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As fases de implantação do Spend Analysis
Como você viu nos artigos 1, 2 e 3, através do Spend Analysis é possível identificar:
- Os fornecedores mais críticos da empresa em volume financeiro e físico
- Os itens responsáveis pelo maior volume de gastos da empresa
- Sazonalidade, tendências de preço e volume de compras num período
- Erros na codificação de itens (SKUs)
- Cesta de moedas (Real, Dólar, Euro, etc.)
- Origem e destino das compras (logística)
- Gastos Negociáveis x Não Negociáveis
Diferente do que muitos pensam, empresas de qualquer porte ou setor podem implantar a metodologia de Spend Analysis e colher seus resultados.
Entretanto, para fazer essa análise de gastos deve-se respeitar algumas etapas e seus respectivos processos a seguir.
1º DIAGNÓSTICO DE GASTOS
- Gerar Base de Dados de Compras
- Sanear a Base de Dados (gastos negociáveis x não negociáveis)
- Categorizar e Sub Categorizar a Base de Dados
- Avaliar a Base de Dados por Categorias e Sub Categorias (tendências e sazonalidades)
2º MAPEAMENTO DE OPORTUNIDADES
- Analisar as práticas de compras da empresa (Spot, Contrato, Urgências, etc.)
- Identificar Oportunidades por Categoria ou Sub Categoria (brainstorming)
- Avaliar Riscos e Ações de Mitigação por Categoria ou Sub Categoria (brainstorming).
3º ESTRATÉGIA DE COMPRAS
- Estudar a complexidade do Mercado Fornecedor
- Conhecer o Plano de Negócios da Empresa
- Gerar Curva ABC (80/20), Matriz Kraljic, Matriz Beroe, entre outras
- Definir estratégia por Categoria e Sub Categorias.
4º PREVISÃO DE RESULTADOS
- Estimar a Redução de Custo por Categoria e Sub Categoria
- Definir Critérios para Estratégia
- Priorizar Categorias e Sub Categorias
- Estabelecer o Baseline de cada Categorial, Sub Categoria, Produto ou Serviço.
5º PLANEJAMENTO & EXECUÇÃO
- Identificar e envolver os principais Stakeholders
- Estabelecer a participação e responsabilidades de cada Stakeholder
- Definir Cronograma de Execução das Estratégias
- Implantação das Estratégias de Compras.
6º FEEDBACK & CONTROLE
- Definir marcos de Avaliação de Resultados
- Diligenciar o Desenvolvimento da Estratégia de Compras
- Mapear inconsistências na Estratégia
- Corrigir inconsistências na Estratégia
- Registrar Resultados
- Comunicar Resultados.
É muito importante ressaltar que toda e qualquer implantação estratégica em Compras deve estar associada ao Plano de Negócios da empresa.
Cabe ao Comprador aferir se a estratégia de aquisição de produtos e contratação serviços está alinhada com o Plano de Negócios da empresa para aquele determinado período.
O Comprador precisa conhecer o Plano de Negócios da sua organização e se antecipar na busca pelas melhores soluções no mercado fornecedor, validá-lo ou recomendar melhorias.
Para isso, algumas perguntas sobre o Plano de Negócios precisam ser respondidas:
- Quais produtos e serviços que se deseja vender?
- Por quanto tempo se deseja vender esses produtos e serviços?
- Qual volume desejado para venda desses produtos e serviços?
- Em que mercados (geográficos) deseja-se vender esses produtos e serviços?
- Qual a margem esperada na venda desses produtos e serviços?
- Quais clientes serão atendidos por esses produtos e serviços?
Mediante essas respostas o Comprador percebe onde a empresa está e onde deseja chegar, e a partir desse ponto, deve buscar meios eficientes para suportar o Plano de Negócios.
Uma vez que você percebe o seu papel estratégico no negócio da empresa e age com esse propósito nas interações com o mercado, consequentemente gera os melhores resultados e é reconhecido.
Pense nisso!
Forte abraço do seu Mentor de Carreira em Compras.
Executivo de Supply Chain com especialização em projetos de Petróleo e Gás, projeto em MBA de Gestão de Suprimentos, Logística e Supply Chain e Mentor de Carreira para Profissionais de Compras.
