Se dados é o novo petróleo, devemos saber o que realmente importa neles

Se dados é o novo petróleo, devemos saber o que realmente importa neles.

Quando pensamos na construção de dados de compras é importante estruturá-lo como um banco de dados – isso mesmo, aquele que o time de TI faz!
Temos que pensar de forma lógica e concisa o porquê de cada campo e qual será sua finalidade e utilização para não criamos um pequeno “monstrinho” sem utilidade.
A criação de campos pode variar de empresa para empresa pois a dinâmica de cada uma é diferente… Há empresas que consomem mais serviços que material, por exemplo, sendo importante customizar os dados de compras de forma a atender prioritariamente o core de compras, mas sem esquecer dos dados de materiais, que podem se tornar compras relevantes!
Deixo com vocês algumas sugestões de campos e uma breve explicação de cada, mas o tema não se encerra aqui… ainda tem muita coisa a ser explorada! Vamos juntos?

DADOS DA SOLICITAÇÃO

Número da requisição

É o número que o ERP gera quando o cliente interno cria uma requisição.

Categoria e Subcategoria

Classificam demandas e itens com o maior detalhamento possível, de forma ser possível organizar, criar relatórios e consultas com base nessas informações. Um exemplo? Spend Analysis.

Modalidade

Pode ser compra spot, ativo imobilizado, material, serviço, dentre outros.

Driver de compra

É o direcionador para o comprador, podendo ser preço, qualidade, tempo, qualidade + preço, etc.

Valor orçado

Baseline (compra anterior) ou o valor aprovado em orçamento anual para um projeto, por exemplo.

Aprovador técnico

É o profissional que irá analisar e aprovar a ficha ou proposta técnica da compra.

Cliente interno

O próprio item fala por si: é a área que está demandando a compra.

Diretoria solicitante

É a diretoria a qual o cliente interno está subordinada.

Criticidade

Alta, média ou baixa. Ajuda o comprador a colocar em ordem as prioridades.

Data esperada de entrega/início

É uma data que o cliente interno espera receber o produto ou serviço, mas nem sempre condiz com a realidade.

Data da solicitação

É a data de abertura da solicitação de compra no ERP. Ajuda a avaliar o SLA de atendimento de compras.

DADOS DA COMPRA

Analista de compras

É o comprador que conduzirá o processo.

Gestor imediato

É para quem o comprador responde, podendo ser um supervisor, coordenador ou gerente.

Analista de Cadastro

Algumas empresas têm área específica para homologação de parceiros. É válido colocar o analista que fez o cadastro.

Centro de custo

É de onde sairá a verba para a compra do bem ou serviço.

Data de abertura de processo

É a data que o comprador começa a trabalhar no processo. É item de avaliação de atendimento de SLA.

Data de entrega do processo

É quando o material chega ao estoque ou o prestador de serviço começa a executá-lo.

DADOS DO PEDIDO

Número do pedido

É o número que o ERP quando gera um pedido/ordem de compra.

Alçada de aprovação

É quem aprovará o pedido, definido em Política de Compras. Dependendo do valor da aquisição, pode subir até ao CEO.

Gestor aprovador

É o nome de quem aprovou o pedido de compra. Deve seguir a alçada de aprovação.

Data da aprovação

É a data que o gestor aprovou o pedido no sistema.

Data de envio do pedido

É quando o pedido segue para o fornecedor. Pode ter datas diferentes da aprovação.

Previsão de entrega/início

É quando o produto será entregue ou o serviço começará. Ajuda no follow up.

DADOS DO CONTRATO

Número do contrato

É o número que o ERP gera quando insere um contrato. Alguns não tem essa funcionalidade, mas o jurídico costuma numerá-los, então, use esse número.

Tipo de contrato

Pode ser contrato spot (menos de 12 meses), contrato por demanda, guarda-chuva, de médio ou longo prazo. Para raras exceções, pode ser por prazo indeterminado.

Índice de reajuste

É o índice acordado na negociação comercial. Os mais usados são o IPCA, IGP-M, INPC, mas também pode ser composto por percentuais (x% do dissídio coletivo + y% do IPCA).

Data de início e término do contrato

É a data que o contrato entrou em vigor e quando será encerrado. Com essas datas conseguirmos visualizar a vigência do contrato bem como seu aniversário, este último podendo ser utilizado para negociação de cost avoidance.
Camila Araújo
Inteligência de Compras, MBA, Green Belt | Website | + posts

Sou compradora apaixonada por dados. Uso a inteligência de compras para potencializar o desempenho dos compradores e alçar a área de compras como estratégica nas empresas.

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