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5 principais irregularidades encontradas durante a fiscalização de contratos e como mitigá-las
Vários estudos e pesquisas sobre as irregularidades encontradas durante a fiscalização de contratos são realizada constantemente, mas quais as que são mais recorrentes?
1 – SUPERFATURAMENTO
A prática de inflar custos ou preços além do razoável. Isso pode envolver a cobrança excessiva por bens ou serviços e é uma das irregularidades mais graves, prejudicando a eficiência financeira e a equidade nas transações.
COMO MITIGAR:
Estabelecimento de contratos com preços fixos e teto orçamentário
- Ao definir contratos com preços fixos e limites orçamentários, as partes podem acordar com antecedência o valor máximo que será pago pelo serviço ou produto. Isso reduz a oportunidade de inflação de custos.
Auditorias de terceiros e revisões de faturas
- Contratar empresas de auditoria independentes para revisar periodicamente as faturas e registros financeiros relacionados ao contrato. Essas auditorias ajudam a identificar discrepâncias e garantem a conformidade com os preços acordados.
2 – DESCUMPRIMENTO DE CLÁUSULAS CONTRATUAIS
Quando as partes não cumprem as obrigações e responsabilidades estabelecidas no contrato.
Isso pode incluir a entrega inadequada de produtos ou serviços, não cumprimento de prazos acordados, entre outros.
COMO MITIGAR:
Implementação de sistemas de monitoramento de desempenho
- Estabelecer sistemas de monitoramento robustos para acompanhar o cumprimento de prazos, a qualidade dos produtos ou serviços entregues e outras métricas relevantes. Isso permite a identificação rápida de possíveis desvios e ações corretivas.
Cláusulas de penalidades e incentivos
- Incluir cláusulas contratuais que estabeleçam penalidades por descumprimento de prazos e incentivos por bom desempenho. Essas disposições podem motivar as partes a cumprirem suas obrigações de maneira eficiente.
3 – CONFLITOS DE INTERESSE NÃO DECLARADOS
Situações em que as partes envolvidas no contrato têm interesses que podem influenciar negativamente a imparcialidade e a integridade do processo de contratação.
COMO MITIGAR:
Divulgação obrigatória de interesses
- Exigir que todas as partes envolvidas declarem quaisquer interesses potenciais que possam influenciar a imparcialidade. Essa divulgação prévia permite a avaliação e gestão adequada de possíveis conflitos.
Revisões éticas e avaliações de conflito de interesse
- Realizar revisões éticas periódicas e avaliações específicas de conflito de interesse para identificar situações que possam prejudicar a integridade do processo de contratação.
4 – MÁ GESTÃO DE PRAZOS E ENTREGAS
A não conformidade com os prazos e a entrega inadequada de produtos ou serviços podem comprometer a qualidade e a eficácia do contrato, causando impactos negativos.
COMO MITIGAR:
Plano de gerenciamento de projetos estruturado
- Implementar um plano de gerenciamento de projetos estruturado que inclua cronogramas detalhados, marcos importantes e responsabilidades claras. Isso ajuda a garantir uma gestão eficiente do tempo.
Comunicação clara e regular
- Manter uma comunicação regular entre as partes para atualizar sobre o progresso, identificar potenciais obstáculos e tomar medidas corretivas antes que os prazos sejam comprometidos.
5 – FALTA DE DOCUMENTAÇÃO ADEQUADA
A ausência ou inadequação da documentação necessária para respaldar as transações e decisões contratuais pode dificultar a avaliação da conformidade e gerar incertezas.
COMO MITIGAR:
Sistema de gestão documental
- Implementar um sistema de gestão documental eficiente para armazenar e organizar todos os documentos relacionados ao contrato, facilitando a recuperação e revisão quando necessário.
Revisões e auditorias documentais
- Conduzir revisões regulares e auditorias documentais para garantir que todos os registros necessários estejam presentes, corretos e em conformidade com os requisitos contratuais e legais.
É importante ressaltar que a prevenção e detecção precoce de irregularidades durante a execução de contratos dependem de uma gestão de contratos ativa de forma transporte, realizando um monitoramento contínuo por parte das partes envolvidas, através de auditorias avaliando as irregularidades, entrevistas com terceiros, acompanhamento dos indicadores de performance são práticas recomendadas para identificar e corrigir problemas antes que eles se agravem.
Por isso sempre reforço sempre que implementar um processo de Gestão de Contratos podem reduzir significativamente o risco, promovendo uma execução transparente, melhorando o relacionamento com os fornecedores de forma eficiente.
Fontes:
- Ibraop – Instituto Brasileiro de Auditoria de Obras Públicas ( IBRAOP)
- World Commerce And Contracting Association (WorldCC)
- Revista de Contratos Públicos
José Herculano Santos
Responsável pela CLM (Contract Lifecycle Management) e SRM ( Supplier Relationship Management), onde lidero a equipe com o objetivo de garantir a saúde financeira dos contratos por meio de uma gestão integrada e eficiente em todo o ciclo de vida dos contratos, avaliação de riscos de fornecedores.
