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Repitam comigo esse mantra: benchmarking em Compras é mais do que compartilhar nomes de fornecedores!
Participo de dois grandes grupos de compras no WhatsApp e, a esmagadora maioria dos temas e trocas de mensagens diárias, é perguntando nome de fornecedores para o escopo A, categoria B ou item C.
Sei que é uma ferramenta fácil e rápida de obter uma lista de fornecedores, que de certa forma, já vem como uma indicação. Porém, foram raras as vezes que eu vi mensagens como:
- Tem alguém no grupo disponível para discutir os KPIs da área de Compras?
- Por um acaso alguém já fez estudo de make or buy para tal coisa? Podemos conversar com mais detalhes?
- Alguém possui e poderia compartilhar o cost breakdown do item C?
- Quais são os critérios que vocês utilizam para homologar um fornecedor? Avaliam o financeiro ou mais algum âmbito?
Isso é um reflexo da superficialidade que tratamos o benchmarking em Compras, que pode ser justificado pela falta de tempo e planejamento, ou até mesmo de desconhecimento desta poderosa ferramenta. Por isso vamos abordar algumas formas de benchmarking para explorarmos melhor daqui para a frente.
Antes disso, rapidamente, vamos relembrar o conceito de benchmarking: reconhecer quais são as melhores práticas de um processo ou negócio específico. E dessa forma, entender como incorporar essas melhores práticas na sua empresa ou área, quais as mudanças e plano de ação devemos executar.
Formas de benchmarking:
Benchmarking interno
Identificar dentro da sua empresa qual área possui as melhores práticas de desdobramento de metas ou plano de desenvolvimento do colaborador, por exemplo.
Quando se trata de um tema de gestão, não precisamos ‘’sair de casa’’ para temos uma boa referência. E, geralmente, benchmarking interno é mais rápido e prático.
Benchmarking externo
Realizar conversas e pesquisas com a área de Compras de outras empresas. Pergunte ao seu fornecedor quem é o melhor cliente dele sobre esse aspecto e faça o benchmarking.
Que pode ser realizado apenas com uma empresa (a empresa best in class no tema) ou mais de uma.
Dicas para um benchmarking efetivo
- Relembre a Política de Ética e Compliance da sua empresa e sempre alinhe com os seus gestores os temas e empresas que irá abordar ao longo do benchmarking. Caso a conversa seja com um concorrente, muito provavelmente deve-se fazer um alinhamento com o seu Jurídico.
- Organize e valide com uma segunda pessoa o roteiro de perguntas.
- Se for realizar com várias empresas, utilize o Google form ou Survey monkey para disparar as perguntas. Eles geram excel com as respostas, facilitando a análise e consolidação. Coloque uma data limite para todos responderem. Utilize perguntas com respostas pré-definidas (múltipla escolha, por exemplo, para agilizar a sua análise final e o tempo de quem está respondendo) e deixe perguntas com campo aberto (campo texto) para os temas que deseja explorar melhor.
- Para engajar os convidados, comprometa-se em compartilhar todas as respostas. Codificando as empresas, como exemplo: colocando apenas o setor que ela pertence ou nomeando como Empresa A, Empresa B…
- Para um benchmarking mais profundo e mais técnico, agende uma conversa (vídeo ou call) e tenha foco. Visitas técnicas apenas quando necessário. Conseguir uma hora que seja, na agenda de alguém, está ficando cada vez mais difícil.
- Gráfico tipo ‘’radar’’ (ou teia de aranha) são bons aliados para mostrar resultados de
- Um bom benchmarking exige dedicação, então use para categorias e processos que são relevantes.
- Eventos da área (fórum, workshop), podcast, entrevistas e outros materiais online já são boas fontes de benchmarking. Ao longo da pandemia vimos muito (excelente) conteúdo da área de Compras ser compartilhado em plataformas abertas (o próprio Blog da Garage é um exemplo). Então procure nessas fontes o que já foi abordado sobre o tema do seu benchmarking, as vezes você pode conseguir a resposta num artigo ou num podcast de um colega de profissão, bem mais rápido do que fazer um benchmarking da forma tradicional 😉
- Contribua! Agora é você quem está sendo solicitado para um benchmarking e, muito em breve, quem pode precisar é você. Então reserve um tempinho na sua agenda para essas trocas.
E, por último, ao final da sua pesquisa e benchmarking, pode descobrir que a forma que faz é a melhor do mercado ou que o esforço para melhoria é enorme e não conseguirão priorizar neste momento. E está tudo bem! Pelo menos tiramos a dúvida se estamos no caminho certo ou não.
Espero ter ajudado a pensarem em diferentes formas de fazer um benchmarking.
Implementação da área de Inteligência de Suprimentos (análise de mercado, BI e gestão de fornecedores), com o objetivo de entender as reais necessidades dos compradores para a tomada de decisão, prover informações confiáveis e a cultura de colaboração.
