Índice do artigo
Os 6 tipos de Spend Analysis
SPEND ANALYSIS (Análise de Gastos) é um processo de revisão das despesas e custos atuais e históricos da empresa que tem por objetivos:
- Reduzir custos
- Melhorar os processos de Compras
- Otimizar os recursos de Compras
- Aumentar a eficiência de Compras
- Melhorar o sourcing e as relações com fornecedores
- Garantir a manutenção da Cadeia de Fornecedores
- Trazer maior lucratividade para a organização
- Entre outros.
Esse processo de avaliação de custos pode ser dividido nas seguintes etapas preliminares:
- Identificar e coletar dados de gastos de todas as fontes (compras realizadas através do sistema ERP ou não)
- Sanear a base de dados
- Analisar criteriosamente os dados
- Transformar dados em informações.
A partir desse saneamento preliminar é possível compreender como a empresa está gastando seu dinheiro e identificar oportunidades de melhorias.
O Spend Analysis permite que o departamento de Compras responda a questões financeiras vitais, como:
- Em que estamos gastando mais dinheiro?
- Com quem estamos gastando mais dinheiro?
- Existem melhores opções de aquisição?
- Quais os itens mais críticos?
- Quais os fornecedores mais críticos?
- Quais produtos e serviços devem ser adquiridos por contratos?
- Quais compras devem ser operacionalizadas?
- Qual a melhor estratégia de relacionamento com fornecedores?
- Entre outras.
Dentre os principais benefícios do Spend Analysis para a empresa podemos destacar:
- Transparência das finanças da empresa
- Eliminação de gastos desnecessários e redução de custos recorrentes
- Identificação de ineficiências nos processos
- Padronização de SKUs
- Melhoria no relacionamento com fornecedores
- Mitigação de riscos na cadeia de fornecimento
- Aumento da produtividade de Compras
- Alinhamento estratégico entre Compras e outros departamentos
- E muito mais.
Agora que você aprendeu quais são os objetivos, como funciona, as etapas de planejamento e os benefícios, chegou a hora de conhecer os 6 Tipos de Spend Analysis.
São eles:
- Tail Spend Analysis
- Supplier Spend Analysis
- Category Spend Analysis
- Item Spend Analysis
- Payment Term Spend Analysis
- Contract Spend Analysis
Cada um dos 6 Tipos de Spend Analysis possibilita ao Comprador visões complementares sobre o histórico de compras da empresa para a correta implantação das estratégias de compras.
Tail Spend Analysis
O Tail Spend Analysis é um avaliação focada na classe C da Curva ABC, ou seja, naqueles itens que representam o maior volume de produtos e serviços comprados e contratados, mas com pouca relevância financeira nos gastos da empresa.
Esse final da cauda (tail) da Curva ABC geralmente é desprezado pela Gestão de Compras por significar apenas 5% da massa de compras, entretanto, aqui podem estar concentrados desperdícios financeiros além de muitas compras ineficientes.
Quando se observa analiticamente esses itens de baixo valor financeiro, mas com elevado volume material, fica fácil identificar as ações necessárias para operacionalizar essas compras, diminuindo custos internos e uma quantidade de transações comerciais desnecessárias.
É sugerido que o TAIL SPEND ANALYSIS seja conduzido por Analistas de Compras Jr. de forma que possam se dedicar na busca das melhores oportunidades sem impactar a gestão de compras estratégicos e críticas, geralmente tratados por Compradores Pleno e Sr.
SUPPLIER SPEND ANALYSIS
Como o próprio nome diz, a Análise de Gastos por Fornecedor tem como objetivo identificar a quantidade de dinheiro que está sendo gasto com fornecedores.
Essa análise não aborda somente o volume financeiro transacionado com os fornecedores, mas também o nível de criticidade dos mesmo para a empresa.
O SUPPLIER SPEND ANALYSIS conduz o Comprador para a melhor estratégia de gestão de relacionamento com fornecedores (SRM, Supplier Relationship Management).
ITEM SPEND ANALYSIS
Essa análise atinge um nível maior de capilaridade, pois leva em conta as compras individualmente.
Através da Análise de Gastos por Item o Comprador descobre se um produto ou serviço está sendo adquirido de um único fornecedor (Single Sourcing / Sole Sourcing), dois fornecedores (Dual Sorcing) ou múltiplos fornecedores.
Outro objetivo do ITEM SPEND ANALYSIS é identificar a distribuição dos itens comprados por cada área requisitante e quaisquer desvios de compras.
CATEGORY SPEND ANALYSIS
Através da CATEGORY SPEND ANALYSIS (Análise de Gastos por Categoria), exploramos mais oportunidades que no ITEM SPEND ANALYSIS, pois agregamos itens com características similares em uma mesma estratégia de compra.
Essa é uma abordagem mais ampla da massa de gastos da empresa, onde se divide as aquisições por “famílias de itens”, permitindo expandir o foco da estratégia de contratação e de negociação.
Para isso, é crucial que o Comprador entenda o processo de compras desde a requisição do produto/serviço até seu uso/prestação.
Payment Term Spend Analysis
A Análise de Gastos por Pagamento fornece informações ao Comprador para uma avaliação crítica das condições e prazos de pagamento praticados pelos fornecedores.
Isso possibilita que o Comprador junto com Dep. de Contas a Pagar / Financeiro, explorem possibilidades de descontos ou reduções de juros nos processos de pagamento das faturas dos fornecedores.
Esse trabalho com sucesso traz impacto no fluxo de caixa e capital de giro da empresa.
Através do PAYMENT TERM SPEND ANALYSIS é possível:
- negociar com fornecedores melhores condições e prazos de pagamento
- antecipar pagamento de faturas com desconto
- postergar datas de pagamento com juros menores do que aqueles praticados pelo mercado.
De posse dessa abordagem financeira, o Comprador consegue observar discrepâncias nas condições e prazos de pagamentos dos contratos vigentes e de compras recorrentes para renegociá-los e padronizá-los de acordo com o cash flow da sua empresa.
Contract Spend Analysis
Por fim, o Contract Spend Analysis (Análise de Gastos Contratuais) tem como objetivos avaliar as condições dos contratos vigentes, identificar preços díspares frente ao mercado, contratos não conformes com a realidade da empresa, contratos desnecessários, etc.
Quando o Comprador faz essa avaliação, ele não deve se ater somente à preço, mas também a outros elementos igualmente relevantes, como:
- fórmula de reajuste contratual
- índices de correção de preços
- SLA (Service Level Agreement)
- cláusulas de penalidades e bonificações
- termos de renovação e de saída
- entre outros.
Ao deparar-se com contratos que não estão mais aderentes aos atuais Termos e Condições da empresa ou que não estejam atendendo às necessidades dos requisitantes, o Comprador deverá renegociar as disposições contratuais com o suporte do Departamento Jurídico da empresa.
Em caso de discordância de uma das partes (Contratado ou Contratante), o Comprador buscará fornecedores alternativos.
O seu papel como Comprador é garantir que os contratos com fornecedores estejam livres de riscos ou devidamente mitigados, por isso a Análise de Gastos Contratuais é crucial para a evitar problemas futuros.
E aí, conhecia os 6 Tipos de Spend Analysis?
Agora arregace as mangas, coloque em prática e colha os resultados!
Forte abraço do seu Mentor de Carreira em Compras.
Executivo de Supply Chain com especialização em projetos de Petróleo e Gás, projeto em MBA de Gestão de Suprimentos, Logística e Supply Chain e Mentor de Carreira para Profissionais de Compras.
