Gerenciamento de Contratos – Processos e práticas

Gerenciamento de Contratos – Processos e práticas

Acredito que é possível medir a maturidade de uma organização de compras avaliando o estado atual de seus processos e práticas de Gerenciamento de Contratos.

Se sua empresa não vê o Gerenciamento de Contratos como um facilitador central de sua estratégia de compras, sua organização pode não estar utilizando efetivamente um recurso importante para a criação de valor.

Neste post, abordaremos três áreas de subutilização do:

Gerenciamento de Contratos, Repositório de Contratos, preços negociados e condições comerciais como prazo de pagamento e alertas e automação de contratos.

Discutiremos cada área sem considerar as plataformas de compras específicas, porque muitas plataformas hoje suportam as políticas e práticas que são essenciais para otimizar a função de Gerenciamento de Contratos. Como o Coupa Software por exemplo.

Repositório de Contratos

Em muitas organizações, o ciclo de vida do Gerenciamento de Contratos – desde a criação até a revisão e execução – é manualmente intensivo e pode levar várias semanas ou até meses.

Esses atrasos restringem severamente a agilidade de uma empresa em responder a oportunidades de negócios e mudanças nas condições de mercado.

As atuais plataformas de gerenciamento de compras, quando utilizadas adequadamente, simplificam muito o processo de construção e manutenção de uma biblioteca de cláusulas contratuais, reduzindo assim a reinvenção pontual e as ineficiências de revisão que isso acarreta.

Você pode criar novos contratos rapidamente usando modelos pré-aprovados e cláusulas legais para ajudar a criar consistência, conformidade e visibilidade em toda a empresa.

Se sua organização subutiliza seu repositório de contratos, é provável que o problema exista na área de compras ou jurídica de sua empresa.

Preços e Condições de Pagamento

Poucas políticas de compras têm um impacto mais direto no fluxo de caixa e na lucratividade do que preços e condições de pagamento negociadas.

Mas, muitas vezes, os resultados dessas funções vitais de gerenciamento de fornecedores não são rastreados e gerenciados por meio dos recursos de gerenciamento de contratos da plataforma de compras.

Surpreendentemente, os exemplos de oportunidades perdidas são abundantes em categorias de gastos diretos e indiretos.

Na ausência de estratégias e políticas corporativas claramente definidas e as transferências apropriadas entre Sourcing e Contratos, as informações básicas não são inseridas ou não são atualizadas, desativando qualquer papel proativo para a função de Gerenciamento de Contratos.

Alertas de contrato e automação

Enquanto as duas primeiras categorias de subutilização podem ser atribuídas à falta de processos de compras maduros, a terceira é um subproduto.

As plataformas atuais criam transparência e fornecem alertas automatizados para gerenciar oportunidades e riscos.

No entanto, na ausência de gerenciamento consistente de cláusulas contratuais aprovadas e preços negociados e condições de pagamento, etc. A capacidade de monitorar e gerenciar proativamente a cadeia de suprimentos fica prejudicada.

Nesses ambientes, a função de Gerenciamento de Contratos se envolve no gerenciamento de exceções.

Atenção: Fornecedores experientes costumam usar essas circunstâncias a seu favor.

Então, qual é o remédio? 

Por que mais empresas não aproveitam os recursos de suas plataformas de compras para gerenciar contratos, políticas e compliance ?

Como em todos os problemas, a resposta depende de como você define o desafio.

O Gerenciamento de Contratos, como todas as funções de compras, é tão eficaz quanto a estratégia da empresa e as políticas e práticas que a apoiam.

Além disso, o alinhamento das partes interessadas entre as equipes Jurídica, de Compras e Stakeholders promoverá ou pode impactar o sucesso daquela contratação.

Se sua organização demora muito para integrar novos fornecedores, não vê o Gerenciamento de Contratos como uma ferramenta essencial para instigar o gerenciamento de mudanças e não pode aproveitar os alertas automatizados para gerenciar de forma proativa exceções, riscos e oportunidades de renegociação, não se desespere .

Pense nisso como uma oportunidade de educar a alta administração sobre o papel que compras pode entregar nos resultados finais.

O Gerenciamento de Contratos pode não ser a área mais interessante de compras, mas essa função vital informa e habilita todas as outras funções de otimização de compras, incluindo Análise de Gastos, Fornecimento Estratégico, Processos de Compras, Fatura e Pagamento e Gerenciamento de Fornecedores, Riscos e Compliance.

ENTÃO, abrace a Gestão de Contratos! Ela só tem a colaborar.

Leonardo Alexander
Mais de 30 anos de experiência sendo Head de Suprimentos na AmBev/AB-InBev, P&G (Consumer Goods), B. Braun (Farma) e LATAM Head of Supply Chain Planning & Performance na BP (British Petroleum). Graduado em comércio exterior, extensão pela Columbia University e MIT ACE Program.

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