Envolvimento tardio de Compras

Envolvimento tardio de Compras

Entenda os resultados desta falha processual.

Muitas vezes avaliado como preciosismo ou centralização de informações, o envolvimento tardio da área de compras em um processo pode trazer resultados desfavoráveis que se perpetuam enquanto o relacionamento com o fornecedor durar.

Em tempos de racionalização de recursos e demandas cada vez mais urgentes aliadas a prazos cada vez mais curtos, sucumbir à tentação de ignorar o processo correto de aquisição é um dos diferenciais de um líder com pensamento estratégico. Desviar-se do processo de compras embora possa significar uma maior eficiência, certamente impactará na eficácia do resultado, além de outros efeitos indesejados como a perda do “poder” de negociação da área de compras, a falta de documentos e comprovantes em caso de auditoria e os questionamentos sobre as vantagens competitivas advindas da escolha de determinado fornecedor – que invariavelmente culmina na área de compras.

O envolvimento tardio da área de compras em um processo de aquisição muitas vezes é um ato culposo, uma vez que o requisitante não possui a intenção de burlar os procedimentos – e alguns ainda acreditam estar auxiliando a organização, excedendo suas atribuições ao efetuar um processo de compra sem solicitar o devido auxílio.

Assim como o backdoor selling, o envolvimento tardio da área de compras é um problema processual e sistêmico da empresa e não da área de compras. Entretanto, é sua responsabilidade identificar e tratá-lo. É necessário que o líder da área requisitante entenda as consequências do desvio do processo de compras, conhecimento este que pode ser obtido através de treinamento e comunicação, que devem ser considerados prioridades da área de Compras. Em relação ao sistema, em caso de uma grande organização com um sistema estruturado de ERP é necessário que o líder da área de compras sinalize a necessidade de revisar a lista de usuários que possuem acesso às transações de compras, bem como criar matrizes de aprovação de acordo com o valor da operação e garantir que um representante de compras esteja na lista de aprovadores.

Algumas empresas já estão adotando a separação de processos de compras em  alto, médio ou baixo envolvimento.  Se o processo (ou projeto) for considerado de alta ou média complexidade, é necessária a liderança de um profissional de compras. Se o processo for considerado de baixa complexidade, os próprios requisitantes estão autorizados a executar a aquisição seguindo diretrizes previamente estabelecidas.

Essas diretrizes devem ser esclarecidas e amplamente divulgadas pela área de compras. Deve-se também diferenciar o método utilizado para o compartilhamento desse conteúdo, de forma a abranger o máximo de público possível – enquanto algumas pessoas preferem ler um comunicado e estudar um arquivo em seu próprio tempo, outras precisam do componente formal do treinamento com um instrutor para se sentir seguros e aptos a executar a atividade. Outra preocupação deve ser com o conteúdo em si. É preciso que ele seja claro e objetivo e que seja possível entendê-lo mesmo que o requisitante nunca tenha tido contato nenhum com compras ou fornecedores.

Vale ressaltar que a categorização dos processos de compras de acordo com a sua complexidade e o empoderamento dos requisitantes, quando bem executados,  pode trazer imensas vantagens para a empresa, e principalmente um alívio para aqueles que lidam com as atividades táticas da área de compras, que podem desviar sua atenção do atendimento às numerosas requisições de baixo valor monetário e focar em atividades que agreguem valor à empresa e ao desenvolvimento de sua própria carreira, gerando assim um colaborador mais motivado e um circulo vicioso entre objetivos, motivação e resultados.

 

Flavia Paiva
Certified Professional In Supply Management. Experience on Purchasing, Procurement, Sourcing and Supply Chain related activities, having developed career on Chemical, Cosmetics, Pharmaceutical and Consumer Goods Industry. Ability to develop strategic alliances, project scenarios, evaluate alternatives (in/outsourcing) and make decisions in a quick and effective way.  

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