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Por que se fala tanto em Spend Analysis?
É cada dia mais comum o emprego de uma frase de efeito (que nunca foi tão verdadeira quanto nos dias de hoje): “If cash is king, data is definitely the queen” (do inglês “Se o dinheiro é o rei, dados são definitivamente a rainha” em tradução livre).
Especialmente nas áreas de Compras (ou Suprimentos), “cash is king” é uma expressão bastante utilizada para indicar que em um ambiente corporativo, todas as ações devem ser tomadas visando ao máximo retorno financeiro possível para a companhia. É importante distinguir que máximo retorno financeiro e menor preço possível são conceitos completamente diferentes mas falaremos sobre isso em uma próxima oportunidade.
Muitos profissionais da área de Compras infelizmente não dão a devida atenção a oportunidades escondidas em seu relatório de spend, relatório este que reflete quais itens, quantidades, valores unitários e fornecedores utilizados nos processos de compras, normalmente ao longo de um período de 12 meses.
Pois bem, supondo que você extraia estes dados do seu sistema de ERP (Enterprise Resource Planning) e o relatório gerado traga centenas (ou milhares) de células, o próximo passo é selecionar o analista mais forte da sua equipe e iniciar o spend analysis (do inglês análise do relatório de gasto).
Muito mais do que o quê e de quem se compra, veja abaixo outras oportunidades escondidas nesta análise:
- Harmonização de especificação: Utilizando um exemplo para ilustrar, imagine que você compra canetas. A análise cuidadosa da descrição do material comprado pode indicar que está comprando canetas parecidas (e muitas vezes com fornecedores diferentes) ou que o mesmo item foi cadastrado mais de uma vez com descrições diferentes (ex: “caneta preta com tampa” e “caneta com tampa preta”). De qualquer forma, há aqui a oportunidade de simplificar e tornar o item “caneta” padrão, tanto na descrição quanto no volume de compra. Para obter vantagem ainda maior, pode-se por exemplo determinar que todas as canetas padrão da empresa devem ser pretas, a fim de se obter maior vantagem através do aumento do volume de compra.
- Localização geográfica dos fornecedores: Analisando o relatório de spend, é possível desenvolver o mapa de Supply Chain. Este mapa pode trazer informações importantes, por exemplo oportunidades de consolidação de frete ou a utilização dos chamados “fretes de retorno” (quando o mesmo veículo de entrega é utilizando para distribuir produto acabado para o mercado consumidor e na volta, traz materiais e insumos para a empresa fabricante). É possível também apurar a percepção em relação ao risco e desenvolver fornecedores em localizações geográficas distintas a fim de se evitar impacto em caso de desastres naturais.
- Maverick Buying: Também conhecida como “Back door selling” (do inglês, em tradução livre “venda pela portas dos fundos”), refere-se ao spend pertinente à área de Compras, que não passa necessariamente pela avaliação da área de Compras. Trata-se do spend que, seja por falhas sistêmicas ou processuais não segue a a estratégia da categoria. Não se sabe ao certo a origem do termo, mas há registros de que “Maverick Buying” refere-se ao criador de gado Samuel Maverick, que além de uma busca incansável pela fama, também era conhecido por suas práticas comerciais duvidosas, como por exemplo não marcar o gado que a ele pertencia. Compras Maverick, podem ainda ser chamadas de “Compras não controladas”. O ideal é que este número seja o mais próximo de zero possível. Analisando o spend, é importante avaliar se um determinado fornecedor que não faz parte da estratégia da categoria ou da base de fornecedores qualificados está recebendo pedidos de compra. Esses pedidos são um indicativo de Maverick Buying e a área de Compras deve agir o mais rápido possível para interceder, treinar o cliente interno e fazer com que estas compras sejam regularizadas e sigam a estratégia da categoria determinada.
- Quais oportunidades existem para racionalização de preço: Digamos que ao filtrar o relatório pela descrição do item, cada linha (pedido de compra) traga um valor unitário diferente. Esta é uma oportunidade de não só diminuir o trabalho operacional, seja da área de Compras, do Recebimento, do Contas a Pagar, etc; mas como também de racionalizar o preço, ou seja, negociar com o fornecedor um reajuste de preço periódico ou uma fórmula paramétrica. Neste momento o comprador também deve solicitar o Cost Breakdown (do inglês “estrutura de custo” em tradução livre) do item a fim de entender quais os componentes da estrutura do preço são impactados pelo reajuste. Vale lembrar que é importante que o comprador também considere o trabalho operacional envolvidos no gerenciamento de itens com preços variáveis, em seu TCO (Total Cost of Ownership – do inglês “custo total de aquisição”)
- Quais as oportunidades para incrementar o poder de compra: Uma análise cuidadosa do relatório de Spend, pode ser usada para a identificação de padrões de compra. Por exemplo, se um determinado item tiver seu volume maior comprado apenas no último trimestre do ano, de posse desta informação, o comprador pode ser mais agressivo e aumentar o seu volume de compras já no terceiro trimestre para se valer de uma potencial redução de preços.
Estes são apenas alguns dos inúmeros benefícios de uma análise cuidadosa do Spend. O Spend é o relatório base (e muito provavelmente o mais importante da área de compras). O primeiro passo para ser tanto um bom comprador, que coloca a “mão-na-massa”, negocia preços, contratos e negocia com fornecedores, quanto um bom líder é conhecer detalhadamente o relatório de Spend da área de compras.
Análise de spend é um investimento. Um tempo muito bem gasto no início de qualquer processo e que facilmente se reverte em resultados.
Se hoje “data is definitely the queen”, lembre-se que assim como no jogo de xadrez, onde a rainha é a mais forte das peças, na área de compras, ou dados são algo que pode colocar a sua área (ou a sua carreira) em vantagem frente aos seus competidores. Faça uso inteligente deles!
Certified Professional In Supply Management. Experience on Purchasing, Procurement, Sourcing and Supply Chain related activities, having developed career on Chemical, Cosmetics, Pharmaceutical and Consumer Goods Industry.
Ability to develop strategic alliances, project scenarios, evaluate alternatives (in/outsourcing) and make
decisions in a quick and effective way.
