Spend Analysis

Spend Analysis

Hey comprador, eu te pergunto: Você conhece o seu gasto? Conhece suas as oportunidades?

Hoje, vim falar um pouco sobre o início de todo e qualquer aspecto estratégico em Procurement em minha visão.

E este início trata-se do Spend Analysis, ou seja, a análise dos meus gastos onde respondo perguntas simples como “Quanto eu gasto?”, “Com quem eu gasto?”, “De onde vem meu gasto?”, “Qual é o meu gasto?”, “Como eu gasto?” e uma pergunta que deveria fazer parte do contexto “Por quê eu gasto?”.

Quando falo que é o início, entenda que esta análise será a sua base para a construção de todas as outras oportunidades/ferramentas estratégicas pertinentes à sua categoria ou à sua alternativa de compra.

Fazer um Spend Analysis com uma análise profunda da descrição, quantidade, fornecedor, custos envolvidos, impostos, datas, fretes, etc. trará uma visão concreta do que você pode aplicar como alavancas de compras.

Façamos então uma breve abordagem sobre as perguntas que coloquei acima:

“Quanto eu gasto?” – já pensou no impacto que você tem em sua empresa em relação aos gastos envolvidos sob sua responsabilidade? Já simulou o potencial de redução possível para a cia e o impacto que traria para os vossos resultados?

E sim, essa é uma pergunta que você deve ter domínio seja para entrevista como para compreender as oportunidades de redução de custo total – essa pergunta é a base para o cálculo do seu saving e de sua construção de budget.

“Com quem eu gasto?” – você sabe quem é o fornecedor mais estratégico da sua carteira? Você sabe quem está investindo esforços para a manutenção de fornecimentos com qualidade e eficiência? Onde estão localizados seus fornecedores e quem são eles?

Invariavelmente, é neste momento que você pode entender a concentração de oportunidades e/ou foco maior em determinado fornecedor estratégico.

“Qual é o meu gasto?” – onde você coloca sua energia na construção da estratégia ou na operacionalização da compra? Estou observando exatamente na categoria onde tenho a maior oportunidade? Estou olhando minha curva ABC para identificar se realmente estou atuando aonde deveria atuar? As descrições dos materiais refletem exatamente à minha compra? Estou comprando certo?

De fato, entender qual é o seu gasto seja no âmbito operacional ou estratégico trará reflexão sobre onde você deve dispender energia pois, muitas vezes, colocamos foco no estratégico e há oportunidades relevantes no operacional (diminuir quantidade de pedidos, mitigar divergências, etc) e lembre-se seu tempo também custo para a empresa.

“Como eu gasto?” – minhas compras são SPOT ou estão sob contrato? Qual é a periodicidade de determinadas compras? Como são minhas negociações e quais são os métodos de compra aplicados para meus gastos (leilão, etc)?

Neste caso, é possível identificar que o ‘como’ é gasto impacta diretamente nos seus custos e nos seus savings, pois é neste momento que é possível identificar novos modelos de compra, pensar fora da caixa, desenvolver novos fornecedores, definir nível de serviço e por fim, ter a percepção de que há oportunidades que podem ser vistas em sua periodicidade, compras SPOT tornando-se contratos, alinhamento com stakeholder e influência de otimização com o fornecedor, por exemplo.

“Por quê eu gasto?” – já se perguntou o que é e qual é a utilização do material que você compra? Aliás, você já viu o material que você compra? Já questionou o por quê de determinada requisição de compra vir sempre com baixa clareza?

Neste momento, é possível compreender as oportunidades em materiais substitutos, serviços que podem ser deixados de serem realizados com custo pós negociação com o fornecedor, alinhar estratégia com o stakeholder, saber da cadeia do material como um todo, entender a relevância do material e então, justificar dentro de uma composição de custos, o seu real papel.

Para contribuir, além da sua análise objetiva baseado em números e dados aplicando Spend Analysis, ouse a trazer uma análise subjetiva respondendo as questões acima e propiciando um enfoque não somente no número e sim no que ele está envolvido seja processo, utilização, stakeholder, conhecimento e estratégia.

Não é só você saber falar que você cuida de um Spend de XX milhões de reais ou dólares, é saber o contexto em que você está inserido e como você pode agregar em melhorar as oportunidades e concretizá-las.

Espero que tenha contribuído com outro olhar para vocês!

Continuem acompanhando minha SÉRIE ‘8 DICAS QUE PODEM TE AJUDAR A “SER ESTRATÉGICO” EM PROCUREMENT’

Até mais!

 

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