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Gestão da Mudança na área de Compras
Quando falamos na implantação de um novo sistema, logo vem comentários das pessoas da empresa do tipo:
- O que eu vou ganhar com isso?
- Vou fazer mais coisas em menos tempo?
- O sistema vai melhorar a produtividade do time?
São perguntas frequentes e definitivamente relevantes, porém quando uma empresa decide contratar um sistema, ela não está necessariamente pensando no usuário.
Oi? Como assim?
É verdade! Existem questões mais complexas que uma empresa pode estar interessada em tratar que não estejam relacionadas tão somente ao dia a dia dos usuários. Como por exemplo: compliance, governança, melhor gestão dos dados etc.
Com um exemplo prático, imagine que na sua empresa a área de suprimentos utilize e-mails para realizar negociações e cotações com fornecedores.
Como há um acompanhamento da empresa? Como saber se os fornecedores selecionados realmente trouxeram a melhor proposta? Como acompanhar mais diretamente aos processos?
São muitos dados que ficam perdidos, pulverizados nos e-mails dos compradores e que a empresa apesar de possuir acesso, não consegue realizar nenhuma análise com os dados.
A gestão da mudança entra justamente neste ponto. Qualquer projeto de sistemas deve ter o acompanhamento de uma gestão da mudança.
Na área de compras notamos essa necessidade ainda maior. Pelo fato que todos os processos que implantamos poderiam ser realizados em outras ferramentas que seriam até, digamos mais fáceis aos compradores, porém sem o ganho da empresa, e olha que ainda nem estou falando de dinheiro ou savings.
Estou falando simplesmente de dados. Imagine que num único leilão realizado via sistema, um cliente seja capaz de ter uma economia de R$ 2.000.000,00. Como enxergar estes dados?
Este cenário é muito diferente de quando uma empresa implementa um novo sistema fiscal e caso os usuários não usem o sistema, eles não faturam. Ou seja, não há alternativa a não ser utilizar o sistema.
A gestão da mudança engloba alguns temas, como treinamento, diagnóstico e comunicação.
Dentre eles, considero que o mais importante é a comunicação. A empresa que decidiu pela implementação de um sistema precisa comunicar claramente os motivos da sua escolha, para não gerar expectativas irreais.
Quando trabalhamos com o tema de implantação de sistemas com uma gestão da mudança bem realizada, com clareza e assertiva, as chances de sucesso de projeto aumentam muito.
A gestão da mudança também colabora em uma missão importante de qualquer empresa que decide implantar um sistema: sensação de pertencimento.
A gestão da mudança precisa fazer com que os usuários envolvidos no projeto, os famosos stakeholders, sintam que fazem parte, que são relevantes e importantes nas decisões.
Quando conseguimos realmente ter donos dos processos na implantação de sistemas, nós temos um grande passo para o sucesso do projeto.
Você sabia que a gestão da mudança engloba todos esses aspectos? Conta para a gente nos comentários!
