qualidade de fornecedores por exemplo.

Mais uma provocação:

– Quais seriam as barreiras então?

Vou sugerir aqui uma reflexão sobre os pontos que considero mais importantes e que configuram barreiras na digitalização plena do processo, e, convidar o leitor a olhar para dentro de sua organização e responder para si mesmo essas preguntas-provocativas, visando transformar a área de Compras tornando-a #FrontOffice como diz o meu amigo e guru Leonardo Alexander Cerqueira, ganhando um nível de eficiência que permitirá olhar para o ESTRATÉGICO com muito mais foco.

Comunicação com a área de Compras

Como se dá essa comunicação. O sistema atual facilita ou cria uma barreira? A comunidade heterogênea de requisitantes e aprovadores lida bem com a ferramenta ou com o processo que está em vigor? Há dificuldades em detalhar o escopo de uma requisição? Recorre-se geralmente a um email com uma planilha anexada? O requisitante (e o aprovador) conseguem facilmente rastrear o que acontece com sua requisição? Qual o percentual de cobertura do processo ou do sistema+processo em relação aos tipos de solicitação ou requisição para a área de compras?

Sourcing, 3-bids-and-buy, RFQ, etc

Qual o percentual de sourcings de maneira geral que a ferramenta cobre? Quais tipos não são cobertos e por quê?

“Duvido que esse sistema seja melhor que a minha planilha automatizada” – Frases como esta comumente ouvimos.

Faltam campos no sistema? Há limites de número de templates? Dificuldade na equalização das várias propostas? E os impostos? Há campos para configurar o TCO de cada aquisição? É possível criar facilmente simulação de cenários de aquisição?

“Ah aqui na minha empresa é diferente…” – Sem dúvida, cada empresa tem suas particularidades, mas o sistema e a implementação do sistema deram a flexibilidade necessária para atender vários tipos e volumes de aquisição? Qual o nível de adoção entre os fornecedores? Todos respondem bem ou tem dificuldades recorrentes?

Fornecedores e parceiros de negócio

Como os agentes externos interagem com o sistema? Há algum tipo de cobrança para os Fornecedores? Já pensou que o Fornecedor pode ter de acessar várias plataformas e a simplicidade no acesso e no uso e principalmente nas respostas tem de ser intuitiva?

As barreiras neste quesito são mortais para o sucesso de uma implementação. Se o Fornecedor não adotar, ou ainda, boicotar, não há ‘e-Procurement’…

Colaboração com áreas de suporte dentro da organização

Quase todos os processos de compras envolvem o jurídico e outros tantos a área de qualidade/gestão de fornecedores.

Como essas áreas interagem com o processo ou sistemas que está em vigor? A área de qualidade tem condições de bloquear um fornecedor para novos bids? O jurídico é envolvido e colabora na elaboração da minuta durante o processo de sourcing? Há um banco de cláusulas e minutas padrão disponíveis para os negociadores? E a assinatura dos contratos, é eletrônica?

Integração do processo ou da solução com o ERP e demais sistemas da empresa

Para fechar o check-list ou as perguntas-provocativas tocamos no ponto mais complexo e nevrálgico de uma implementação de ‘e-Procurement’. A integração com o ERP. Para fechar e não complicar demais, vamos à ‘sopa de letrinhas’:

Integra com SSO (Single-sign-on)? Usa API REST para integrações em tempo real? Qual o Middleware disponível? Integrações via SFTP monitoradas? Certificações em Segurança da Informação, LGPD, GDPR, etc.? Disponibilidade, Disaster Recovery Plan e SLA em contrato? E por aí vai.

As perguntas são provocativas e tem a intenção de fazer pensar e guiar, talvez, um check-list sobre a solução implementada ou a implementar.

Por fim, afirmo com a mesma segurança que “HÁ LUZ NO FIM DO TÚNEL”.

As soluções de “e-Procurement” tem evoluído e muitas dessas barreiras não só foram tratadas como geraram funcionalidades e módulos complementares, ainda mais abrangentes criando uma nova categoria de soluções que não só respondem aos desafios atuais mas que abrem uma porta importante para cobrir o processo como um todo, e dar espaço para o que há de mais moderno em aplicações de negócio como a inteligência artificial, o machine learning e a real colaboração entre os vários atores desse processo de compras, que, dentro de uma empresa de qualquer porte é o mais multi-disciplinar de todos.

 

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