7 passos para se ter sucesso no Strategic Sourcing

7 passos para se ter sucesso no Strategic Sourcing

Como você desenvolve e nutre parcerias de fornecedores bem-sucedidas, autênticas e duradouras? Aqui estão as melhores práticas para você começar um Strategic Sourcing.

1 – Elimine silos de relacionamento com fornecedores e com tecnologia 

Os melhores relacionamentos começam com uma base sólida. Uma comunicação clara é fundamental para garantir que sua empresa e seu fornecedor estejam na mesma página.

Uma das maneiras mais fáceis de colaborar com fornecedores é por meio de tecnologia de ponta.

Ela permite que sua equipe de strategic sourcing identifique o melhor parceiro desde o início e atenda todos os requisitos necessários, técnicos e comerciais.

Com o software de E-Procurement  como o Coupa por exemplo você pode emitir solicitações digitais, incluindo RFIs, RFQs e RFPs , bem como fazer upload de especificações, desenhos, edital e etc.

Dentro da plataforma, você também pode visualizar perfis de fornecedores, criar modelos para agilizar o fornecimento e usar pontuação ponderada ou seja um BSC balanced Score Card para avaliar qual fornecedor estratégico melhor atende às necessidades de sua empresa.

2 – Identifique a equipe de Strategic Sourcing da sua organização

As equipes de strategic sourcing são compostas por vários profissionais de várias áreas da sua organização.

Ao recrutar uma equipe de strategic sourcing, lance uma ampla rede e olhe além do seu C-Level para uma ampla gama de perspectivas.

Inclua membros da equipe de finanças, tributário, Operações, QSMS, Controladora e Supply Chain, além dos indivíduos que trabalharão diariamente com os fornecedores selecionados ou o fornecedor.

O que faz uma equipe de sourcing estratégico?

Eles preparam a equipe de compras para o sucesso

Depois de reunir a equipe de fornecimento estratégico da sua organização, revise todos os modelos de RFI, RFQ ou RFP existentes para garantir que eles representem os interesses de sua empresa como um todo.

Em alguns casos, pode ser melhor criar novos modelos. Se você precisar de um pouco de inspiração, a Procurement Garage oferece modelos de RFXs gratuitamente.

Eles fazem uma análise crítica de custo e preço

Claramente, que as premissas de preço importam. A seleção final do fornecedor precisa estar de acordo com o orçamento da sua organização.

Como principais administradores da organização, as equipes do sourcing estratégico precisam avaliar o ROI de sua decisão de fornecedor, convocando conversas em torno da RFP com as equipes de operações e financeiras, conforme necessário.

O objetivo do processo de Strategic Sourcing é minimizar os custos totais o TCO Custo Total de Propriedade – enquanto melhora os resultados ao mesmo tempo.

É importante avaliar todas as vantagens competitivas, as características únicas que os fornecedores trazem para a mesa, as necessidades dos clientes, as margens de lucro e muito mais. A definição de entregas para sua RFP está no centro dessa abordagem.

Eles pensam além do pedido ou desafio atual

Para ter sucesso na escolha de um fornecedor estratégico, comece com o quadro geral.

Independentemente da necessidade imediata, avalie o que sua organização precisará de uma perspectiva de longo prazo. Um fornecedor ideal pode atender não apenas às necessidades de hoje, mas também às de amanhã.

É importante explorar como um fornecedor poderá trabalhar com sua empresa à medida que ela evolui.

  • O fornecedor pode acompanhar se o seu negócio cresce?
  • Eles têm as ferramentas para se adaptar se suas necessidades mudarem?

Uma equipe de fornecimento estratégico leva todas essas considerações em consideração e muda o foco das transações para os relacionamentos.

3 – Explore as melhores práticas de Strategic Sourcing

Embora não haja duas equipes de sourcing iguais, todos podem aprender com as melhores práticas de Strategic Sourcing.

Compreender as melhores práticas de sourcing ajudará você a alcançar os resultados ideais de sua RFP.

As 4 melhores práticas de Strategic Sourcing

Manter canais de comunicação abertos

Cada membro de sua equipe de sourcing estratégico traz algo único para a mesa, e você precisará de todas as suas perspectivas e áreas de especialização para tomar a decisão certa.

Fique conectado e colabore ao enfrentar novos desafios.

Pense além do preço

É melhor quando os tomadores de decisão estão focados em melhorar as eficiências operacionais, identificar fornecedores com baixo desempenho, padronizar em todos os níveis e estabelecer parcerias que resultem em ROI rápido e claro.

Cortar custos não é o único objetivo, mas maximizar a produtividade, os lucros e o progresso sim.

Avalie fornecedores estratégicos regularmente

Reúna sua equipe de Compras. Conheça seu (s) fornecedor (res) e abra a conversa para feedback.

O que está funcionando na parceria? Como o novo fornecedor está entregando? O que deu certo no processo de sourcing? O processo pode ser mais eficiente? Onde há espaço para melhorias na próxima vez?

Emita a solicitação certa na hora certa

Existem três solicitações principais que as equipes de aquisição usam para identificar fornecedores em potencial. São solicitações de informações (RFIs), solicitações de propostas (RFPs) e solicitações de cotações (RFQs).

Saber quando emitir solicitações específicas de fornecedores durante o processo de RFx é crucial para coletar as informações necessárias e envolver fornecedores em potencial da maneira mais eficiente e eficaz.

3 documentos chave de RFx:

Solicitação de informações (RFI)

Uma RFI convida os fornecedores a oferecer sugestões e soluções criativas para um problema.

O processo de RFI é frequentemente um precursor de uma RFP ou RFQ, mas seu objetivo principal é informar o potencial comprador de fornecedores, serviços ou bens disponíveis.

Solicitação de proposta (RFP)

Uma RFP é um processo mais formal . Geralmente é usado quando uma compra ou parceria estratégica é iminente. O processo de RFP procura comparar fornecedores e explorar qual pode ser o ajuste certo para uma necessidade complexa.

Solicitação de cotação (RFQ)

Uma RFQ é uma solicitação de balizamento de preços e condições comerciais. Normalmente, só recomendamos usar essa solicitação se você estiver procurando e simplesmente saber sobre parâmetros dos fornecedores com base no preço.

4 – Faça sua lição de casa sobre o histórico e a experiência de fornecedores em potencial

Para obter os fornecedores certos para sua organização, você precisa estar disposto a pesquisar e pesquisar.
A realização de uma avaliação em nível de superfície pode resultar em um relacionamento com o fornecedor insatisfatório ou improdutivo.

5 – Faça as perguntas certas para obter os melhores resultados

Quando se trata disso, o sourcing é realmente o processo de coleta de informações para identificar o fornecedor que melhor abordará seus desafios.
  • Quem pode ajudá-lo a navegar?
  • Eles podem elevar a qualidade enquanto economizam custos?
  • Eles abrirão novas portas para sua organização?
  • Eles poderiam alavancar a eficiência para cortar sua linha do tempo?

Todos esses são objetivos excelentes quando você procura novos fornecedores estratégicos.

Para obter as informações que você precisa, você precisa fazer as perguntas certas.

Não negligencie o plano estratégico da sua organização. O que você deseja realizar ao escolher um novo parceiro deve ser paralelo ao rumo que sua organização está tomando.

Quando sua equipe de strategic sourcing alinha suas questões com os objetivos maiores, o sucesso está no horizonte.

Recomendamos fazer as seguintes perguntas aos potenciais fornecedores estratégicos:

  • Qual é o plano de implementação ideal?
  • Quais são suas opções de treinamento planejadas?
  • Existe um período de teste para o noivado?
  • Como é o seu roteiro de produto final?

Essas perguntas da barra de lançamento fornecerão um ótimo ponto de partida para avaliar o desempenho de um fornecedor com sua empresa.

E então, quando chegar a hora de criar e emitir a RFP da sua organização, veja como escrever uma RFP eficaz.

6 – Deixe as expectativas do seu projeto claras

Se sua organização deseja desenvolver um relacionamento forte e duradouro com seus fornecedores, seja claro sobre o que deseja desde o início. A comunicação está no centro do strategic sourcing.

Articule exatamente o que você espera ao iniciar o relacionamento. Defina um conjunto de expectativas, objetivos e táticas mutuamente acordadas.

Certifique-se de que ambos os parceiros concordaram, por escrito, criando um relacionamento claro e direto.

7 – Crie um mecanismo para feedback do fornecedor

Estabeleça canais regulares de comunicação com seus fornecedores, afinal, a parceria vale para os dois lados.
Seja direto com seus contatos de fornecedores sobre com quem eles devem se comunicar. Em seguida, seja proativo e agende reuniões regulares de progresso com os tomadores de decisão para garantir que as coisas estejam no caminho certo.

Por fim, se as coisas não estiverem indo como você esperava, entre em contato com seu contato. Um pouco de comunicação proativa ajuda muito e tem muito peso na manutenção de uma parceria de fornecedor saudável e produtiva.

Se um fornecedor ainda não atender às suas necessidades, cabe a você compartilhar esse feedback. Você precisa comunicar as lacunas ao seu fornecedor de maneira construtiva.

Como resultado, sua parceria será muito melhor. Se eles puderem resolver o problema, você poderá evitar passar por todo o processo estratégico de fornecimento e aquisição novamente.

Leonardo Alexander
Mais de 30 anos de experiência sendo Head de Suprimentos na AmBev/AB-InBev, P&G (Consumer Goods), B. Braun (Farma) e LATAM Head of Supply Chain Planning & Performance na BP (British Petroleum). Graduado em comércio exterior, extensão pela Columbia University e MIT ACE Program.

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