Índice do artigo
KPI, KSF e SLA: o que são essas métricas e qual a importância para o setor de Compras?
“O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado.”, essa famosa frase do professor norte-americano William Edwards Deming é a chave para entendermos definitivamente os conceitos de KPI, KSF e SLA.
Vamos começar pelo significado de cada uma dessas siglas:
KPI (Key Performance Indicator, ou Indicador-chave de Desempenho), KSF (Key Success Factors, ou Fatores-Chave de Sucesso) e SLA (Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço).
Enquanto KPI e SLA já sã métricas muito difundidas e utilizadas pelo mercado, o KSF é um conceito mais recente, porém tão importante quanto os demais.
Essas três métricas de desempenho têm papéis cruciais na área de Compras, pois ajudam a otimizar processos, melhoram a eficiência e eficácia do setor, e garante a qualidade dos serviços ou produtos adquiridos pela empresa.
A utilização desses indicadores permite uma gestão mais estratégica e alinhada aos objetivos gerais da empresa, ou seja, Compras envolvido no plano de negócios da organização.
Mas vamos detalhar melhor KPI, KSF e SLA no contexto de Compras:
KPIs
KPIs são métricas utilizadas para medir o desempenho e a eficiência dos processos de Compras.
Alguns dos KPIs mais comuns e eficientes são:
- Custo Total de Aquisição: inclui todos os custos associados à compra, desde o pedido até o recebimento, processamento da fatura e pagamento.
- Ciclo de Tempo de Compra: significa o tempo desde a chegada da requisição de compra até a entrega do produto ou serviço.
- Redução de Custos: essa métrica mede a eficácia das estratégias de negociação e de consolidação das compras.
- Taxa de Atendimento do Fornecedor: mede a quantidade de pedidos entregues dentro pelo fornecedor.
Os KPIs de Compras servem para que o gestor e seu time acompanhem de perto o índice de desempenho dos seus principais fornecedores, a taxa de precisão de pedidos e o valor total gasto pela empresa naquela contratação.
Assista nossa Live sobre KPIS EM PROCUREMENT
KSFs
Os KSFs referem-se aos aspectos essenciais que devem ser alcançados para garantir o sucesso da área de Compras e consequentemente do plano de negócios da empresa.
Entre esses aspectos estão a manutenção de uma cadeia de suprimentos ágil, estabelecimento de parcerias estratégicas com fornecedores confiáveis e garantir uma gestão eficiente de estoque.
Alguns dos KSFs críticos de Compras são:
- Relacionamentos com Fornecedores: é a capacidade de desenvolver e manter bons relacionamentos com fornecedores-chave para a manutenção do plano de negócios da empresa, da produção ou do projeto, evitando ruptura na cadeia de fornecimento.
- Inteligência de Mercado: é o conhecimento profundo da cadeia de suprimentos (fornecimentos diretos e indiretos, fornecedores e subfornecedores) para o devido planejamento estratégico e tomada de decisões em negociações críticas.
- Resposta a Mudanças: é a agilidade que possui o departamento de Compras para responder rapidamente às mudanças no cenário de mercado, do plano da empresa ou das necessidades dos departamentos requisitantes.
SLA
SLAs são acordos formais entre o departamento de Compras e fornecedores ou entre Compras e os departamentos internos, que definem o nível esperado de serviço. Alguns dos SLAs mais comuns são:
- Tempo de Entrega: tempo concordado para o fornecimento de bens ou serviços.
- Qualidade do Produto/Serviço: padrões de qualidade acordados para os produtos ou serviços contratados.
- Gestão de Reclamações: como e em quanto tempo as reclamações devem ser tratadas.
O SLA auxilia no estabelecimento do alinhamento entre as necessidades da organização compradora e na capacidade do fornecedor para entregar o serviço com o nível de qualidade acordado entre as partes.
Além disso, permite fazer uma avaliação de desempenho do provedor de serviço, na definição de penalidades e bonificações, no estabelecimento de planos de melhoria contínua e nas práticas de gestão da qualidade dos serviços.
Dentre as principais vantagens do uso de KPI, KSF e SLA na área de Compras, podemos citar:
- Visibilidade, pois permite um acompanhamento transparente do desempenho da área de Compras.
- Controle, uma vez que facilita o gerenciamento do desempenho dos fornecedores e a qualidade dos produtos ou serviços adquiridos.
- Otimização, pois possibilita a identificação de oportunidades de melhoria nos processos de compra e nas relações com fornecedores.
- Redução de Custos, pois a ajuda a identificar áreas onde podem gerar economia, seja pela negociação de melhores preços ou pela redução de desperdícios.
Quando Compras possui KPIs, KSFs e SLAs bem definidos, naturalmente gera maior eficiência em suas atividades atendendo cada vez melhor os demais departamentos da empresa, melhora a tomada de decisões a partir de dados concretos para a seleção e negociação com fornecedores, promove alinhamento estratégico com o negócio da organização e melhora o relacionamento com requisitantes e com o mercado fornecedor.
Definir e monitorar KPIs, KSFs e SLAs ajuda a tornar o departamento de Compras mais estratégico, contribuindo significativamente para o sucesso e a competitividade da empresa no mercado.
Executivo de Supply Chain com especialização em projetos de Petróleo e Gás, projeto em MBA de Gestão de Suprimentos, Logística e Supply Chain e Mentor de Carreira para Profissionais de Compras.
