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Como preparar uma RFP para o fornecimento de software ERP?
Uma das principais categorias de TI é a compra de um ERP!
Aqui vão algumas dicas iniciais de como preparar uma RFP para o fornecimento de software ERP:
1 – Defina bem os seus objetivos e escopo
Descreva claramente as metas e objetivos que você pretende alcançar com o ERP e de acordo com o tamanho e planejamento estratégico do seu negócio e para os próximos 5 a 10 anos.
Pois um ERP não se muda a todo momento devido a sua alta complexidade.
2 – Definir o escopo do projeto, incluindo os módulos, funcionalidades necessárias, requisitos e premissas.
Envolva as partes interessadas como TI, Financeiro, RH, Vendas, Operações, enfim praticamente toda organização e para coletar suas contribuições e requisitos.
3 – Crie um documento de requisitos detalhado
Documente os requisitos funcionais e técnicos, incluindo necessidades de integração, escalabilidade e expectativas de desempenho.
Por exemplo Cloud Based and SaaS, Software as a Service são as melhores opções atualmente do que on premisse.
4 – Orçamento e cronograma
Determine suas restrições orçamentárias e o cronograma do projeto para definir as equipes dedicadas e suas expectativas.
5 – Considerações legais e Compliance
Certifique-se de que sua RFP cumpra os requisitos legais e Compliance, incluindo Cybersecurity e a privacidade de dados conforme a LGPD
6 – Critérios de avaliação do fornecedor
Desenvolva um sistema de pontuação BSC para avaliar com base em critérios como funcionalidade, experiência, preços, usabilidade, taxa de adoção, suporte técnico etc.
7 – Criação da RFP
Elabore a RFP abrangente que inclua um resumo executivo, visão geral do projeto, especificações técnicas e critérios de avaliação.
8 – Instruções para envio de propostas
Descreva claramente o formato, os prazos de envio e as informações de contato.
Considere também emitir uma RFI, RFQ antes da RFP para pré-qualificar os fornecedores com base em sua experiência, saúde financeira, reputacional, porte, nível de tecnologia e diferenciais.
9 – Sessão de Q&A
Agende uma sessão de Q&A onde os fornecedores podem buscar esclarecimentos sobre a RFP.
10 – Avaliação das propostas
Monte uma equipe multidisciplinar para equalizar e pontuar as propostas de forma objetiva.
11 – Avaliação e Seleção
Avalie com base em seus critérios e selecione fornecedores para Demos, POCs e Dry Runs.
12 – Construa sempre os Business cases robustos e avalie bem os riscos do Projeto
Não subestime o Change Management e a gestão do Projeto com PMO e sua Governança.
13 – Negociação e Contratação
Negocie termos, preços, SLAs e métricas de sucesso com o fornecedor, dedique muito tempo nessa fase e busque sempre ajuda de uma Consultoria, a Procurement Garage faz todo o processo de Software Selection end to end.
Muita atenção com a minuta do Contrato, muitos são mais favoráveis aos fornecedores dos ERPs.
Comprar um ERP é sempre bem desafiador e deve levar muito em conta não só o Payback como também a adoção dos usuários.
Mais de 30 anos de experiência sendo Head de Suprimentos na AmBev/AB-InBev, P&G (Consumer Goods), B. Braun (Farma) e LATAM Head of Supply Chain Planning & Performance na BP (British Petroleum).
Graduado em comércio exterior, extensão pela Columbia University e MIT ACE Program.
