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Spend Analysis – Planejamento e benefícios
No artigo anterior, você aprendeu o passo-a-passo para implantação da metodologia de Spend Analysis.
Analisar criteriosamente os gastos da empresa revela excelentes oportunidades de redução de custos e melhoria nos processos de compras.
Como consequência, o Comprador consegue perceber não-conformidades em compras recorrentes e contratos vigentes, permitindo correções imediatas.
O Spend Analysis possibilita que o Comprador desenvolva estratégias de economia no curto prazo e a manutenção ou revisão dessas estratégias periodicamente.
Porém a implantação do Spend Analysis precisa ser planejada pela área de Compras.
Como em qualquer projeto, a falta de planejamento traz consequências, como:
- redução do grau de assertividade da metodologia
- imprecisão no saneamento dos dados
- desperdício de tempo e de recursos
- falta de credibilidade das áreas envolvidas no processo.
Por isso é tão importante usar técnicas que proporcionem um planejamento assertivo.
Na fase de planejamento do Spend Analysis, é utilizada uma técnica chamada 5W2H.
Você deverá buscar respostas paras as seguintes perguntas:
- WHAT (O quê): o que a empresa está comprando?
- WHO (Quem): de quem a empresa está comprando e quem está comprando?
- WHEN (Quando): quando a empresa está fazendo as compras e/ou contratando?
- WHERE (Onde): onde os produtos e/ou serviços são utilizados?
- WHY (Por que): por que a empresa está comprando determinados itens ou trabalhando com um fornecedor específico?
- HOW (Como): como a empresa está gastando seu dinheiro em itens com fornecedores específicos?
- HOW MUCH (Quanto): quanto a empresa está pagando por determinados itens em comparação com períodos anteriores?
Entretanto o planejamento e a execução das extraídas do Spend Analysis não serão decididas unicamente por Compras.
Qualquer iniciativa junto ao mercado fornecedor deverá ser alinhada com as áreas requisitantes, como também envolver outros departamentos como Financeiro, Tributário, Jurídico e Logística, etc.
Logo, caberá ao Comprador demonstrar os benefícios do Spend Analysis para que todos stakeholders apoiem as estratégias de compras.
É necessário convencê-los que a Análise de Gastos traz inúmeros benefícios para a empresa.
Entre esses benefícios, você deverá enfatizar nas oportunidades de redução de custos, mas garantindo que estoque, prazo e qualidade dos produtos e serviços prestados pelos fornecedores não serão impactados.
Também é importante mostrar quais fornecedores são mais estratégicos e críticos, assim como as categorias de produtos e serviços mais relevantes financeiramente.
Quais são os principais benefícios do Spend Analysis?
- Transparência das finanças da empresa
- Eliminação de gastos desnecessários e redução de custos recorrentes
- Identificação de ineficiências nos processos
- Padronização de SKUs
- Melhoria no relacionamento com fornecedores
- Mitigação de riscos na cadeia de fornecimento
- Aumento da produtividade de Compras
- Alinhamento estratégico entre Compras e outros departamentos
- Entre outros.
No próximo artigo vamos explorar todos os tipos de Spend Analysis para que você possa explorar o máximo dessa metodologia.
Forte abraço do seu Mentor de Carreira em Compras
Executivo de Supply Chain com especialização em projetos de Petróleo e Gás, projeto em MBA de Gestão de Suprimentos, Logística e Supply Chain e Mentor de Carreira para Profissionais de Compras.
