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Transformação digital: o uso de chatbots em área de Procurement
A transformação digital nas empresas é um caminho sem volta. Se antes as pessoas tinham receio de serem substituídas por “máquinas”, hoje em dia agradecem quando ocorre a implementação de recursos capazes de agilizar questões operacionais que sobrecarregam a rotina de trabalho.
É o caso dos chatbots, que estão cada dia mais inseridos em todos os segmentos de atuação.
São ferramentas automatizadas, operadas com base em diretrizes pré-programadas, inteligência artificial e habilidades para interagir com stakeholders em tempo real.
Por meio de mensagens de texto ou voz em aplicativos, sites e outras plataformas digitais, otimizam o atendimento de clientes (internos ou externos) das organizações, fornecendo e cadastrando as mais variadas informações.
Inicialmente, os chatbots eram usados para filtrar as primeiras etapas de atendimento aos clientes externos de empresas de setores como varejo e de instituições financeiras.
Após algumas interações sistematizadas, compartilhavam respostas padronizadas ou direcionavam para um atendimento humanizado.
Com o tempo, a tecnologia foi sendo aprimorada e atualmente é também aplicada como alternativa para solucionar processos específicos das empresas.
Em Procurement, por exemplo, pode ser aplicada para diminuir o grande volume de atividades operacionais da área, principalmente na Curva C (Tail Spend) em Strategic Sourcing e nas interações entre fornecedores, requisitantes e compradores para prover informações e serviços.
São atividades que representam entre 30% e 40% da carga de trabalho dos profissionais da área, dentre as quais, podem ser destacadas a comunicação de status de requisições de compras, o follow de prazos de entregas, o processo de homologação de fornecedores e o compartilhamento de políticas e procedimentos.
Esse avanço é fruto da transformação digital que tem ocorrido na área de compras com o intuito de permitir que o potencial dos profissionais seja aproveitado de uma maneira mais estratégica em atividades como planejamento, inovação, relacionamento com fornecedores e negociação em compras.
Vale observar que os chatbots aplicados em compras, Procurement e demais frentes de atuação da cadeia de suprimentos se tornam ainda mais eficientes quando contam com aplicações para atualização constante como machine learning.
Além disso, são softwares que podem ser integrados a diversos ambientes de sistema, o que certamente facilita a gestão da área.
Entre os benefícios que o advento de tecnologias pode trazer para os resultados da área de Procurement estão melhorias no gerenciamento de fluxos de compras, redução de custos, controle do volume de aquisições, suporte em tempo integral (24 horas por dia, 7 dias por semana), processos mais transparentes e notificações para gestão de prazos de entrega.
A transformação digital em Procurement fortalece os resultados da equipe de Procurement.
O uso de tecnologias torna a atuação dos profissionais mais dinâmica e fomenta uma performance adequada às melhores práticas de Strategic Sourcing.
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