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O que não pode faltar em uma Política de Compras
Uma política de compras completa é um documento fundamental para garantir a eficiência, a transparência e a ética nas compras de bens e serviços de uma organização.
Ela deve ser elaborada de forma clara, concisa e acessível a todos os envolvidos no processo de compras.
Elementos essenciais para uma política de compras
1 – Abrangência
A política de compras deve abranger todos os tipos de compras realizadas pela organização, desde pequenos itens de escritório até grandes projetos de capital. Ou seja Capex e Opex.
2 – Objetivos
A política deve definir os objetivos da organização em relação às suas compras, como:
- Obter o melhor valor pelo menor TCO;
- Garantir a qualidade dos produtos e serviços;
- Promover a concorrência justa entre os fornecedores;
- Assegurar a ética e a transparência no processo de compras;
- Atender ao ESG;
3 – Definições
A política de compras deve definir bem os termos utilizados no processo de compras, tais como:
- O processo de compras;
- A relação com o fornecedor desde a homologação;
- O processo de sourcing – BID;
- O processo de contratação e ciclo de vida;
- A avaliação de desempenho dos fornecedores;
4 – As etapas do processo de compra
- Os critérios de seleção de fornecedores e award;
- As medidas de controle e acompanhamento do processo;
- O cronograma e as partes envolvidas – papéis e responsabilidades;
5 – Responsabilidades
- Do departamento de compras;
- Dos fornecedores;
- Dos clientes internos e demais áreas.
6 – Sanções e Premiação
A política deve estabelecer sanções para o caso de descumprimento de suas normas e a premiação por excelente performance.
7 – Revisão e Atualização
A política de compras deve ser revisada e atualizada periodicamente para garantir que esteja em consonância com as necessidades da organização.
8 – Código de Conduta
A política pode ser complementada por um código de conduta que estabeleça princípios éticos para o comportamento dos envolvidos no processo de compras.
9 – Treinamento
É importante oferecer treinamento para todos os envolvidos no processo de compras sobre a política de compras e o código de conduta.
10 – Monitoramento e Avaliação
A organização deve monitorar e avaliar o cumprimento da política e tomar medidas corretivas quando necessário.
Conclusão
Uma política de compras completa é um instrumento essencial para garantir a eficiência, a transparência e a ética.
Dicas para os especialistas em Procurement
Ao elaborar a política de compras, consulte as melhores práticas de mercado e busque a participação de diferentes áreas da organização.
- Utilize uma linguagem clara e concisa, evitando termos técnicos que possam dificultar a compreensão do documento.
- Divulgue a política de compras para todos os envolvidos no processo de compras e ofereça.
A política de compras é um documento vivo que deve ser adaptado às necessidades específicas de cada organização.
Mais de 30 anos de experiência sendo Head de Suprimentos na AmBev/AB-InBev, P&G (Consumer Goods), B. Braun (Farma) e LATAM Head of Supply Chain Planning & Performance na BP (British Petroleum).
Graduado em comércio exterior, extensão pela Columbia University e MIT ACE Program.
