Importância do Saneamento de Cadastros de Materiais e Serviços
Devemos dar muita Importância a um Cadastro de Materiais e Serviços bem Saneado e com Governança!
Na área de Compras, a qualidade e a confiabilidade das informações do cadastro de materiais são pilares fundamentais para o sucesso das operações.
Um cadastro bem saneado e com governança robusta garante diversos benefícios, como:
1 – Tomada de Decisões Estratégicas
Um cadastro, centralizado, único e confiável elimina discrepâncias e inconsistências, multiplicidades de itens, obsolescência e fornecendo uma visão precisa da demanda, dos estoques e dos gastos com materiais.
Isso permite decisões estratégicas mais assertivas, como otimização de compras, redução de custos e identificação de oportunidades de negócio.
2 – Análise Avançada de Dados
Com um cadastro estruturado, é possível realizar análises avançadas de dados, como identificação de itens com alto valor agregado, tendências de consumo e gargalos na cadeia de suprimentos.
Essas análises além do Spend Analysis fornecem insights valiosos para a otimização das estratégias de compras e a tomada de decisões mais inteligentes.
3 – Melhoria na Eficiência Operacional
Um cadastro bem estruturado agiliza diversos processos de compras, como requisições, cotações, pedidos e acompanhamento de entregas além de evitar o retrabalho.
Evita também erros nos processos de Compras e facilita a elaboração das RFXs (RFIs, RFPs, RFQs) e até o Edital de Compras e porque não falar na elaboração do Contrato!
Isso reduz o tempo de ciclo de compras, libera recursos para atividades estratégicas e aumenta a produtividade da equipe.
4 – Conformidade Legal e Fiscal – Taxonomia
Tendo toda a taxonomia, NCM e em conformidade com as leis e normas fiscais garante segurança jurídica para a empresa e evita multas e sanções.
Com as informações corretas no cadastro, é possível realizar o gerenciamento fiscal de forma eficiente, otimizando impostos e sua contabilidade.
5 – Governança e Controle
A governança define regras para o cadastramento de novos itens, assegura o correto uso de PDMs (padrão descritivo de materiais), os fluxos de aprovações internas até a aprovação final do novo cadastro. E isso pode ser feito de forma Sistêmica.
6 – Integração com Outros Sistemas
Um cadastro bem estruturado facilita a integração com outros sistemas da empresa, como ERP, e-Procurement, MRP e CRM, otimizando o fluxo de informações e automatizando tarefas repetitivas.
7 – Uma Gestão de Cadastro (MDM Master Data Management) eficiente e inteligente
Pode contribuir com até 20% mais produtividade nos Sourcings além de contribuir para uma redução de custos de até 8%!
Investir em projetos de saneamento e governança de cadastros de materiais e serviços deveria ser uma prioridade nas empresas.
Infelizmente, essa importância é muitas vezes subestimada ou até mesmo ignorada o que traz graves consequências para todo o processo de Compras, entre outros impactos conforme mencionado.
Mais de 30 anos de experiência sendo Head de Suprimentos na AmBev/AB-InBev, P&G (Consumer Goods), B. Braun (Farma) e LATAM Head of Supply Chain Planning & Performance na BP (British Petroleum).
Graduado em comércio exterior, extensão pela Columbia University e MIT ACE Program.
