Importância de Criar um Planejamento de Compras

Criar um planejamento de compras ajuda a organização a evitar surpresas e considerações de última hora.

Esse planejamento de compras devidamente documentado ajuda os líderes a decidir o que comprar, quando comprar e de quais fontes comprar.
Também permite que os planejadores do projeto e ou Strategic Sourcing determinem se suas expectativas e requisitos são realistas e podem ser concluídos no cronograma proposto e alinhado com o cliente interno.
Muitas organizações usam software de compras para automatizar e acelerar os processos de compras e otimizar seu fluxo de trabalho, como o E-Procurement ou BSM Business Spend Management da Coupa Software.

O que está incluído em um plano de compras?

Os planos podem ser criados para atenderem requisitos técnicos e projetos específicos ou para vários requisitos relacionados a diferentes Sourcings.
Embora os detalhes variem, os planos de compras bem-sucedidos incluirão os seguintes componentes:
  1. Identificação do tipo de contrato que será utilizado no negócio.
  2. Uma clara definição das métricas que serão usadas para definir o vencedor e depois o desempenho do fornecedor IQF e IPF.
  3. Datas de entrega ou implementação planejadas para os produtos ou serviços que estão sendo fornecidos.
  4. Identificação das normas de Compliance, ESG, QSMS e demais organizacionais e técnicas que devem ser cumpridas.
  5. O número de fornecedores que estarão envolvidos e a Estratégia de como eles serão engajados e depois gerenciados no seu SRM.
  6. Definição da Estratégia de Negociação e Contratação
  7. Uma simulação de como a Compra de novos produtos ou serviços poderá afetar as restrições e limitações do planejamento. Ou seja Análise de Risco.
  8. Um alinhamento dos prazos de entrega com o cronograma do projeto.
  9. Identificação de todos os fornecedores que foram pré-qualificados para o projeto.
  10. Baseline atualizado e com visibilidade do spend – Spend Analysis
  11. Definição da Matriz RASCI
  12. Atendimento ao Orçamento do Ano Fiscal
  13. Uso de inteligência de mercado e demais ferramentas
  14. Metodologias Agile e ou Waterfall além de PMOBoK e rodando o PDCA.
Leonardo Alexander
Mais de 30 anos de experiência sendo Head de Suprimentos na AmBev/AB-InBev, P&G (Consumer Goods), B. Braun (Farma) e LATAM Head of Supply Chain Planning & Performance na BP (British Petroleum). Graduado em comércio exterior, extensão pela Columbia University e MIT ACE Program.

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