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Gerenciamento de Contratos – Processos e práticas
Acredito que é possível medir a maturidade de uma organização de compras avaliando o estado atual de seus processos e práticas de Gerenciamento de Contratos.
Se sua empresa não vê o Gerenciamento de Contratos como um facilitador central de sua estratégia de compras, sua organização pode não estar utilizando efetivamente um recurso importante para a criação de valor.
Neste post, abordaremos três áreas de subutilização do:
Gerenciamento de Contratos, Repositório de Contratos, preços negociados e condições comerciais como prazo de pagamento e alertas e automação de contratos.
Discutiremos cada área sem considerar as plataformas de compras específicas, porque muitas plataformas hoje suportam as políticas e práticas que são essenciais para otimizar a função de Gerenciamento de Contratos. Como o Coupa Software por exemplo.
Repositório de Contratos
Em muitas organizações, o ciclo de vida do Gerenciamento de Contratos – desde a criação até a revisão e execução – é manualmente intensivo e pode levar várias semanas ou até meses.
Esses atrasos restringem severamente a agilidade de uma empresa em responder a oportunidades de negócios e mudanças nas condições de mercado.
As atuais plataformas de gerenciamento de compras, quando utilizadas adequadamente, simplificam muito o processo de construção e manutenção de uma biblioteca de cláusulas contratuais, reduzindo assim a reinvenção pontual e as ineficiências de revisão que isso acarreta.
Você pode criar novos contratos rapidamente usando modelos pré-aprovados e cláusulas legais para ajudar a criar consistência, conformidade e visibilidade em toda a empresa.
Se sua organização subutiliza seu repositório de contratos, é provável que o problema exista na área de compras ou jurídica de sua empresa.
Preços e Condições de Pagamento
Poucas políticas de compras têm um impacto mais direto no fluxo de caixa e na lucratividade do que preços e condições de pagamento negociadas.
Mas, muitas vezes, os resultados dessas funções vitais de gerenciamento de fornecedores não são rastreados e gerenciados por meio dos recursos de gerenciamento de contratos da plataforma de compras.
Surpreendentemente, os exemplos de oportunidades perdidas são abundantes em categorias de gastos diretos e indiretos.
Na ausência de estratégias e políticas corporativas claramente definidas e as transferências apropriadas entre Sourcing e Contratos, as informações básicas não são inseridas ou não são atualizadas, desativando qualquer papel proativo para a função de Gerenciamento de Contratos.
Alertas de contrato e automação
Enquanto as duas primeiras categorias de subutilização podem ser atribuídas à falta de processos de compras maduros, a terceira é um subproduto.
As plataformas atuais criam transparência e fornecem alertas automatizados para gerenciar oportunidades e riscos.
No entanto, na ausência de gerenciamento consistente de cláusulas contratuais aprovadas e preços negociados e condições de pagamento, etc. A capacidade de monitorar e gerenciar proativamente a cadeia de suprimentos fica prejudicada.
Nesses ambientes, a função de Gerenciamento de Contratos se envolve no gerenciamento de exceções.
Atenção: Fornecedores experientes costumam usar essas circunstâncias a seu favor.
Então, qual é o remédio?
Por que mais empresas não aproveitam os recursos de suas plataformas de compras para gerenciar contratos, políticas e compliance ?
Como em todos os problemas, a resposta depende de como você define o desafio.
O Gerenciamento de Contratos, como todas as funções de compras, é tão eficaz quanto a estratégia da empresa e as políticas e práticas que a apoiam.
Além disso, o alinhamento das partes interessadas entre as equipes Jurídica, de Compras e Stakeholders promoverá ou pode impactar o sucesso daquela contratação.
Se sua organização demora muito para integrar novos fornecedores, não vê o Gerenciamento de Contratos como uma ferramenta essencial para instigar o gerenciamento de mudanças e não pode aproveitar os alertas automatizados para gerenciar de forma proativa exceções, riscos e oportunidades de renegociação, não se desespere .
Pense nisso como uma oportunidade de educar a alta administração sobre o papel que compras pode entregar nos resultados finais.
O Gerenciamento de Contratos pode não ser a área mais interessante de compras, mas essa função vital informa e habilita todas as outras funções de otimização de compras, incluindo Análise de Gastos, Fornecimento Estratégico, Processos de Compras, Fatura e Pagamento e Gerenciamento de Fornecedores, Riscos e Compliance.
ENTÃO, abrace a Gestão de Contratos! Ela só tem a colaborar.
Mais de 30 anos de experiência sendo Head de Suprimentos na AmBev/AB-InBev, P&G (Consumer Goods), B. Braun (Farma) e LATAM Head of Supply Chain Planning & Performance na BP (British Petroleum).
Graduado em comércio exterior, extensão pela Columbia University e MIT ACE Program.
