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Mapa Comparativo de Propostas
Comparar propostas de fornecedores é uma etapa extremamente crítica no processo de compras.
Para fazer isso de forma eficaz, seguem algumas etapas importantes: Inicialmente estabeleça critérios de avaliação bem claros.
1 – Antes de receber propostas, defina os critérios pelos quais você irá avaliá-las
Esses critérios devem estar alinhados com os objetivos e prioridades da sua organização e ter seus respectivos pesos e naturalmente que esses critérios mudam de acordo com a categoria e estratégia.
2 – Examine cuidadosamente os documentos da proposta técnica e comercial de cada fornecedor
Procure clareza e adesão às instruções de sua RFP. A técnica deve ser avaliada pelo cliente interno requisitante.
Quaisquer desvios entre as propostas nessa fase devem ser equalizadas com os fornecedores.
3 – Compare as propostas com atenção por linha de custos de cada fornecedor
Essa atividade pode ser automatizada como todo o processo de sourcing através de um e-Procurement e planilhas dinâmicas e com VBA.
Certifique-se de que todos os custos, incluindo os impostos, frete, se é FOB ou CIF, preço inicial, e todo TCO e possíveis custos ocultos, sejam considerados.
Tenha cuidado com propostas significativamente inferiores a outras, pois podem indicar preocupações de qualidade ou capacidade de atendimento.
4 – Avalie e pesquise a reputação de cada fornecedor
Peça referência de clientes, cases de sucesso e expertise.
Considere seu histórico e se eles têm experiência em projetos e no setor e ou semelhantes.
5 – As especificações técnicas devem ser avaliadas pelo cliente interno requisitante e outras áreas envolvidas
Preste atenção a quaisquer soluções inovadoras ou únicas que possam agregar
valor.
6 – Garanta que os fornecedores cumpram todos os requisitos legais, compliance, regulamentares, licenças e certificações
Revise os termos e condições do contrato, incluindo garantias e acordos de
nível de serviço (SLAs).
7 – Escalabilidade e flexibilidade, avalie a capacidade de cada proposta de se adaptar às necessidades da sua organização e de se adaptar às novas circunstâncias
Considere o crescimento futuro e os avanços tecnológicos.
8 – Identifique riscos potenciais associados a cada fornecedor
Analise fatores como estabilidade financeira, resiliência da cadeia de abastecimento e considerações geopolíticas.
Determine os planos de contingência para mitigar riscos.
9 – Avalie a qualidade do relacionamento com cada fornecedor
Observe seu estilo de comunicação, capacidade de resposta e disposição para colaborar.
Relacionamentos e alianças fortes com fornecedores podem levar a melhores resultados a longo prazo.
10 – Considere o compromisso dos fornecedores com ESG
Avalie suas iniciativas e projetos como a compensação de emissão de Co2 e códigos de ética e conduta, diversidade e inclusão.
11 – Inovação e Tecnologia
Avalie o compromisso de cada fornecedor com a inovação e o avanço tecnológico.
Procure conhecer o investimento em pesquisa e desenvolvimento, pois isso pode impactar a longevidade da parceria e a sua competitividade
12 – Análise Financeira
Conduza uma análise financeira de cada fornecedor, incluindo sua estrutura de preços, cost breakdown, condições de pagamento e estabilidade financeira.
Avalie o custo total de propriedade TCO ao longo da duração do contrato – ciclo de vida.
13 – Defina a melhor estratégia para as Negociações
Além do BATNA, ZOPA,LAA, MDO e Goal, analise o CBD e faça o should cost, use os seus leverages, defina os rounds, se vai usar o leilão reverso e qual, se prepare muito bem para essa fase.
14 – Documentação
Mantenha registros completos de todo o processo de avaliação, incluindo notas, pontuações e correspondência com fornecedores e preferencialmente dentro de um sistema com total visibilidade.
Esta documentação é essencial para fins de transparência e auditoria.
15 – Aprovação da decisão final
Busque as aprovações internas necessárias para a tomada de decisão antes de adjudicar o vencedor e assinar o contrato.
Seguindo essas etapas que podem ser ainda mais técnicas, estrategicamente mais profundas e detalhadas, você pode garantir uma comparação com total isonomia e abrangente, levando, em última análise, a uma decisão de compras bem-sucedida e ganha ganha para as duas partes.
Lembre-se esse processo requer sempre uma melhoria contínua e assim você também vai se tornando cada vez mais um expert – um especialista de categorias e strategic sourcing.
Mais de 30 anos de experiência sendo Head de Suprimentos na AmBev/AB-InBev, P&G (Consumer Goods), B. Braun (Farma) e LATAM Head of Supply Chain Planning & Performance na BP (British Petroleum).
Graduado em comércio exterior, extensão pela Columbia University e MIT ACE Program.
