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Os 7 mandamentos do Departamento de Prevenção à Inovação (e como combatê-los na sua empresa)
Ele é um velho conhecido de todos nós.
Possui representantes e aliados infiltrados nas mais diversas áreas e níveis hierárquicos.
E, apesar de todo mundo reclamar da sua atuação, muitas vezes esse é o departamento que mais cresce nas grandes empresas.
O Departamento de Prevenção à Inovação (DPI) pode parecer uma piada de mal gosto, mas é bem real. Quando paramos para analisar, vemos que o DPI se faz presente mais frequentemente do que se imagina, faz parte do nosso dia-a-dia e estamos mais acostumados com ele do que gostaríamos. Ele é representado por aquelas áreas ou pessoas que parecem que só existem para bloquear ou atrapalhar o bom andamento das iniciativas inovadoras. Assim como os violinistas do Titanic, seguem tocando a sua música sem enxergar ou se preparar para um risco iminente de disrupção.
Reclamamos do DPI quando um projeto não vai pra frente, quando não recebemos ajuda ou quando encontramos barreiras absurdas para avançar com mudanças necessárias para geração de valor nas organizações. Ele está disfarçado em processos tão complexos e engessados que tornam a inovação uma infindável corrida de obstáculos que foi feita pra todo mundo perder.
Num primeiro momento, a simples existência do DPI não faz o menor sentido – e, por esse motivo, causa tanta revolta e conflitos nas organizações. Afinal, por que ter tanta gente jogando na contramão da inovação?
Só que a gente esquece que o DPI não atua de forma proposital com o intuito de atrapalhar a inovação e o futuro das organizações. Ele apenas faz parte e é um reflexo da complexidade de grandes empresas: quanto maior e mais centenária é a estrutura, maiores são as amarras para garantir alinhamento e manter no mesmo barco todas as partes que compõem a empresa. Mas aquilo que muitas vezes é criado para proteger e alinhar acaba emperrando as engrenagens e colocando em risco o futuro da organização.
Ainda que o DPI seja algo inerente a estruturas complexas, isso não quer dizer que ele não deve ser combatido ou ressignificado para se adaptar melhor a um novo contexto. Por esse motivo, de forma descontraída (porém bastante fidedigna), mapeamos 7 mandamentos do Departamento de Prevenção à Inovação que precisamos conhecer e reconhecer para poder atuar sobre eles na transformação das organizações do futuro.
Mandamento 1: Não se misturarás
Quanto maior é a empresa, mais dividida em silos ela é. E o DPI não só gosta de formar silos, como trabalha para mantê-los desconectados entre si.
Cada silo, por sua vez, quando não trabalha de forma integrada e colaborativa, vive em seu mundo, define suas prioridades e suas metas de acordo com o seu escopo. Essa construção apartada muitas vezes gera direcionamentos contraditórios e, de tão separadas, diferentes áreas dentro uma mesma empresa parece que disputam entre si ao invés de se unirem por um objetivo comum em prol do cliente.
Esse conflito se agrava quanto mais distante a área for do cliente. Quanto maior for essa distância, mais inconscientemente ela vai trabalhar para “Prevenir” qualquer mudança – e, por conseguinte, mais pertencente ao DPI ela vai ser. Esse distanciamento é tamanho que o DPI aliena e simplesmente não enxerga a quantidade de retrabalho, desalinhamento e inércia do negócio gerados por ele.
Mandamento 2: Criarás políticas para tudo
Membros do DPI não podem ver nenhum vestígio de ideia nova, de processo novo, de novos jeitos de fazer as coisas. Quando isso acontece, surge no departamento um desejo incontrolável de criar política pra controlar cada potencial novidade. Movido a padrões, procedimentos e auditorias, o DPI parece que tem uma meta de aumento de burocracia. Quanto mais processos, mais camadas e mais etapas de aprovação, menor é o risco operacional.
Não é por mal: para o DPI, a criação de uma política para qualquer mudança é uma forma de controlar o processo, de diminuir riscos, de garantir que todo mundo seguirá um mesmo padrão. É uma forma de escalar. Mas o que o DPI não percebe é que essa burocracia e engessamento logo no início de algo novo se transformam em uma barreira enorme ao teste de novas abordagens, gera dificuldades na aprovação e na adoção e, diante de tanto trabalho, as pessoas simplesmente desistem de tentar novos caminhos. O resultado disso são organizações que não conseguem se adaptar às mudanças e se afogam presas às âncoras que elas mesmas criaram e jogaram no mar.
Mandamento 3: Jamais mexerás em time que está ganhando
O velho ditado “em time que tá ganhando não se mexe” foi, na verdade, inventado por uma pessoa do Departamento de Prevenção à Inovação. A maior proteção a qualquer nova iniciativa é se apoiar nos bons resultados que trouxeram a empresa até aqui. São esses bons resultados que interferem no senso de urgência para a inovação.
No entanto, o que o DPI insiste em não ver é que o ritmo das mudanças no contexto digital põe em cheque qualquer estabilidade e, para evitar o risco de disrupção, é necessário antecipar movimentos e explorar novas oportunidades. Nesse cenário, ao invés de proteger o negócio, a resistência à mudança inerente ao DPI é responsável por aumentar a miopia da empresa e, consequentemente, quando o time começa a perder, já é tarde demais para recuperar o tempo perdido.
Mandamento 4: Quando em dúvida, sempre dirás “não”
Não há prazer maior ao DPI do que dizer “não” a qualquer necessidade ou iniciativa que altere o rumo atual das coisas.
- Posso testar algo novo?
- Não.
- Podemos atualizar esse processo?
- Não.
- Podemos mudar essa regra?
- Não.
- Mas isso é o que o cliente precisa!
- Não. O cliente não sabe o que quer.
- Mas eu testei e deu certo!
- Testou? E quem autorizou? Seguiu qual política? Não.
O não é confortável, dá menos trabalho, protege de futuros problemas. Mais gostoso do que dizer não, é dizer “esse não é meu problema”. Qualquer coisa que foge do escopo do DPI dá muito trabalho. Então, na dúvida, é não. Não dá pra fazer. Não é meu problema. Não posso fazer nada. Não vai dar certo. Não.
Por um lado, o não liberta o DPI de muitos trabalhos que podem dar dor de cabeça (afinal, trabalhar dá trabalho). Por outro lado, o não inibe a conexão, inibe a construção colaborativa, o meio do caminho. O não inibe o teste, a experimentação, a inovação. Enquanto o DPI diz não, o time de inovação diz “por que não? E se…”.
Mandamento 5: Não aceitarás erros
Não faz parte da natureza do DPI aceitar erros. Por esse motivo, esse é um departamento que exige muito planejamento e pouca execução para garantir o “fazer certo da primeira vez”. Aqui, o erro é repreendido e visto como falta de preparo.
Desse comportamento saem duas consequências ruins. A primeira é pragmática: ao tentar tanto acertar de primeira e esperar a solução perfeita antes de colocá-la pra rodar, o risco é muito maior: excesso de planejamento e pouco teste prático pode levar a uma descoberta tardia de que a solução não atende às necessidades. O erro tardio, nesse caso, custa muito mais caro do que o erro rápido e barato que serve como aprendizado durante o processo de desenvolvimento.
Figura 1: A importância de ciclos de teste para aumentar a adaptabilidade e a assertividade.
Já a segunda é uma consequência cultural: um ambiente que não tolera o erro inibe a capacidade criativa do time e, com isso, a possibilidade de encontrar novos caminhos para resolver os novos problemas que surgem todos os dias. Isso faz com que as pessoas só se permitam pensar dentro da caixa e propor soluções já conhecidas, minando qualquer chance de inovar.
Mandamento 6: Deixarás os projetos morrerem no papel (ou no ppt)
Em raros momentos de lucidez, o DPI chega a dar corda a algumas novas iniciativas que por ventura passaram por todas as camadas de prevenção à inovação. Semanas de inovação, programas de geração de ideias, hackathons e outros projetos inovadores surgem como uma luz no fim do túnel para algumas boas almas inovadoras. Mas não para o DPI.
Se esses primeiros passos inovadores surgem sem que o DPI flexibilize os mandamentos, a inovação não passa de um vôo de galinha – afinal, gerar e priorizar ideias é só o começo. Toda a criatividade e euforia desses programas morrem em uma apresentação de powerpoint linda quando a inovação não se sustenta na implementação. Quando isso acontece, o projeto surte o efeito contrário: a frustração toma conta, o impacto da iniciativa não é visto, perde força e, além de não sair do papel, cai em descrédito e minimiza a chance dessa brecha ocorrer de novo.
Mandamento 7: Não ouvirás
Esse, com certeza, é o mais danoso mandamento do Departamento de Prevenção à Inovação. Cheio de si e certo de suas convicções, o DPI não sente a necessidade de absorver outras opiniões – principalmente as que podem diferir das dele. Aconchegados no conforto do escritório, seus membros não vêem valor em ir até o cliente, pois acreditam que já sabem tudo o que precisam saber com as suas suposições ou com relatórios de pesquisas de mercado que podem ser consultados na tela do computador.
Num passado não tão distante, quando o cliente era mais previsível, o contexto era mais estável e as mudanças eram mais lentas, essa surdez seletiva não era tão grave. Mas agora o contexto é mais imprevisível, as expectativas do cliente se transformam cada vez mais rápido e está cada vez mais difícil acompanhar a velocidade das mudanças. Nesse contexto, essa surdez seletiva pode até parecer confortável no curto prazo, mas diminui as chances de antever e identificar as mudanças de contexto e de comportamento das pessoas. Dessa forma, o viés que o DPI emprega ao analisar e agir sobre um contexto a partir de uma única perspectiva (e, principalmente, sem a perspectiva do cliente) só aumenta a miopia da operação e da empresa como um todo em relação à realidade.
Figura 2: A verdade é composta por várias (e não apenas uma) perspectivas
Existe um DPI dentro de cada um de nós
Em muitos casos, a inibição causada pelo Departamento de Prevenção à Inovação é tão forte, tão enraizada, tão dominante que é como se uma parte dele fosse parar dentro de cada pessoa. Na mesma hora em que alguém pensa em uma nova ideia, essa mesma pessoa já se poda mentalmente:
- “não vai dar certo”;
- “é muito arriscado”;
- “não vale a pena”;
- “eu nem sou uma pessoa criativa”;
- “ninguém vai aprovar – nem eu”.
Isso acontece porque muitos de nós fomos criados e desenvolvidos sob uma lógica mais industrial de padronização, eficiência, produtividade e qualidade total. Desde a escola até as grandes empresas, os incentivos e reconhecimentos reconhecem um mesmo padrão de sucesso e penalizam caminhos que aparentemente fogem do “normal”. Com isso, nada mais lógico do que a nossa própria mente inibir qualquer pensamento, ideia ou comportamento mais “fora da caixa”.
Por esse motivo, o combate ao DPI começa com a chance que a gente dá para nós mesmos de acreditar que podemos inovar. O enfrentamento das nossas inseguranças, do nosso próprio medo de errar, de propor algo novo, de apostar e seguir a nossa intuição é o primeiro e mais difícil passo para combater o DPI. É uma quebra de inércia importante e, depois que a gente começa, é igual vaso quebrado: é um caminho felizmente sem volta =)
Mas, depois de enfrentar o nosso DPI individual, ainda tem uma boa caminhada…
Para combater o DPI, é preciso uma maratona (e não um tiro curto)
Água mole em pedra dura. Tanto bate, até que… Muda.
Muitas vezes a inovação surge nas empresas como uma promessa milagrosa de trazer novos caminhos para resolver problemas que não encontraram solução até agora. Receitas prontas, gurus e buzzwords surgem aos montes e não surpreendentemente dão errado por subestimar o tamanho do problema. O Departamento de Prevenção à Inovação tem nas suas bases de hierarquia, tradição e burocracia muita casca para resistir às mudanças.
Isso acontece justamente porque, apesar de quererem muito a solução, nem sempre as empresas querem aceitar as mudanças necessárias para chegar até ela. E aí não tem milagre: não tem como esperar diferentes resultados seguindo a mesma receita do DPI. O resultado disso é uma frustração coletiva: tanto quem queria a solução inovadora e não conseguiu, como quem achou que poderia testar novos caminhos e foi podado logo nos primeiros passos.
Enfrentar o DPI exige um pouco do uso das suas próprias regras para hackear o seu próprio sistema aos poucos:
- Comece empatizando com o DPI: Do mesmo jeito que dizemos que o DPI não é empático e não escuta pontos de vista diferentes do seu, não podemos achar que vamos enfrentá-lo sem entender suas dores, necessidades e motivações. Como já disse, as pessoas que são mais resistentes à inovação não são assim de propósito. Por isso, calçar seus sapatos é o primeiro passo para encontrar um denominador comum que pode ser mais vulnerável e suscetível a mudanças.
- Una forças contra o DPI: Igual a você certamente há outras pessoas e outros times com perfil mais “early adopter” e com vontade de explorar coisas novas. Quebrar a estrutura de silos é fundamental não só para unir forças, mas também para identificar necessidades em comum e pontos de melhoria na integração entre as áreas.
- Sustente-se com dados e fatos: perfis mais resistentes à mudança só cogitam dar abertura a novos caminhos se possuem exemplos de outros “bois de piranha” que já testaram essas águas e saíram dela melhores do que entraram. Nesse sentido, apresentar cases de sucesso de empresas similares (não adianta levar o case do Google pra convencer uma empresa centenária) e pesquisas de institutos renomados com dados que atestam o seu caminho são um ótimo primeiro passo para baixar a guarda do DPI.
- Apresente um plano para seu teste: Ao invés de apresentar a mudança como algo sistêmico e que veio para ficar, proponha um experimento com boas condições de contorno (para diminuir a insegurança e a sensação de risco) e com potencial de impacto de curto prazo. O DPI tende a ser bem menos resistente a passos menores, menos disruptivos, na condição de teste inicial e que gerem resultados incrementais de curto prazo.
- Plante o resultado como erva daninha: As pessoas não querem necessariamente inovar. O que elas querem é resolver os seus problemas. Por esse motivo, quando você consegue demonstrar de forma prática que a inovação é um novo caminho que dá certo, aquilo que você começou como teste e projeto inicial se transforma no novo “boi de piranha” dentro da empresa e, uma vez demonstrado o resultado, outros times vão querer testar se a água é quentinha mesmo. O impacto da inovação, com isso, vai se alastrando como erva daninha e, aos poucos e de forma consistente desmantela o DPI sem ele nem perceber.
- Se der errado, aprenda, itere e tente de novo: Muito provavelmente os primeiros testes não vão dar tão certo e aceitar que esse processo faz parte é um ponto de inflexão muito importante para desenvolvermos nossa resiliência na jornada. Não desista nem na primeira e nem na segunda: deixe que essa trajetória já seja, por si só, faça parte do seu aprendizado e da construção do seu case inspirador de inovação.
- Saiba reconhecer (e aproveitar) o que há de bom no DPI: Como tudo na vida, no DPI não há só coisas ruins. Há aspectos do DPI que são positivos quando aplicados no momento e no desafio correto. Padrões, processos e documentações são muito úteis na organização de processos mais estáveis ou que demandam menor índice de erros (como em processos de qualidade ou regulamentações). Reconhecer que nem tudo é inovação e que há utilidade no DPI é também uma forma de diminuir a resistência e alcançar um estágio de convivência pacífica e complementar.
A inovação não é só sobre a solução, é muito mais sobre a jornada que a gente escolhe percorrer. Também não é do dia pra noite e precisa, acima de tudo, de abertura, de resiliência e de uma provocação saudável e consistente ao status quo.
Então… Bora provocar!
