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Análise de gastos: o que é, para o que serve e como deve ser aplicada
Você saberia dizer quais são os critérios para definir sua estratégia em compras? Tem ideia de quanto sua empresa gasta, com quem ou o que gasta, qual é o total de cada gasto e a razão de existir de cada um deles?
São perguntas simples, mas para respondê-las é necessário aplicar a metodologia de Análise de Gastos ou Spend Analysis.
Esse processo consiste em classificar e criticar dados de gastos com o objetivo de propor projetos de redução de custos, melhoria do desempenho operacional, identificar alavancas de negociação e conformidade com o planejamento financeiro da empresa.
É uma análise minuciosa que coleta e classifica dados como descrição, quantidades, fornecedores, custos envolvidos, impostos, datas de aquisição, e muitos outros detalhes que trarão critérios e informações que permitem o conhecimento dos gastos e a promoção de análises para que gerem insumos para projetos de Sourcing estruturados com significativo aumento do potencial de economias.
Para o que serve a análise de gastos?
A Análise de Spend serve para mapear oportunidades e aplicar estratégias específicas para cada categoria de compras.
É a munição que a equipe de Procurement necessita ter em mãos para definir de forma assertiva como cada categoria de compras será negociada, isto é, a estratégia de compras da categoria.
Ou seja, o sucesso de uma empresa dentro de uma cadeia de suprimentos é completamente proporcional à sua capacidade de acessar, organizar e analisar os dados sobre gastos em compras.
Todo o planejamento e a estratégia de uma empresa pode ir por água abaixo sem um detalhamento analítico dos dados de gastos.
Ela é primordial para que a operação e a estratégia de outras áreas de negócios da empresa, como orçamento e planejamento, gerenciamento de inventário e desenvolvimento de produtos, não sejam impactadas.
Com isso, a análise de gastos realizada de maneira estratégica, com base em metodologias, tecnologia e ferramentas pode trazer uma série de benefícios para a sua empresa.
Poderíamos listar dezenas aqui, mas veja a seguir os principais:
- ter uma visibilidade detalhada dos gastos;
- identificar oportunidades de redução de custos e gastos;
- ter operações mais eficientes;
- mapear e gerenciar riscos;
- apontar os fornecedores que concentram o maior volume de gastos
- melhorar a performance de fornecedores;
- realizar benchmarking;
- direcionar as atividades de sourcing por meio de dados.
Como aplicar a metodologia de análise de gastos?
Para que a análise de gastos de uma empresa traga bons resultados, é necessário aperfeiçoar o nível de maturidade da área de Procurement da sua organização, elevando sua performance para o nível mais otimizado de gestão.
E, claro, sua equipe precisa ser devidamente treinada para esse propósito!
A transformação na maneira de analisar gastos se dá a partir do momento que sua equipe de compras compreende a importância de saber quanto, quando, como e com quais fornecedores a empresa aloca seus recursos financeiros em compras.
Feito isso, precisa categorizar as demandas e, assim, detalhar a abordagem adequada em cada gasto.
As 4 perguntas chave da Análise de Gastos
Agora vamos explorar as quatro perguntas chave que compõem a estrutura central da Spend Analysis:
1 – Com quem eu gasto?
O ponto aqui é saber quem é o fornecedor mais estratégico para a sua empresa, quais garantem entregas com qualidade e eficiência e aqueles em que a empresa tem alta dependência.
É importante saber quem é o fornecedor mais estratégico da sua carteira, qual a categoria com maior gasto, e saber em detalhes quem é cada um deles e todos os dados que possam acrescentar qualidade à análise de gastos.
O objetivo desta pergunta é entender a concentração de oportunidades, se há foco em um ou mais fornecedores estratégicos e quais fornecimentos não representam contratos favoráveis.
2 – Qual é o meu gasto?
Entender quais são seus gastos sob o ponto de vista estratégico e operacional é importante para refletir sobre como você pode ter mais eficiência e uma melhor gestão de tempo da equipe de compras.
Tanto a pergunta anterior como esta, contribuem para que uma empresa tenha uma visão bem detalhada das características dos gastos, categorize suas demandas de compras e isso permite compreender qual categoria de gastos representa o maior volume de compras e requer aprimoramento de gestão.
Este é um dos pontos de partida primordiais para fazer a gestão das categorias de compras.
Ou seja, identificar as categorias mais críticas, aquelas em que há um volume grande de compras de baixo impacto para o negócio, mas que podem gerar um alto risco na cadeia de suprimentos.
Por outro lado, facilita mapear também quais são as menos críticas, aquelas que devem ser conduzidas de maneira mais “automatizada” e de maneira menos operacional. Com isso também é possível saber quais podem ser alavancadas e quais são estratégicas, trazendo a análise para a Matriz Kraljic.
3 – Como eu gasto?
Ao mapear se as suas compras são SPOT ou baseadas em contratos, com qual periodicidade acontecem e qual o esforço operacional é gasto nessa aquisição, é possível identificar as estratégias de compra que geram savings e redução de custos.
O ‘como’ sua empresa gasta impacta diretamente nos custos e nos savings.
Dessa forma, é possível identificar novos modelos de compras, inovar processos, identificar novos fornecedores, mapear oportunidades, avaliar se existem compras não aderentes às políticas e que podem se tornar contratos e otimizar o relacionamento com os melhores fornecedores.
4 – Por que eu gasto?
Conhecer porque cada compra é realizada facilita compreender novas oportunidades, negociar produtos similares, eliminar compras desnecessárias, avaliar outros requisitos para cada demanda ou fazer novas escolhas de fornecedores.
Podem ser observadas oportunidades de compras com materiais substitutos, serviços que podem ser dispensados ou realizados com outros fornecedores, ver se todas as requisições de cada demanda são justificáveis dentro da composição de custos e assim por diante.
Com uma análise objetiva baseada em números e dados em mãos, vale a pena fazer também uma análise subjetiva com base nas questões acima e, assim, gerar informações não apenas baseadas em números, mas sim no que ele está envolvido seja processo, utilização, stakeholder, conhecimento e estratégia.
Em resumo, a análise de gastos nos ajuda a compreender a forma que o dinheiro da empresa é gasto e aprimorar o relacionamento com a base de fornecedores. Além disso, permite ter controle sobre especificações e atributos de cada demanda, com o propósito de redução de custos.
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