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O que é e-Procurement?
O e-Procurement oferece benefícios significativos para sua organização e os mais comuns estão listados abaixo:
Automatiza tarefas trabalhosas
Tarefas como leiloar ordens e gerenciamento de documentos para ordens de compra, avaliação e seleção de fornecedores, negociações de preços, acordo e armazenamento de contratos de fornecedores e muito mais podem ser automatizadas entre uma organização e seus fornecedores para aumentar a velocidade de seus negócios, liberando levantar pessoal para outras tarefas.
Fluxos de trabalho aprimorados para aquisições
Isso permite o autosserviço do usuário final e a descentralização com controle por meio de catálogos aprovados pela empresa e processamento mais simples de requisições de funcionários (pedidos de bens e serviços) e pagamentos de fornecedores.
Visibilidade de seus comportamentos de compra
O e-Procurement dará à sua organização visibilidade sobre o que ela gasta. Esses dados são inestimáveis e o ajudarão a controlar coisas como gastos em não conformidade (ou inconformidade) , identificar áreas para consolidação de fornecedores ou aproveitar o poder de compra para negociar economias de custo
Conectando-se a cadeias de suprimentos externas e ERP
As informações em tempo real podem ser compartilhadas entre ERP ou sistemas financeiros e cadeias de suprimentos para melhor visibilidade geral das informações e transações dos fornecedores
Como funciona o e-Procurement?
O e-Procurement foi desenvolvido para agilizar o processo regular de aquisição.
Em vez de fazer coisas manualmente, como trocar contratos, enviar documentos de licitação e preencher questionários de integração de fornecedores, todo o processo é automatizado.
Também combina elementos de aquisição e finanças para agilizar as operações entre os dois.
Aqui estão os principais componentes de uma solução de e-Procurement
Gerenciamento de fornecedores
Refere-se a uma organização de compras que administra as informações, interações, desempenho e relacionamentos dos fornecedores.
O gerenciamento de fornecedores envolve a obtenção de visibilidade completa sobre as informações, interações e desempenho contínuo de um banco de dados completo de fornecedores.
O gerenciamento de fornecedores é normalmente composto por dois elementos
Gerenciamento de relacionamento com fornecedores (SRM) e Gerenciamento de informações de fornecedores (SIM).
Sourcing & Contract Management
Detalha o processo de ponta a ponta que uma organização realiza ao identificar e fornecer produtos ou serviços.
Sourcing & Contract Management suites lida com atividades de sourcing estratégico e gerenciamento de contratos e é geralmente composto de e-Sourcing (e-Auctions e e-Tenders) e gerenciamento de contrato.
Aquisição
Descreve o processo ponta a ponta de solicitar um produto ou serviço de um fornecedor, até a organização efetuar o pagamento dos serviços prestados.
Aquisição é composta por pedidos de produtos, requisições de fornecedores, autorização de orçamentos, recebimento de remessa e processamento de faturas.
O software de compras melhora a eficiência, a economia, o gerenciamento de gastos e a transparência em todo o ciclo de vida da compra.
Análise
A maioria das ferramentas usadas nas empresas usa algum tipo de plataforma de análise e o e-Procurement não é exceção.
Normalmente, a análise permite que os profissionais de compras e finanças visualizem e tomem medidas corretivas para gastos em todo o negócio.
Isso geralmente é obtido com painéis facilmente configuráveis, dando aos tomadores de decisão o que eles precisam para tomar decisões informadas.
Como aprender e-Procurement?
Aprender os meandros do e-Procurement pode ser desafiador, com treinamento e estudos contínuos necessários para se manter atualizado com as tecnologias e processos emergentes.
Mas, com a literatura e os materiais de treinamento relevantes, você pode obter um conhecimento prático do e-Procurement e descobrir os benefícios que ele pode oferecer.
A seguir, damos uma olhada em alguns caminhos que você pode seguir para aprender o e-Procurement.
Estude para um BSc ou MSc em gestão da cadeia de abastecimento
Uma forma eficaz de aprender os princípios de compras, uma graduação ou mestrado em gestão da cadeia de suprimentos fornecerá uma base sólida para uma carreira em e-Procurement, com cursos ensinando habilidades de aquisição, gestão da cadeia de suprimentos e conhecimento de soluções de e-Procurement.
Obtenha a certificação de compras
Existem vários certificados relacionados a aquisições a serem obtidos, incluindo uma série de qualificações do CIPS, o Chartered Institute of Procurement & Supply.
CIPS oferece treinamento em todas as áreas, para uma formação abrangente de conhecimento de compras.
Webinars, blogs e sites de e-learning de aprendizagem
A internet é um recurso rico para aprender os conceitos básicos de e-Procurement, com webinars, blogs e portais de e-learning para ajudá-lo a dominar a prática.
Mentoria e experiência no trabalho
Seja por meio de um estágio não remunerado ou como parte de um programa de treinamento no trabalho, uma ótima maneira de aprender e-Procurement é na companhia de um mentor experiente, que pode compartilhar habilidades práticas e conhecimento em um ambiente real.
Quais são as principais ferramentas de e-Procurement?
Existem várias ferramentas e processos usados na área de e-Procurement, incluindo:
Sistema de intercâmbio eletrônico de dados
Um intercâmbio eletrônico de dados (EDI) é usado para trocar dados e informações entre dispositivos eletrônicos. Mensagens e informações das empresas parceiras são transmitidas e armazenadas via EDI, agilizando o faturamento e a logística de pedidos.
Aplicativos e plataformas de Internet
As empresas implementam uma variedade de ferramentas de e-Procurement e plataformas da web para facilitar o trabalho diário, incluindo eSourcing, e-Tendering, e-Auctioning e ferramentas de e-Ordering.
O e-mail também é usado predominantemente, bem como a transferência de dados baseada em XML.
Ferramentas de compra e pedido eletrônico
As principais ferramentas relacionadas à compra de produtos incluem um ERP baseado na web e mecanismos digitais para leilões eletrônicos.
Quais são as principais funções do e-Procurement?
As funções principais do e-Procurement são de longo alcance, oferecendo uma gama de benefícios para as operações diárias de uma empresa e as atividades da cadeia de suprimentos.
Abaixo, listamos as principais funções do e-Procurement para empresas:
- Automatiza processos para liberar recursos e reduzir erros.
- Melhora a comunicação entre as partes interessadas e parceiros para agilizar o ciclo de compras.
- Fornece uma plataforma única para todas as atividades de compras, oferecendo às partes interessadas e gerentes uma plataforma centralizada para gerenciamento e auditoria.
- Oferece atualizações em tempo real para fornecedores, gerenciamento, partes interessadas e parceiros, bem como a chance de selecionar e armazenar dados de compras.
- Permite uma negociação simplificada entre vários parceiros e partes interessadas.
Mais de 30 anos de experiência sendo Head de Suprimentos na AmBev/AB-InBev, P&G (Consumer Goods), B. Braun (Farma) e LATAM Head of Supply Chain Planning & Performance na BP (British Petroleum).
Graduado em comércio exterior, extensão pela Columbia University e MIT ACE Program.
