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KPIS DE COMPRAS
Os KPIs de compras são ferramentas métricas de gestão, para mensurar e acompanhar a evolução de indicadores de desempenho da organização ou de um processo, indicando se os níveis estão satisfatórios ou não para chegar nos objetivos traçados.
Geralmente são quantitativos e qualificativos, permitem que os gestores tomem decisões e se comuniquem com seus liderados através de indicadores, tornando as avaliações mais fidedignas e justas, afinal o que não é medido não é gerenciado.
“KPI – Key Performance Indicator – Indicador chave de desempenho.” esse termo surgiu em meados dos anos 90, pois nessa época as empresas começaram a dar foco na qualidade e não apenas na produtividade.
Diferente da métrica que são dados que escolhemos mensurar de acordo com um objetivo contextual os KPI`s são uma métrica estratégica para o negócio, acompanham a performance.
Os KPIs de compras são ótimos para você manter o foco e para ir atrás das metas.
Devemos observar algumas características importantes que devem ser consideradas:
Comunicação: É essencial, afinal, ao estabelecer e compartilhar o que será mensurado, avaliado gera uma sinergia entre os envolvidos.
Objetividade: KPIs claros, em outras palavras, que tenha relação direta com o setor.
Mensurável: Tem que ser dados fáceis de extrair, acompanhar, através de sistemas e ou planilhas.
Precisa ser verificável: São os indicadores que você, como gestor, vai definir e acompanhar a evolução das operações.
Valor agregado: Tem que apresentar valores, ou seja ganho de produtividade, tempo, financeiro.
Comprometimento: Os envolvidos têm que estar comprometidos, ou seja, sem outras palavras, todos remando na mesma direção.
Atingível: É importante que não se estabeleça algo fantasioso inalcançável, para que não deixem os funcionários frustrados por uma meta que não iriam alcançar.
Tempo: Estabelecer prazos, datas limites para atingir o objetivo é crucial.
Entre os mais conhecidos KPIs do setor de compras são:
O lead time:
Corresponde ao período da solicitação até a entrega do produto e ou serviço. Este item merece muita atenção dos compradores para que aconteça falta de matérias primas e ou produtos que possam parar a produção. Bom indicador para selecionar melhor os fornecedores.
O Saving:
Valor economizado, quanto foi possível economizar, por exemplo qual percentual de desconto naquela negociação ou quanto economizamos em valores durante o mês. Essencial para priorizar o capital da empresa. Aliás o ganho está na compra e não na venda.
O Índice de produtividade:
A quantidade de processos, contratos fechados, tempo de respostas para solicitações.
Indicador chave para melhorar os processos internos de solicitação, negociação e recebimento e expedição, financeiro, melhorando assim a sinergia entre os setores envolvidos na operação.
O nível de entrega:
O prazo de entrega do setor de compras e da solicitação ao cliente final. Podemos também avaliar a entrega dos fornecedores, analisando ocorrências como atrasos, mercadorias com defeitos, taxa de devolução.
O Prazo de pagamento:
Melhores formas de pagamento para ajudar o capital de giro do financeiro. Por exemplo, alinhar com o financeiro a melhor data para o seu fluxo de caixa para não sobrecarregar com boletos em um mesmo período de tempo.
Receber dos clientes pela venda antes de pagar pela matéria prima e ou produtos seria o ideal para manter o fluxo de caixa saudável.
Para que os KPI`s acima funcionem, vale ressaltar que precisam de uma gestão de riscos eficiente. Precisa ser acompanhado, medido, avaliado, cobrado.
Quando o uso de KPIs são claros para todos, tem-se a criação de um senso de união por parte dos empregados para atingir o objetivo determinado.
A comunicação entre departamentos e trabalhadores se torna mais rica e precisa, o que acaba por aumentar o engajamento e a qualidade do serviço.
Tem que fazer parte da rotina da organização como um ciclo PDCA, de melhoria contínua.
Consultor, Mentor e Coach, Bacharel em Administração e Pós-graduado em Logística e Supply Chain pelo Centro Universitário Moura Lacerda. Pós-graduado em Gestão Estratégica de Compras, Gestão da Qualidade e Administração e Negócios pela UNIP - Universidade Paulista, Pós-Graduando MBA em Coaching e Carreira com Ênfase em Gestão de Pessoas pela Universidade Metropolitana com uma experiência de vinte e três anos na área de Suprimentos e Administrativo.
