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Painel de Gestão de Contratos + Apresentação KPI´s
No ambiente de negócios atual, a área de Compras e Gestão de Contratos desempenha um papel estratégico para qualquer organização.
Para além de simples transações e processos, ela tem o poder de fornecer insights valiosos, otimizar recursos e contribuir para uma gestão mais ágil e eficiente.
O presente artigo tem como intuito destacar práticas e indicadores vitais para esse segmento, enfocando o strategic sourcing, planejamento de demanda, estruturação de base de dados e spend análise.
Colocando em prática, desenvolvi este arquivo que espero ajudá-lo no seu dia a dia, colocando em prática e dando exemplos práticos de como organizar seus processos e dar uma visão estratégica para as áreas de Compras e Gestão de Contratos.
Neste painel você conseguirá navegar pelos ícones, onde cada um deles trará informações necessárias para que você consiga avaliar o seu dia a dia e como poderá reportar isso de forma mais estratégica para suas lideranças.
Além disso, compartilho também um modelo de apresentação que ira ajuda a apresentar de forma estratégica os processos de compras da sua empresa.
Dash – Painel Geral de Contratos e Compras
Neste painel, e possível ter uma visão geral do processo que você deseja gerenciar, quais são as regras de negócios que são aplicáveis, de acordo com sua politica de compras.
Visão macro do Strategic Sourcing
O Strategic Sourcing é uma abordagem estratégica para gerenciar as aquisições de uma organização, ele vai além do simples ato de comprar, focando na criação de relações de longo prazo com fornecedores.
Através da análise do consumo e necessidades da empresa, busca-se identificar os melhores fornecedores, avaliando critérios como custo, qualidade e tempo de entrega.
O objetivo é otimizar os processos de compra, gerar economias de custo e assegurar a qualidade e a eficiência das aquisições.
Trago aqui uma visão dos passos e as ferramentas como Matriz GUT, Matriz de Percepção do Fornecedor, 5 Forças de Porter que são conceitos importantes para realizar um processo de stratégic sourcing, além de outras informações como ter um spend analise categorizado, matriz kraljic, que estarei comentando no decorrer deste artigo.
Planejamento de Demanda de Contratos
Ter uma visão do processo mapeado do início ao fim, o famoso E2E, deixando claro as etapas, papeis e responsabilidades e fundamental para qualquer atividade, e desta forma e possível ter uma visão macro desde o processo de Stratégic Sourcing, fechamento do contrato, inicio do processo de mobilização, passando pelo ciclo de visa do contrato e ao final o processo de desmobilização e encerramento do contrato.
Estruturando uma Base de Dados
Uma base de dados bem estruturada permite uma análise mais aprofundada e decisões mais embasadas. A estrutura deve incluir:
- Categorias bem definidas para fácil identificação e análise.
- Atualizações regulares para manter os dados relevantes.
- Ferramentas analíticas para identificar padrões e tendências.
Categorização das compras no spend e Matriz Kraljic
A análise do spend (gastos) é fundamental para compreender para onde vai o dinheiro da empresa. Ao categorizar os gastos, você pode:
- Identificar oportunidades de negociação e economia.
- Avaliar a eficácia dos fornecedores.
- Tomar decisões de sourcing informadas.
Matriz Kraljic
A Matriz Kraljic é uma ferramenta de gestão de compras que ajuda as empresas a classificar e priorizar seus fornecedores com base no impacto de seus produtos ou serviços nos negócios da empresa e no risco associado à sua cadeia de suprimentos.
Indicadores-Chave
Avaliar quais indicadores de Compras e Gestão de Contratos devem ser monitoras vai depender muito da realidade da sua empresa, porém compartilho aqui alguns que entendo ser estratégicos e como medir, além de exemplos práticos.
- Quantidade de Contratos Ativos: Monitorar o número de contratos em vigor ajuda a entender o volume e a complexidade das relações de fornecimento.
- Cálculo de Saving: A diferença entre o preço inicialmente citado e o preço final negociado. Esse indicador mostra a eficácia das habilidades de negociação e a economia alcançada.
- Compras MRO Spot x Contrato: Comparar compras spot (compras imediatas) com compras contratuais pode revelar insights sobre os padrões de compra e áreas de potencial economia, como direcionar os itens que mais giram, estabelecer contratos para que o comprador foque cada vez mais nas negociações de contratos e menos em compras spot, e com isso sendo cada vez mais estratégico.
Outras informações importantes
O arquivo tem ainda uma série de outras informações como curva ABC, base de dados, e outros indicadores para que você possa utilizados no seu dia a dia de forma prática.
Conclusão
Com o crescente foco em otimização de recursos e eficiência, as áreas de Compras e Gestão de Contratos são cada vez mais estratégicas para empresas, e ter um processo estruturado, aplicar estratégias sólidas e monitorar os indicadores adequados, as organizações podem não apenas economizar custos, mas também estabelecer parcerias mais fortes e garantir um fluxo constante de produtos e serviços de alta qualidade.
José Herculano Santos
Responsável pela CLM (Contract Lifecycle Management) e SRM ( Supplier Relationship Management), onde lidero a equipe com o objetivo de garantir a saúde financeira dos contratos por meio de uma gestão integrada e eficiente em todo o ciclo de vida dos contratos, avaliação de riscos de fornecedores.
